Gérez les horaires de vos salariés en ligne sans perdre de temps

Le logiciel de pointage dispose de nombreuses fonctionnalités simplifiant la vie de l’entreprise. En voici les principales :

• Suivi du temps de travail : c’est la fonctionnalité la plus évidente. Elle permet d’enregistrer tous les horaires des salariés (arrivées, départ, pause). C’est aussi la manière la plus simple de connaître les absences ou les heures supplémentaires.
   
• Gestion des horaires : l’outil offre à chaque manager la possibilité de vérifier en temps réel la présence de ses collaborateurs. Il peut ainsi attribuer les missions en fonction des disponibilités de chacun.
   
• Calcul des rémunérations : grâce à la centralisation des données horaires, le service paie peut plus facilement calculer les rémunérations en fonction des heures réalisées, des absences, des congés, des déplacements, etc.
   
• Suivi des projets : le logiciel de pointage aide également à organiser la réalisation d’un projet. Le responsable accède au planning de tous les collaborateurs impliqués pour répartir les missions en fonction des disponibilités de chacun.
   
• Rapport et analyse : l’automatisation de l’enregistrement des horaires permet également d’obtenir des rapports sur les temps de présences dans l’entreprise, les absences ou la productivité, par exemple. Les équipes RH peuvent extraire des statistiques afin de réaliser des analyses, prendre des décisions stratégiques éclairées.

Le logiciel de pointage offre de nombreux atouts :

• C’est un gain de temps, mais aussi d’efficacité : tous les acteurs profitent de la simplicité de l’outil. Les salariés déclarent leurs horaires en quelques clics. Les managers peuvent vérifier en trente secondes le planning de leurs collaborateurs. Il leur suffit de se connecter à leur tableau de bord.
• Il améliore la précision des informations : le fait de digitaliser l’enregistrement des horaires permet de réduire drastiquement les risques d’erreurs. Les oublis de badgeage sont automatiquement mis en avant afin de les corriger au plus vite. La transmission des infos aux autres logiciels RH évite les erreurs humaines.
• Il offre une meilleure communication : le logiciel de pointage permet de paramétrer des alertes ou des notifications. Les employés compétents sont alertés à la moindre anomalie. Les collaborateurs ne peuvent plus oublier d’enregistrer leurs horaires. Le manager peut envoyer un commentaire ou une question à un de ses collaborateurs.
• Il renforce la sécurité : l’ensemble des données est centralisé et stocké sur des serveurs sécurisés. Des sauvegardes sont réalisées régulièrement. Le risque de pertes de données est très réduit, notamment par rapport à l’archivage papier.
• C’est un levier de motivation des employés : donner de l’autonomie à vos collaborateurs favorise la qualité de vie au travail, tout comme l’engagement dans la société. Le logiciel de pointage est justement un des outils pour apporter plus de flexibilité. Les salariés peuvent déclarer leurs horaires de n’importe où, à tout moment.

Aujourd’hui, il existe une multitude de solutions applicatives permettant de digitaliser le pointage en entreprise. Tous les logiciels ne se valent pas. Il est important de choisir le bon outil de pointage, celui le plus pratique, le plus adapté à son organisation.

Les critères incontournables à prendre en compte pour sélectionner le meilleur logiciel de pointage sont les suivants :

• Taille de l’entreprise : les PME, les TPE, les ETI ou les groupes internationaux n’ont pas les mêmes besoins en matière de pointage. Certains logiciels de pointage sont dédiés à un type d’entreprises. D’autres outils sont conçus pour évoluer avec la croissance de la société.
   
• Fonctionnalités requises : tous les outils n’ont pas les mêmes applications. Il est recommandé de réaliser un cahier des charges en amont pour connaître avec précision les besoins de votre entreprise. Vous pourrez ensuite trouver le logiciel possédant exactement les fonctionnalités nécessaires.
   
