Les notes de frais de télétravail

En 2022, un salarié sur cinq a fait du télétravail au moins un jour par semaine . Vous en avez certainement fait l’expérience par vous-même. Le télétravail apporte une réelle qualité de travail supplémentaire (lorsqu’il est bien organisé). Bien s’installer chez soi pour exercer ses missions depuis son domicile implique souvent d’engager des dépenses professionnelles. Dans quelle mesure est-il possible d’en obtenir le remboursement ? Est-il possible de faire une note de frais de télétravail ? Eurécia vous dit tout !

Sommaire

Quels sont les frais déductibles en télétravail ?

Un salarié en télétravail dispose d’un statut identique à celui d’un employé travaillant au bureau. De ce fait, le télétravailleur dispose du droit d’obtenir le remboursement de toutes les dépenses professionnelles engagées sur ses deniers personnels. 

Comme pour toutes les dépenses professionnelles, pour être valide, la dépense doit respecter trois caractéristiques.

• Être réalisée dans l’intérêt de l’entreprise. 
• Être proportionnée. 
• Être justifiée.

Néanmoins, plusieurs dépenses professionnelles sont spécifiques à la situation de télétravail. 

Par exemple, pour être efficace en télétravail, il est nécessaire de disposer d’un espace bien équipé, au calme, confortable. Pour s’installer correctement, le salarié peut être amené à acheter : 

• Du matériel informatique (clavier, écran, souris, etc.) ; 
• Des logiciels (correcteur orthographique, suite bureautique…) ; 
• Des fournitures de bureau (papier, stylo…). 

L’installation peut aussi requérir des travaux d’aménagement. 

Le télétravail donne également lieu à des frais fixes et des frais variables à la charge du salarié. 

• Exemples de frais fixes : forfait Internet, facture d’électricité ou d’assurance ou loyer d’un bureau à proximité de son logement. 
• Exemples de frais variables : frais de coworking, charge de chauffage en hiver ou de climatisation en été. 

 
Il n’existe pas de règles définies dans la loi sur le remboursement des dépenses du salarié liées au télétravail. Il est donc incontournable de préciser les conditions des notes de frais de travail dans un document interne ; bien souvent la charte de télétravail. Il est nécessaire de :

• Fixer des plafonds de dépenses ; 
• Catégoriser les dépenses éligibles à un remboursement ; 
• Définir une procédure de validation en amont et en aval de la dépense ; 
• Décrire le process de remboursement (par exemple, présentation d’un devis puis d’une facture) ; 
• Préciser le mode de remboursement ; forfaitaire ou selon les frais réels.

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Comment se faire rembourser des frais de télétravail ?

Pour obtenir le remboursement des dépenses professionnelles liées au télétravail, il existe deux moyens. 

Il est possible de faire une note de frais. Dans ce cas, le salarié doit respecter la procédure fixée par son entreprise. Il doit surtout fournir un justificatif permettant de prouver la dépense. Ce peut être une facture d’achat, une facture d’électricité ou la facture d’un artisan. 

Il est également possible d’obtenir un forfait allocataire. L’URSSAF fixe à 10,40 € par semaine de télétravail, l’allocation de télétravail versée par l’employeur pouvant être exonérée de cotisations sociales. Lorsque l’allocation est calculée par jour, elle est de 2,60 € dans la limite de 57,20 € par mois. Cette indemnité est destinée à prendre en charge les frais exceptionnels de télétravail, comme l’aménagement d’un espace, l’achat de matériel informatique ou le paiement des charges fixes ou variables. 

L’allocation forfaitaire peut être définie dans la convention collective de branche ou dans un accord professionnel ou interprofessionnel. Dans ce cas, le montant fixé est exonéré de cotisations sociales, même s’il dépasse celui défini par l’URSSAF. 
 

bon à savoir : l'allocation forfaitaire dépassant les limites fixées

L’employeur peut prétendre à l’exonération sociale d’une allocation forfaitaire supérieure aux limites définies par l’URSSAF ou par un accord professionnel. Il doit toutefois pouvoir prouver la réalité des dépenses professionnelles engagées par le salarié. Pour ce faire, il devra produire les justificatifs de paiement, comme pour une note de frais.

Les trois point à retenir :

• Le télétravail implique des dépenses professionnelles spécifiques. 
• Il est possible d’en obtenir le remboursement via une note de frais. 
• L’employeur peut choisir d’attribuer une allocation forfaitaire.

 

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