Comprendre le processus de la paie en entreprise

Pourquoi faire un processus de paie ?

Le processus de paie définit la façon dont vous organisez le traitement de la paie, en suivant un ordre chronologique. Chaque étape est présentée, à partir du recueil des informations de la paie jusqu’au bouclage de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Généralement, ce processus est enregistré et codifié dans votre gestion documentaire, au même titre que n’importe quelle procédure de l’entreprise. En effet, la réalisation de ce document présente un double objectif :

• Ordonner la gestion de la paie en interne
• Indiquer le rôle de chacun pour chaque étape du processus de paie

La gestion de la paie concerne toutes les parties prenantes de la structure :

• Le technicien paie (bien entendu) et le service RH ou administratif
• Les salariés, devant transmettre de façon réactive toute absence ou modification
• Les managers, assurant le reporting des variables de paie
• Le service comptable (s’il est séparé du service RH)
• Les dirigeants pour validation et paiement du salaire
• Les caisses extérieures à l’entreprise, en charge de la collecte des cotisations sociales

Le processus de paie offre de nombreux avantages à l’entreprise. La formalisation des étapes de la paie est un bon moyen d’éviter les erreurs ou les oublis. Il permet de partager des règles claires en amont du traitement des salaires.

Enfin, cette pratique permet de comprendre le circuit du salaire, en cas d’absence du personnel dédié à son traitement. Le processus est établi de façon qu’un professionnel technicien en paie puisse remplacer « au pied levé » le gestionnaire absent.

La paie n’attend pas !

Comment réaliser un processus complet de la paie ?

Pour faire un processus de paie vraiment utile, celui-ci doit être exhaustif dans la présentation de ces phases. En fait, il doit être façonné à l’image d’un cycle.

Étant donné la fréquence de la paie, la meilleure façon de procéder consiste à prendre le cadre d’un mois type. À partir de cette période, vous pouvez commencer à décliner chaque grande étape de traitement des salaires.

Il est tout à fait possible de trouver des modèles de plan de paie. Cela peut être un point de départ à votre réflexion, à condition de bien avoir en tête vos spécificités internes. Le processus de paie répond aux exigences réglementaires, tout en adaptant le contenu de chaque phase aux pratiques internes.

Quelles sont les étapes du processus de paie ?

Quelles que soient la taille de l’entreprise et celle de votre service administratif, la gestion de la paie s’organise autour de 6 grandes étapes, pouvant constituer le socle de votre procédure interne.

Étape 1 - Recueillir les éléments variables de paie

Il s’agit de rassembler toutes les données dont vous avez besoin pour réaliser les bulletins de salaire, en particulier les variables de paie mensuelles. Dans votre processus, pensez à bien indiquer les moyens et les dates limites de reporting. Cela vous permettra d’éviter les multiples changements de dernière minute.

Étape 2 - Remplir les rubriques de la paie

Vous disposez de l’ensemble des éléments pour établir la paie des salariés ? Il est temps de remplir les rubriques. La durée de cette étape dépend des moyens techniques dont vous disposez.

Tout d’abord, la définition de chaque rubrique du bulletin de salaire s’avère indispensable. En définissant votre plan de paie une bonne fois pour toutes, vous n’aurez plus de questions à vous poser quant aux mentions à indiquer sur les fiches de paie.

Étape 3 - Calculer des salaires et les charges

C’est le moment de déterminer les salaires nets des collaborateurs. Mais avant le résultat final, vous devez indiquer le traitement brut et calculer les charges patronales et salariales.

Les plus chanceux d’entre vous disposent d’outils permettant de traiter cette phase de façon automatique, basée sur des taux et des assiettes de cotisations actualisées. Vous n’avez plus qu’à contrôler !

Étape 4 - Préparer les OD de la paie et faire valider les paiements

Qui a dit que la paie était un processus RH pur ? Maintenant, l’objectif consiste à traduire toutes les lignes de virement en écritures comptables. Pour cela, vous préparez une succession d’opérations diverses (OD) sur le journal des salaires.

Le processus de paie doit indiquer la façon dont les paiements des salaires et des charges sont validés en interne. Qui appuie sur le bouton des virements bancaires ?

Étape 5 - Remettre les bulletins de paie aux salariés

Le règlement des salaires est complété par la remise des bulletins de paie aux salariés. Cette transmission fait partie des obligations de l’employeur. Différents moyens sont à votre disposition pour cette étape : de la remise en main propre à l’envoi électronique dans un coffre-fort numérique.

Étape 6 - Transmettre la DSN pour la paie du mois

Les différentes opérations internes sont réglées. Il vous reste à déclarer et à transférer les fonds collectés au titre des charges sociales. Cette transmission est effectuée sur la base des informations RH internes. D’où l’intérêt de réaliser cette étape à la fin du processus de paie.

Comment optimiser un processus de paie ?

Vous l’aurez compris : chaque étape du processus de paie peut faire l’objet d’optimisations. Tout dépend des solutions techniques dont vous disposez en interne. Prenons l’exemple du calcul de la paie. Le simple fichier Excel a ses limites. Cette option ne vous permet pas de chiffrer les salaires et charges en tenant compte des spécificités RH, telles que les frais professionnels ou les primes.

Pourquoi ? Tout simplement parce que les packs bureautiques de base ne sont pas suffisamment performants pour calculer le salaire. Vous pensez à investir dans une solution viable et durable ? Vous voulez réduire vos risques d’erreur et vous sentir épaulé dans votre processus de paie ? Découvrez Eurécia Paie sans plus tarder. Ce logiciel de paie tout-en-un permet d’automatiser chaque étape du processus de paie.