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1 kilomètre à pied, ça use, ça use... 2 kilomètres à pied, ça use les souliers ! Et quand est-il lorsque l’on parle des frais kilométriques ?! Ça use bien plus que des souliers.
Pour bien tout comprendre du remboursement des frais kilométriques, nous vous avons concocté un article tout en un !
Sommaire
L’entreprise peut rembourser les frais kilométriques du salarié de deux manières :
Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au réel, le salarié doit fournir des notes de frais. Pour être recevables, ces notes de frais doivent indiquer :
Le salarié est remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.
Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au forfait, le salarié n'est pas obligé de fournir un justificatif. L'entreprise le rembourse en fonction d'un montant fixe par catégorie.
Simplifiez le traitement des frais de déplacement de vos collaborateurs grâce à notre modèle de notes de frais kilométriques.
Un barème kilométrique fixé chaque année par l'État indique les plafonds de remboursement des frais kilométriques. Il concerne les voitures, les cyclomoteurs et les vélos.
Le barème kilométrique fiscal couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Le montant des indemnités kilométriques auxquelles le salarié peut prétendre varie en fonction de la distance parcourue (km) et la puissance fiscale du véhicule (CV).
Pour une distance entre 0 et 5 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Pour une distance, entre 5 001 à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Pour une distance supérieure à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Bon à savoir
Le montant des frais kilométriques est majoré de 20% pour un véhicule électrique.
Si le salarié utilise sa moto ou son scooter pour un déplacement professionnel, il calculera ses frais sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques applicable aux deux-roues.
Pour une distance entre 0 et 3 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Pour une distance entre 3 001 et 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Pour une distance au-delà de 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
Pour les véhicules électriques, le montant des indemnités kilométriques est majoré de 20 % afin de prendre en compte les spécificités (coûts d’électricité, frais de recharge, etc.).
Exemple : si un véhicule classique de 3 CV bénéficie d’un taux de 0,502€/km, un véhicule électrique dans la même catégorie obtiendra un taux majoré de 0,502€ × 1,20 ≈ 0,602€/km.
Bien que la réglementation fiscale se concentre principalement sur les voitures et les deux-roues motorisés, certaines entreprises proposent des forfaits spécifiques pour les déplacements à vélo. Ces dispositifs sont généralement définis par la convention collective ou le règlement intérieur de l’entreprise.
Il est recommandé de vérifier les dispositions internes si vous effectuez des déplacements professionnels à vélo, car les modalités peuvent différer des barèmes fiscaux classiques.
En cas de déplacements combinant plusieurs modes de transport (par exemple, une partie en véhicule personnel et une autre en transports en commun), le salarié doit ventiler ses frais. Seule la partie correspondant aux kilomètres réellement parcourus en véhicule personnel sera calculée selon le barème kilométrique.
Veillez à indiquer clairement dans votre note de frais de déplacement la répartition des déplacements pour éviter tout litige lors du remboursement.
Exemple – Véhicule de 4 CV, distance parcourue : 3 000 km/an (tranche 0 à 5 000 km) :
Ce montant correspond au remboursement des frais kilométriques pour la distance parcourue, sans majoration particulière.
Exemple – Véhicule de 5 CV, distance parcourue : 7 000 km/an (tranche 5 001 à 20 000 km) :
Formule applicable : taux fixe + somme forfaitaire
Exemple – Cyclomoteur de 1 à 2 CV, distance parcourue : 2 500 km/an (tranche 0 à 3 000 km) :
Le barème kilométrique n’est pas figé : il évolue régulièrement pour refléter les variations des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule (carburant, entretien, usure, assurance, etc.).
Chaque année, l'administration fiscale publie un nouveau barème kilométrique. Ces taux sont établis sur la base de données économiques et tiennent compte des fluctuations des prix du carburant et des coûts d’entretien.
Le but est de permettre un remboursement équitable des frais professionnels tout en évitant une surcompensation. Le barème sert également de référence pour les déductions fiscales des frais réels dans la déclaration de revenus.
Ces dernières années, la prise en compte des véhicules électriques a conduit à une majoration spécifique afin de favoriser l’utilisation de modes de transport plus écologiques.
La demande de remboursement des frais kilométriques s'effectue par le biais de notes de frais mentionnant :
Bon à savoir
Les indemnités kilométriques tiennent compte des frais liés au transport comme le carburant, l'assurance, l'usure et l'entretien du véhicule.
Selon l'article L3245-1 du Code du travail, le salarié dispose de 3 ans pour se faire rembourser ses frais professionnels et donc ses frais kilométriques. De son côté, l'entreprise dispose d'un délai légal de 5 ans. Dans la pratique, la gestion des frais professionnels est fixée par chaque entreprise et prévue dans la convention collective. Cette information est généralement transmise aux salariés par note de service. En moyenne, le remboursement des frais kilométriques prend un mois.
Lorsque le remboursement des frais kilométriques est effectué conformément aux barèmes officiels, il est considéré comme une indemnité de frais professionnels et, par conséquent, est exonéré de cotisations sociales. Cela permet au salarié de ne pas voir son revenu imposable augmenter du fait de ces remboursements. Comme tous les frais professionnels, ils sont également déductibles de la déclaration de revenus annuelle après soustraction de la part remboursée par l'employeur.
Au moment de déclarer les frais kilométriques aux impôts, deux solutions se présentent :
En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, l'abattement est appliqué automatiquement sur les salaires et donc sur les frais kilométriques. La déduction des frais réels peut s’avérer plus favorable pour les salariés dont les frais professionnels sont élevés.
En optant pour la déduction des frais pour leur montant réel, le salarié devra fournir tous les documents justifiant les frais de déplacement et les frais kilométriques.
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