Tout savoir sur les frais de déplacement

Que sont les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement regroupent différentes dépenses à caractère professionnel, principalement liées au transport et à l'hébergement. Ces frais professionnels sont engagés par les salariés lorsqu'ils doivent se déplacer dans le cadre de leur activité professionnelle, que ce soit pour des missions ponctuelles ou régulières. Il s'agit en priorité des frais occasionnés lors :

• du trajet domicile/lieu de travail
• des déplacements professionnels pendant les heures de travail
• des missions temporaires hors du lieu de travail habituel
• des formations professionnelles nécessitant un déplacement
• des rendez-vous clients ou fournisseurs à l'extérieur

Les frais de déplacement peuvent aussi bien être liés à un long voyage à l'étranger qu'à un court déplacement à proximité du lieu de travail. Cette définition s'applique également aux salariés en télétravail, qu'il soit ponctuel ou régulier, lorsqu'ils doivent se rendre physiquement sur leur lieu de travail ou en clientèle. Dans tous les cas, ces frais doivent être directement liés à l'activité professionnelle et nécessaires à l'exercice des fonctions du salarié.

Quelles sont les dépenses comprises dans les frais de déplacement ?

Les dépenses comprises dans les frais de déplacement regroupent plusieurs catégories de coûts liés aux déplacements professionnels. Voici le détail des frais qui peuvent être pris en charge :

• les titres de transport : billets de train, d'avion, de bus ou de métro pour les déplacements professionnels
• les frais kilométriques : coûts liés à l'utilisation d'un véhicule personnel incluant le carburant, l'entretien et l'usure du véhicule
• les frais de parking : stationnement en ville, dans les gares, aéroports ou sur les lieux de rendez-vous professionnels
• les frais de taxis ou de VTC : pour les déplacements urbains lorsque les transports en commun ne sont pas adaptés
• les péages autoroutiers : lors des déplacements en véhicule sur de longues distances
• les frais d'hébergement : nuits d'hôtel, petit-déjeuner et taxes de séjour lors des déplacements nécessitant une ou plusieurs nuitées
• les frais de restaurant : repas pris lors des déplacements professionnels, que ce soit seul ou dans le cadre de rendez-vous d'affaires
• la prime de panier : indemnité forfaitaire pour les repas pris hors des locaux habituels de travail
• les frais divers et accessoires : dépenses professionnelles annexes comme le téléphone, les fournitures diverses, les frais postaux, ou encore les frais de pressing en cas de déplacement prolongé

Comment calculer les frais de déplacement ?

Pour calculer les frais de déplacement, il faut commencer par regrouper les coûts de transport, puis les frais d'hébergement et de repas.
 

Calcul des frais de déplacement : les frais de transport

Les frais de transport (hors trajet domicile-travail) sont généralement remboursés intégralement par l'entreprise. Ils comprennent :

• les billets d'avion, de train, de bateau, de bus
• la location de véhicule
• les notes de taxis
• le péage
• le parking
• les frais de transport en commun urbain
• les frais de carburant pour les véhicules de location
• les frais d'assurance liés aux déplacements temporaires

Si le salarié utilise son véhicule personnel, le calcul des frais de déplacement se basera sur le barème Urssaf des indemnités kilométriques. Ce barème réactualisé chaque année prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue à titre professionnel durant l'année. Pour les véhicules électriques, une majoration de 20% du barème est appliquée, encourageant ainsi la mobilité durable.

Pour faciliter le calcul, il est recommandé de :

• tenir un carnet de bord détaillé des déplacements
• conserver tous les justificatifs originaux
• utiliser un outil de gestion des notes de frais
• vérifier régulièrement les mises à jour des barèmes officiels

Calcul des frais de déplacement : les frais de repas et d'hébergement

Lorsque le salarié ne bénéficie pas du remboursement au réel, le calcul des frais d’hébergement et de repas se fonde sur les barèmes de l'Urssaf.

Les "petits déplacements" ouvrent droit à une "prime de panier" d'un montant forfaitaire de 6,40 euros au maximum.

Les "grands déplacements" ouvrent droit à des indemnités repas :

• 19,10 euros (les 3 premiers mois) ;
• 16,20 euros (du 3e au 24e mois) ;
• 13,40 euros (du 24e au 72e mois).

Les "grands déplacements" en métropole ouvrent également droit à des indemnités logement et petit déjeuner :

• 68,50 euros à Paris ou 50,80 euros en province (les 3 premiers mois) ;
• 58,20 euros à Paris ou 43,20 euros en province (du 3e au 24e mois) ;
• 48 euros à Paris ou 35,60 euros en province (du 24e au 72e mois).

On entend par grand déplacement :

• tout trajet de 50 kilomètres ou plus du domicile du salarié ;
• tout trajet supérieur à 1 h 30 de route en véhicule particulier ou en transport en commun.

Comment facturer les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être facturés ou plus exactement refacturés aux clients de l'entreprise. Les éléments pris en compte seront alors :

• les dépenses afférentes aux billets de transport, taxis, transport kilométrique, frais de carburant, parkings ;
• les frais relatifs à l’hébergement et à la restauration lors des déplacements.

La facturation des frais de déplacement exige qu'on répertorie l'ensemble des justificatifs des dépenses. La méthode de calcul peut se baser sur :

• une base forfaitaire, qui comprend des frais fixes pour chaque client ;
• le système des frais kilométriques en fonction du barème Urssaf.

Si les frais de déplacement sont facturés au réel, il est possible de récupérer la TVA sur les dépenses engagées.

Comment rembourser les frais de déplacement ?

L'entreprise est tenue de rembourser les frais avancés par ses salariés lorsqu'ils se déplacent dans le cadre de leur mission professionnelle.

L'employeur peut décider d’appliquer soit :

• un remboursement des frais de déplacement au réel ;
• ou encore un remboursement des frais de déplacement au forfait.

Remboursement des frais de déplacement au réel

Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement au réel, l’employeur choisit de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié. Chaque demande de remboursement doit s'accompagner d'une note de frais valide et de justificatifs associés.
 

Remboursement des frais de déplacement au forfait

Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement au forfait, l'entreprise alloue au salarié une somme d'argent couvrant les dépenses à engager. Le montant de cette indemnité, fixé par l'URSSAF, dispense le salarié de justifier ses dépenses.

Doit-on déclarer les frais de déplacement ?

Au moment de déclarer les frais de déplacement aux impôts, deux solutions se présentent :

• la déduction forfaitaire de 10 % ;
• la déduction des frais pour leur montant réel.

Les frais de déplacement et la déduction forfaitaire de 10 %

En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, aucune démarche ne s'impose. La déduction est appliquée automatiquement sur les salaires et donc sur les frais de déplacement.
 

Déclaration des frais de déplacement : déduction des frais pour leur montant réel

Le salarié peut renoncer à l'abattement de 10 % pour ses frais de déplacement et opter pour les frais réels.

La déduction des frais réels s'applique sur les dépenses :

• à usage professionnel ;
• payées pendant l'année précédente ;
• justifiées au moyen de documents attestant la réalité et le montant des frais.

Les principaux frais de déplacement déductibles sont les suivants :

• les frais de transport domicile-lieu de travail ;
• les frais kilométriques ;
• les frais de repas ;
• les frais d'hébergement.