• Budget : il existe plusieurs modes de facturation ; licence individuelle, forfait… Le coût financier est évidemment un critère essentiel. L’achat de votre logiciel de pointage doit rentrer dans le budget alloué par le service financier de l’entreprise et la direction. Mieux vaut toutefois se fier au rapport qualité/prix. Le seul tarif ne permet pas de faire un choix éclairé. La solution la moins chère n’est pas forcément la meilleure. Un prix très en dessous du marché doit d’ailleurs alerter sur la qualité du logiciel.
   
• Facilité d’utilisation : pour être adopté par tous les acteurs de l’entreprise, le logiciel de pointage doit être facile à prendre en main, mais surtout à utiliser. Si une formation est requise, vous risquez de voir les collaborateurs mettre de côté l’outil digital pour utiliser des solutions plus simples. L’intuitivité de l’interface est incontournable.
   
• Support client : l’éditeur du logiciel de pointage doit assurer la maintenance de son outil. Il doit proposer une ligne à joindre en cas de bug.

1. Définir le besoin

    

   Ne vous lancez pas tête baissée dans la recherche d’un logiciel de pointage. Avant de comparer les solutions, il est important de faire un état des lieux de vos besoins. Pour chercher efficacement le meilleur outil, vous avez besoin d’un cahier des charges. 
   
   Afin de constituer ce document, vous devez commencer par interroger les principaux acteurs de l’entreprise : équipe RH, direction, manager, etc. Ceux-ci doivent vous indiquer la manière dont il imagine la digitalisation du pointage, tout comme leurs besoins sur le sujet.
   
   Vous devez ensuite faire l’inventaire de vos logiciels RH et des possibilités d’interconnexion offertes. De cette manière, vous pourrez sélectionner uniquement les outils pouvant transmettre les données de pointage de manière automatique.

2. Choisir le logiciel adapté correspondant à vos besoins

    

   Les éditeurs conçoivent leurs logiciels en fonction d’un type d’entreprises. Votre organisation ne correspond pas forcément au public cible. Pour trouver l’outil le plus adapté à votre structure, vous devez définir vos besoins avec précision. De cette manière, il sera facile de comparer les offres pour retenir uniquement les logiciels de pointage correspondant à vos besoins. La plupart des éditeurs proposent des essais gratuits de leurs logiciels de pointage. Vous pouvez ainsi vérifier si les fonctionnalités proposées sont faciles d’utilisation. L’ergonomie de l’interface ou encore son design font aussi partie des critères à regarder.
   
   Pour favoriser l’engagement de vos collaborateurs à utiliser le logiciel de pointage, il est recommandé de le personnaliser avec les couleurs de l’entreprise.

3. Installation et mise en place

    

   L’éditeur du logiciel doit vous assister dans la mise en place du logiciel de pointage. Il sera nécessaire d’impliquer le service informatique, le service RH, mais aussi, éventuellement, le service process. L’étape de l’installation peut prendre du temps si elle n’est pas bien préparée. Son coût dépend du type de mise en place demandée : on premise, Saas, etc.
   
   C’est souvent la phase la plus laborieuse. Pour trouver son retour sur investissement, il faut identifier le gain de temps gagné par les salariés, les équipes RH et les managers au quotidien.
   
   Afin de vous assurer du bon fonctionnement du logiciel, il est possible de créer un groupe de salariés test. Ils peuvent être désignés d’office ou participer de manière volontaire. La direction peut également décider d’implémenter d’abord l’outil auprès d’un service avant de globaliser son utilisation.

4. Formation des collaborateurs

    

   Un nouveau logiciel de pointage demande une prise en main accompagnée. Il est recommandé de proposer (ou de rendre obligatoire) une formation rapide pour s’assurer de la bonne utilisation de l’outil.
   
   Généralement, l’éditeur propose une formation gratuite à la fin de l’installation. L’employeur a juste à organiser la participation des collaborateurs. Il est recommandé de réaliser une formation par service.
   
   La formation peut se faire en présentiel avec un formateur. Elle peut aussi avoir lieu à distance. Une vidéo explicative est alors proposée. Chaque salarié peut consulter la ressource quand il le souhaite. C’est une solution intéressante pour sa flexibilité.

