Faut-il indiquer la date d’ancienneté sur les bulletins de paie ?

À quoi correspond la date d’ancienneté sur le bulletin de paie ?

La date d’ancienneté fait partie des mentions indiquées dans l’identification du salarié. Généralement, elle est inscrite en haut du bulletin et correspond à la date d’entrée de l’employé au sein de l’entreprise.
 

En cas de changement de poste au sein d’une même organisation, la date d’embauche initiale est reprise sur le bulletin. La situation peut se présenter lors d’une promotion interne ou d’un changement d’établissement.
 

Cette date d’embauche ne doit pas être confondue avec la durée d’ancienneté. L’entrée est un point de départ à tout calcul d’ancienneté dans une structure. Pour autant, l’ancienneté peut être pondérée par les périodes de suspension de contrat.
 

Les événements tels que les arrêts maladie, les congés sabbatiques ou les congés parentaux sont des temps durant lesquels le contrat est suspendu momentanément. Chaque information de ce type s’intègre dans la base de données RH du personnel afin d’actualiser la durée d’ancienneté des employés.

Date d’ancienneté sur le bulletin de paie : une mention obligatoire ?

Bien que la date d’ancienneté figure fréquemment sur les fiches de paie, il ne s’agit pas d’une mention obligatoire selon le Code du travail. En revanche, la position dans la classification de la Convention collective applicable est une obligation.
 

Il revient à chaque entreprise de choisir d’insérer ou non la date d’ancienneté sur les fiches de paie. Comme tout élément écrit sur le bulletin, l’indication de la date d’embauche engage l’employeur. D’où l’intérêt d’éviter les erreurs de date d’entrée.
 

La question se pose notamment lors d’une succession de contrats et de périodes d’interruption. C’est le cas typique des recrutements de personnes en CDD. Selon un arrêté de Cour de cassation récent (N° 20-21.362 du 11 mai 2022), la date initiale d’entrée inscrite au bulletin est retenue pour calculer la reprise d’ancienneté du salarié en CDD.

Quel est l’intérêt d’indiquer la date d’ancienneté sur le bulletin ?

L’inscription de la date d’ancienneté est avant tout une indication intéressante, à la fois pour les salariés et pour les services RH. Pour les personnes en poste, la date d’entrée est un repère clé sur le bulletin de paie.
 

Il n’est pas toujours aisé de lire une fiche de paie. Comprendre le salaire et les cotisations est une tâche ardue pour les non-experts. Indiquer la date d’ancienneté favorise la clarté du bulletin de salaire et permet au collaborateur de se situer au sein de l’entreprise.
 

Concernant les ressources humaines, la date d’entrée dans l’entreprise est manipulée à plusieurs effets. Elle sert de base au calcul des éléments de salaire. L’échelon sur la fiche de paie permet de calculer le traitement de base.
 

Mais la date d’embauche sert au calcul des primes et des indemnités. Elle est un repère pour déterminer la prime d’ancienneté et le traitement du solde de tout compte en cas de fin de contrat.

Quelles sont les règles pour définir la date d’ancienneté en paie ?

En gestion de la paie, de nombreux événements sont déterminés à partir du calcul de l’ancienneté. La logique est toujours la même : définir le temps de travail effectivement réalisé dans l’entreprise à partir de son embauche. L’estimation de l’ancienneté est donnée sur la base d’une période ininterrompue.
 

Mais quelle date retenir en cas d’entrées et de départs successifs d’une personne ? Doit-on tenir compte des périodes sans contrat auprès de l’employeur ? Si vous établissez votre calcul d’indemnités ou de prime d’ancienneté sur une base erronée, le traitement du salaire le sera également.
 

Voici les bonnes pratiques à connaître afin d’éviter les pièges de la date d’ancienneté : 

• En cas de CDI conclu à l’issue de plusieurs contrats, la date d’ancienneté correspond au premier jour d’embauche lors du premier CDD.
• Si vous avez fait appel à une personne à plusieurs reprises, en concluant des CDD de façon discontinue, la date d’entrée est celle du premier contrat.
• L’embauche en CDI suite à un contrat temporaire donne lieu à une reprise d’ancienneté de 3 mois maximum en amont du CDI.
• Pour les signatures de contrats après la réalisation d’un stage ou d’un apprentissage, la date d’ancienneté correspond à la date initiale d’arrivée dans l’entreprise.
• Les salariés changeant d’employeur en raison d’une fusion-absorption de leur entreprise initiale conservent leur date d’ancienneté historique.

Comment s’assurer que la date d’ancienneté est bonne sur le bulletin de paie ?

Déterminer une date d’ancienneté dans l’entreprise peut être très simple. Un salarié est embauché en CDI et sa date d’entrée est fixée une bonne fois pour toutes. Effectivement, dans cette situation classique, la date reste la même tout au long de la carrière du collaborateur. Mais dans ce cas pourtant simple, vous aurez toujours à manier les périodes de suspension de contrat pour actualiser l’ancienneté.
 

Prenons un exemple précis : vous devez déterminer le montant des indemnités de rupture conventionnelle d’une salariée initialement en congé maternité, et actuellement en congé parental d’éducation à temps plein. Dans ce cas précis, vous devrez tenir compte de la totalité de la durée de son congé maternité et de la moitié de la durée du congé parental.
 

Si ce n’est pas encore le cas, vous pourriez vous éviter bien des calculs en utilisant un logiciel de paie. Avec Eurécia Paie, vous pouvez automatiser le calcul de l’ancienneté. Son actualisation est réalisée à partir des exports des éléments variables de paie. Eurécia Paie sécurise vos compétences !