Note de frais : Modèle Excel
gratuit à télécharger

Utiliser un modèle de note de frais permet tout d'abord d'unifier votre procédure. Les collaborateurs sont obligés de respecter une forme imposée s'ils veulent être remboursés. Cela donne la possibilité de :

• donner un cadre aux remboursements ;
• simplifier la tâche de saisie pour les équipes du service comptabilité ;
• faciliter le contrôle par le manager.

Ensuite, celui-ci permet de réduire les risques de fraude ou les erreurs de saisies. Les dépenses non justifiées ou dont les informations manquent ne sont pas remboursées. Pour augmenter son efficacité, il est recommandé d'établir une politique des frais professionnels.

Enfin, imposer un modèle de note de frais permet d'assurer un suivi des notes de frais. Chaque note dispose d'un numéro unique d'identification. Il est possible d'archiver les documents pendant la durée légale de cinq ans, cela permet de retrouver les justificatifs facilement en cas de contrôle (URSSAF ou administration fiscale).

Remplir le modèle de note de frais est très simple. Les salariés gagnent du temps grâce à une procédure aisée, tout comme en autonomie. Le formulaire étant à leur disposition, ils choisissent le moment le plus pertinent pour remplir leurs notes de frais.

Le fichier de la note de frais à compléter peut être stocké sur un serveur commun à tous les collaborateurs. Il peut en outre être envoyé par e-mail ou sur une clé USB. C'est un document à diffuser au moment de l'onboarding.

Le collaborateur doit fournir les informations suivantes :

• Son prénom, son nom ;
• Le prénom et le nom de son supérieur hiérarchique ;
• Son matricule ;
• Le département ;
• La date de réalisation de la note de frais ;
• La date de chaque dépense ;
• Le type de dépense ;
• Le montant TTC et HT ;
• Le montant de la TVA ;
• Le moyen de paiement utilisé.

Ce remplissage peut être partiellement automatisée grâce à certains logiciels payants, et même par certains logiciels gratuits. 

La note de frais doit ensuite être signée. Il est possible de signer de manière électronique ou d'imprimer le document pour le signer manuellement.

Avant de transmettre la note de frais à son supérieur hiérarchique ou au service comptabilité suivant la procédure définie, il faut joindre les justificatifs des dépenses.

Pour l'entreprise, il est important de fixer un cadre à la réalisation des notes de frais. La gestion des remboursements des frais professionnels est ainsi optimisée, tout en respectant toutes ses obligations légales. L'employeur peut s'appuyer sur :

• sa politique des frais professionnels ;
• un modèle de note de frais ;
• un processus de contrôle des demandes de remboursement ;
• un suivi strict des remboursements ;
• Des règles d'archivage des notes de frais.

Du côté du salarié, pour obtenir ses remboursements dans les temps, il est important de faire ses notes de frais régulièrement. Il est préférable de se fixer un temps pour les faire toutes les semaines ou tous les mois. Il est important de penser à toujours demander un justificatif de paiement.

Grâce à quelques règles accompagnées d'un modèle de note de frais, il est possible de simplifier le quotidien de tous les collaborateurs, tout comme de l'employeur.

Toutes les organisations sont concernées par les notes de frais : les entreprises privées, les institutions publiques ou les associations. Seuls les autoentrepreneurs sont exclus du mécanisme puisqu'ils bénéficient d'un abattement forfaitaire de leurs charges. Ils ne peuvent donc pas déclarer de frais professionnels.

Tous les collaborateurs d'une organisation peuvent réaliser des notes de frais :

• Les salariés en CDI ou en CDD ;
• Les employés à temps plein ou à temps partiel ;
• Les intérimaires ;
• Les alternants ou les stagiaires ;
• Les cadres ou les non-cadres ;
• Les agents commerciaux ou les agents de bureaux ;
• Les techniciens ;
• Les dirigeants.

Certains partenaires de l'entreprise peuvent par ailleurs réaliser des notes de frais. Toutefois, il faudra le prévoir dans leur contrat de prestation :

• Les consultants ;
• Les travailleurs indépendants ;
• Les prestataires.

Il est préférable de donner l'autorisation d'effectuer des dépenses professionnelles au salarié. De cette manière, vous disposez d'un premier contrôle pour vous assurer de la bonne gestion des notes de frais. Par exemple, le manager peut valider un déplacement ou la dépense au préalable.

Il existe un large éventail de dépenses professionnelles pouvant être couvertes par la note de frais.

• Les frais de déplacement : billet de train ou d'avion, péage, frais de stationnement ;
• Les indemntés kilométriques lorsque le salarié utilise sa voiture ;
• Les frais d'hébergement : hôtel, location Airbnb ou Booking, gite, etc. ;
• Les frais de repas : petit-déjeuner, déjeuner, dîner pour le salarié ou pour ses invités (repas d'affaires) ;
• Les frais de communication : achat d'une carte SIM à l'international, hors forfait, par exemple ;
• Les achats de fourniture de bureau : stylo, carnet, agrafeuse, etc. ;
• Les frais de représentation pour les clients ou les partenaires ;
• Les frais postaux (affranchissement d'une lettre, envoi d'un colis) ;
• L'achat de documentation (livre, revues, etc.).

Le type de dépenses pouvant être prises en charge par l'entreprise peut être défini dans la politique interne. Il est tout à fait envisageable d'exclure certains frais, de poser des plafonds de dépense ou de fixer des règles. Voici quelques exemples.

• Limiter le prix d'un petit-déjeuner à 15 euros ;
• Fixer le remboursement des indemnités kilométriques au déplacement de plus de 30 kilomètres du domicile du collaborateur ;
• Interdire les achats de cadeau pour les prestataires ou les clients.

Non, il n'est généralement pas possible de rembourser une note de frais d'un associé non salarié, à moins que l'associé ne remplisse l'une des deux conditions suivantes :

• L'associé est le dirigeant de l'entreprise : dans le cas où l'associé est le dirigeant de l'entreprise il peut être autorisé à se faire rembourser certaines dépenses professionnelles conformément à la politique de l'entreprise et à la législation en vigueur. Cependant, même dans ce cas, il doit respecter les règles comptables et fiscales appropriées.
• L'associé est salarié de l'entreprise : si l'associé est salarié de l'entreprise, il peut se voir rembourser des frais professionnels liés à son rôle de salarié, sous réserve de respecter les politiques internes et les règlements fiscaux en vigueur.

Oui, en général, il est possible de faire une note de frais en tant que stagiaire, mais cela peut varier en fonction des politiques spécifiques de chaque entreprise. En effet, certaines entreprises autorisent les stagiaires à soumettre des note de frais pour les dépenses liées à leur travail, telles que les frais de déplacement, de repas ou d'autres dépenses professionnelles. Il est recommandé de se rapprocher de son service RH pour connaitre les frais pris en charge par l'entreprise lorsqu'on est stagiaire.