5. Suivi et analyse des données

    

   Vous avez déployé votre logiciel de pointage dans toute l’entreprise ? Le travail n’est pas terminé. Vous devez vous assurer de la bonne intégration du logiciel dans votre environnement informatique. Vérifiez si aucun bug ne se présente au fil du temps. Votre éditeur de logiciel doit vous accompagner dans sa résolution.
   
   Il est aussi important de suivre l’utilisation faite par les salariés. Si vous vous apercevez d’un manque de connexion à l’outil, il peut être nécessaire de faire une nouvelle communication aux collaborateurs. Les managers peuvent aussi faire des informations plus ciblées.
   
   Enfin, dans les premiers mois de l’utilisation, il est important d’extraire les données collectées pour vérifier s’il existe des anomalies. Vous pourrez ainsi les corriger rapidement.

Avant de commencer à utiliser le logiciel de pointage, il est essentiel de conserver à l’esprit les principales erreurs à éviter :

• Mauvaise configuration : une application de pointage doit vous permettre de paramétrer avec précision son fonctionnement. De cette manière, vous pouvez personnaliser l’outil à votre organisation. Cela va de l’intégration de votre logo et de vos couleurs, à l’intégration de votre politique de gestion des temps de travail. Si vous ne paramétrez pas suffisamment votre logiciel, vous risquez de le rendre inutilisable. Les collaborateurs rencontreront des impossibilités de déclarer des situations spécifiques. Ils seront alors obligés d’utiliser une solution alternative, comme des formulaires papier. Vous perdrez totalement le gain de temps censé être apporté par le logiciel de pointage.
   
• Manque de communication : pour vous assurer de la bonne utilisation de l’outil, il est incontournable d’informer les collaborateurs de sa mise en place. Vous pouvez également organiser de petits ateliers de formation pour vous assurer de la bonne compréhension des fonctionnalités par les salariés.
   
• Mauvaise utilisation : les salariés peuvent, de manière consciente ou non, utiliser de la mauvaise manière le logiciel. Pour vous assurer de la véracité des informations transmises, il faut identifier les utilisations faussées pour les corriger au plus vite.
   
• Manque de suivi : le logiciel de pointage ne dispense pas de suivre les horaires. Le suivi est simplifié par l’outil, autant en profiter !

Pour utiliser un logiciel de pointage pour le télétravail, vous pourrez facilement intégrer le logiciel d'Eurécia au sein de votre entreprise. Cet outil intuitif et collaboratif vous propose de renseigner les temps d'arrivée et de départ, soit dans le logiciel via un ordinateur, soit via l'application mobile, ou avec l'utilisation d'un système de badge. L'adaptabilité de notre logiciel est idéale, notre outil s'adapte à vos besoins.

Pour un collaborateur qui travaille depuis son domicile, il ne pourra pas utiliser la pointeuse mécanique, car cette dernière sera installée dans les locaux de votre entreprise. Cependant, Eurécia a tout prévu. En effet, un salarié qui effectue des heures en télétravail à son domicile, pourra aussi indiquer ses horaires en temps réel, sur le logiciel. Notre logiciel de pointage est utilisable via un ordinateur ou même via une application mobile. De ce fait, vos équipes peuvent notifier leurs heures de travail de différentes manières, ce qui est un avantage considérable en cas de télétravail ou de déplacement.

Par ailleurs, les données renseignées sur le logiciel, sont immédiatement accessibles, qu'elles soient renseignées par le système de badge ou saisies manuellement. Si une personne n'a pas notifié ses horaires de présence alors qu'elle travaille depuis son domicile, il y aura une absence non prévue indiquée sur le tableau de bord. Vous pourrez donc facilement réagir et vous renseigner auprès de votre salarié, afin de savoir s'il s'agit d'un oubli de pointage ou d'une absence. Il est donc aisé de suivre les heures de présence et d'absence d'un salarié en télétravail, grâce au logiciel de pointage proposé par Eurécia.