Déclaration sociale nominative (DSN) : pourquoi utiliser un logiciel de paie ?

Vous êtes en charge de la paie dans votre entreprise ? Alors nul doute que ces trois lettres D-S-N vous sont familières.

La DSN, ou déclaration sociale nominative, émane de la volonté du législateur de simplifier le traitement de certaines données des entreprises. Elle regroupe l'ensemble des déclarations destinées à différents organismes. Étroitement liée aux données des bulletins de salaire, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de paie pour générer la DSN.

Alors qu’est-ce que la DSN ? Comment faire sa déclaration ? Et comment un logiciel de paie vous permet de simplifier sa génération ? On vous dit tout dans ce dossier spécial.

Sommaire

Qu'est-ce que la déclaration sociale nominative ou DSN ?

Mise en place depuis 2017, la DSN se généralise depuis le 1er janvier 2019. Elle remplace la déclaration annuelle des données unifiées.
 

Une déclaration unique mensuelle pour les déclarations sociales

L'entreprise transmet les données utiles pour la déclaration et le paiement de ses cotisations. Cela regroupe les informations contenues dans les bulletins de salaire et d'autres d'évènements influençant la fiche de paie.
 

• Les données générales de paie des salariés

Ce sont les informations telles que les salaires, les cotisations, le numéro de SIRET, le numéro de sécurité sociale, etc. Ces données émanent de la paie.
 

• Des évènements qui ouvrent droit à certaines prestations sociales pour les salariés

Certains évènements relatifs à la vie professionnelle d'un employé impliquent une déclaration pour l'ouverture de droits à des prestations sociales. Ce sont les arrêts maladie, la maternité, la paternité, l'accident du travail ou la maladie professionnelle. L'évènement peut aussi être le signalement d'une reprise anticipée du travail d'un salarié avant la fin de son arrêt. L'entreprise déclare via la DSN la fin d'un contrat de travail (démission, licenciement, etc.).
 

bon à savoir

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Quand et comment l'entreprise doit-elle faire sa déclaration DSN ?

Les entreprises mensualisées soumises à cette échéance transmettent la DSN au plus tard le 5 du mois suivant. Pour toutes les autres, c'est au plus tard le 15 du mois suivant. Le défaut de déclaration expose les entreprises à une pénalité de 1,5 % du plafond de la Sécurité sociale par salarié et par mois de retard.

L'entreprise peut faire elle-même sa déclaration. Cela d'autant plus si elle utilise un logiciel de paie pour générer la DSN. Elle peut également confier cette tâche à un tiers. La déclaration s'effectue par le dépôt d'un fichier en ligne sur le site dédié. La plupart des logiciels de paie assurent la gestion de la transmission et des éventuels retours.

 

Quelles sont les entreprises concernées par la déclaration sociale nominative ?

La DSN concerne toutes les entreprises du secteur privé. À compter de 2022, c'est au tour des entreprises du secteur public. La déclaration sociale nominative correspond à un SIRET. Chaque établissement doit en émettre une. Elle doit également inclure chaque salarié. Une exception existe cependant. Les entreprises possédant plusieurs systèmes de paie peuvent effectuer plusieurs déclarations. Certaines sociétés bénéficient d'une exonération de DSN. Il s'agit notamment de l'employeur particulier, ou des entreprises ayant employé hors périmètre de la déclaration.
 

Comment utiliser un logiciel de paie pour générer la DSN ?

De nombreux logiciels de paie permettent la gestion de la déclaration sociale nominative. Cela passe par la transmission, le contrôle et la modification des données.

 

Le paramétrage du logiciel de paie pour obtenir la DSN

Pour générer la DSN, le logiciel de paie doit être compatible. Les entreprises configurent ensuite le support pour la gestion de la DSN. Des fiches de paramétrage existent. Elles facilitent la prise en compte des données par les différents organismes. En effet, tous les salariés doivent être rattachés aux contrats de prévoyance, de santé ou de retraite complémentaire dans le logiciel de paie. Par ailleurs, le DSN doit fournir les bonnes informations afin d'assurer un traitement fiable par les services concernés. Certains logiciels de paie permettent d'automatiser l'envoi de la DSN.

 

Comment générer le fichier DSN avec un logiciel de paie ?

L'entreprise sélectionne le SIRET. Elle précise si la déclaration concerne un employé ou l'ensemble des salariés. Ensuite, elle détermine la période (les fiches de paie déjà émises). En second lieu, elle choisit le fichier DSN. Puis, elle spécifie son application à tous ou certains salariés. Enfin, le logiciel de paie génère la DSN.

Les TPE n'utilisant pas de logiciel de paie ont d'autres solutions. Les entreprises du secteur du BTP, de l'automobile ou des spectacles peuvent recourir aux offres du guichet professionnel. Les TPE de moins de 20 salariés peuvent se servir du service titre emploi service entreprise (TESE) ou du service titre emploi simplifié agricole (TESA).

 

Comment contrôler la DSN avec un logiciel de paie ?

Des logiciels existent pour contrôler la DSN avant de déposer le fichier en ligne. Certains sont spécifiques aux données techniques. D'autres vérifient les informations nécessaires aux organismes complémentaires.

Le logiciel de paie génère la déclaration sociale nominative. Il permet d'envoyer un fichier "annule et remplace", ou en "mode régularisation".

 

Utiliser un logiciel de paie pour générer la DSN : quels sont les avantages ?

Le logiciel de paie est une solution qui facilite les échanges avec l'administration. Le paramétrage garantit des données conformes, fiables et sécurisées. Le risque d'erreur est réduit et le service de gestion de la paie gagne du temps sur son activité.

L'utilisation d'un logiciel de paie pour générer la DSN est un atout. C'est une véritable assistance pour le service concerné.

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