Bulletin de paie et RGPD : quelles sont les règles à respecter ?

RGPD et bulletin de paie : quelles obligations ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données définit la façon dont les informations à caractère personnel doivent être traitées pour les détenteurs. Le texte s’applique à tous les citoyens européens, à titre individuel, collectif, ou professionnel.
 

 Les entreprises collectent et traitent un grand nombre d’informations privées.

Les données présentent un caractère personnel à partir du moment où elles contribuent à l’identification d’une personne. Ces informations peuvent référer à la vie personnelle, mais aussi professionnelle. Quoi de plus sensible que le bulletin de paie en RGPD ? Peu de documents réunissent autant de données personnelles, en effet.
 

Une entreprise a besoin d’utiliser et de traiter des informations liées au personnel. Pour autant, elle se doit de respecter un certain nombre de principes issus du RGPD :

• La finalité des données : chaque information du personnel doit être enregistrée dans un but précis
• La pertinence de l’information : l’objectif consiste à enregistrer la donnée juste nécessaire
• La durée de conservation limitée : chaque catégorie d’information doit être stockée selon un temps bien défini
• La sécurité et la confidentialité : les accès aux informations doivent être limités aux personnes dont les missions impliquent le traitement de données du personnel

Par ailleurs, l’employeur doit établir une communication afin d’informer le personnel quant à l’application des critères au sein de l’entreprise. Le RGPD ne fait pas partie des mentions obligatoires du bulletin de paie. Il s’agit plutôt de sensibiliser, voire, de former le personnel.

Quelles sont les données concernées par la RGPD sur le bulletin de paie ?

La fiche de paie est un véritable concentré de données sensibles. Le champ d’application du RGPD est particulièrement vaste concernant le bulletin de paie. Il revient à l’employeur de garantir la stricte confidentialité des coordonnées du salarié. Or, ces données figurent également parmi les mentions obligatoires du bulletin de paie :

• Le nom et le prénom
• La date de naissance
• Le numéro de Sécurité sociale
• L’adresse du domicile

À cette première strate de données s’ajoutent les informations personnelles relatives à la vie économique du salarié :

• L’intitulé du poste et le statut
• Les primes
• Les congés payés
• Le taux d’imposition depuis le prélèvement à la source
• Les arrêts de travail
• Les avantages en nature

Pourquoi les données personnelles sont-elles si étendues ? Pour des raisons commerciales, principalement. Le RGPD a été instauré dans le but de protéger les individus de la vente de leurs données personnelles à des partenaires commerciaux.
 

Peut-on envoyer un bulletin de paie par mail depuis le RGPD ?

L’envoi du bulletin de salaire par la messagerie professionnelle est une donnée très répandue en entreprise. C’est un moyen pratique pour s’assurer de la remise des paies aux salariés, y compris aux absents ou au personnel éloigné du siège social de l’entreprise.
 

Or, cet usage constitue une infraction au RGPD. L’envoi du bulletin par email peut donner l’impression d’une sécurité accrue par rapport à la remise du bulletin au format papier, mais c’est loin d’être le cas.
 

Bien que la messagerie électronique s’ouvre au moyen d’un mot de passe, rien ne permet de garantir le caractère confidentiel d’un tel mode de transmission. Une boîte mail peut être piratée ou le salarié a pu communiquer son mot de passe à d’autres personnes. Cette façon de faire ne donne pas de garantie suffisante à l’employeur. Il est préférable de miser sur un véritable processus de dématérialisation.

Le bulletin de paie dématérialisé : une solution pour le RGPD ?

La dématérialisation des fiches de paie constitue la solution la plus fiable pour garantir la conformité au RGPD. Ce processus renvoie à des moyens techniques plus performants que le simple envoi du bulletin au format PDF, transformable assez facilement.
 

Pour réaliser une fiche de paie dématérialisée en accord avec le RGPD, le document doit répondre à différents critères :

• Le bulletin de salaire doit être inviolable
• Les salariés doivent pouvoir consulter l’ensemble de leurs fiches de paie à tout moment et de façon simple
• La solution technique doit offrir un haut niveau de sécurité

Actuellement, les entreprises optent pour des solutions externalisées telles que le coffre-fort numérique pour garantir la protection des bulletins de paie. Ce procédé hautement sécurisé assure :

• La traçabilité de l’émission : les bulletins sont horodatés à la date de paiement indiquée au personnel
• L’authenticité du document : les données envoyées via ce procédé sont infalsifiables

Quelles sanctions en cas de non-respect du RGPD en paie ?

En France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) veille au respect des dispositions du RGPD par les entreprises, les administrations et les particuliers. L’organisme a pour rôle d’accompagner la mise en place des pratiques conformes au RGPD.
 

En cas de non-respect du RGPD dans la gestion du bulletin de paie, la CNIL peut émettre une échelle de sanctions progressives :

• La demande de mesures correctrices pour se mettre en conformité
• Des sanctions administratives si les corrections n’ont pas été apportées
• Une amende résultant d’une infraction pénale (pour les situations de détournement de données) : la sanction peut s’élever à 300 000 €, assortie d’une peine de prison)

Comment s’assurer de la conformité au RGPD du bulletin de paie ?

Réaliser un bulletin de salaire conforme au RGPD est le résultat d’un processus de paie. Chaque étape des salaires doit faire l’objet d’un traitement garantissant la confidentialité des données.
 

Prenons l’exemple des éléments variables de salaire. Tout commence par la façon dont ces données sont remontées au service RH. Les informations circulent-elles par mail ? Un envoi de tableaux Excel faisant état des primes et des heures supplémentaires n’est plus d’actualité. Qui plus est, ce genre de document rassemble tous les salariés sur un seul et même support, ce qui est sanctionnable.
 

La centralisation et l’étanchéité des données de chaque salarié sont des enjeux de taille dans une société. Que diriez-vous de résoudre ce problème en utilisant un outil unique ? L’offre Eurécia Paie est un logiciel de paie garantissant la plus grande confidentialité des informations.
 

Chaque information personnelle est enregistrée dans un dossier RH individuel et reportée automatiquement dans le bulletin de salaire durant la saisie. Ne restez plus bloqué avec une solution partielle au problème du RGPD en paie !