Remboursement des frais kilométriques

Comment rembourser les frais kilométriques ?

L’entreprise peut rembourser les frais kilométriques du salarié de deux manières :

• au réel ;
• au forfait.

Le remboursement des frais kilométriques au réel

Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au réel, le salarié doit fournir des notes de frais. Pour être recevables, ces notes de frais doivent indiquer :

• la date de la dépense ;
• la nature de la dépense ;
• le montant total TTC.

Le salarié est remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.
 

Le remboursement des frais kilométriques au forfait

Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au forfait, le salarié n'est pas obligé de fournir un justificatif. L'entreprise le rembourse en fonction d'un montant fixe par catégorie.

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Quel est le plafond de remboursement des frais kilométriques ?

Un barème kilométrique fixé chaque année par l'État indique les plafonds de remboursement des frais kilométriques. Il concerne les voitures, les cyclomoteurs et les vélos.

Plafond de remboursement des frais kilométriques : indemnités kilométriques pour les voitures

Le barème kilométrique fiscal couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Le montant des indemnités kilométriques auxquelles le salarié peut prétendre varie en fonction de la distance parcourue (km) et la puissance fiscale du véhicule (CV).

Pour une distance entre 0 et 5 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

• 0,502 euro/km pour les 3 CV et moins ;
• 0,575 euro/km pour les 4 CV ;
• 0,603 euro/km pour les 5 CV ;
• 0,631 euro/km pour les 6 CV ;
• 0,661 euro/km pour les 7 CV et plus.

Pour une distance, entre 5 001 à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

• 0,3 euro/km + 1 007 euros pour les 3 CV et moins ;
• 0,323 euro/km + 1 262 euros pour les 4 CV ;
• 0,339 euro/km + 1 320 euros pour les 5 CV ;
• 0,355 euro/km + 1 382 euros pour les 6 CV ;
• 0,374 euro/km + 1 435 euros pour les 7 CV et plus.

Pour une distance supérieure à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

• 0,35 euro/km pour les 3 CV et moins ;
• 0,387 euro/km pour les 4 CV ;
• 0,405 euro/km pour les 5 CV ;
• 0,425 euro/km pour les 6 CV ;
• 0,446 euro/km pour les 7 CV et plus.

Bon à savoir : le montant des frais kilométriques est majoré de 20 % pour un véhicule électrique.
 

Plafond de remboursement des frais kilométriques : indemnités kilométriques pour les cyclomoteurs

Si le salarié utilise sa moto ou son scooter pour un déplacement professionnel, il calculera ses frais sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques applicable aux deux-roues.
 

Pour une distance entre 0 et 3 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

• 0,375 euro/km pour les 1 à 2 CV ;
• 0,444 euro/km pour les 3 à 5 CV ;
• 0,575 euro/km pour les 5 CV ;
• 0,299 euro/km pour les 2 roues < à 50 cm³.

Pour une distance entre 3 001 et 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

• 0,094 euro/km + 845 euros pour les 1 à 2 CV ;
• 0,078 euro/km + 1 099 euros pour les 3 à 5 CV ;
• 0,075 euro/km + 1 502 euros pour les 5 CV ;
• 0,07 euro/km + 458 euros pour les 2 roues < à 50 cm³.

Pour une distance au-delà de 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :
 

• 0,234 euro/km pour les 1 à 2 CV ;
• 0,261 euro/km pour les 3 à 5 CV ;
• 0,325 euro/km pour les 5 CV ;
• 0,162 euro/km pour les 2 roues < à 50 cm³.

Comment s'effectue la demande de remboursement des frais kilométriques ?

La demande de remboursement des frais kilométriques s'effectue par le biais de notes de frais mentionnant :

• le motif du déplacement ;
• le lieu de la mission ;
• le nombre de kilomètres roulés ;
• la puissance fiscale du véhicule (justifiée avec la carte grise).

Combien de temps prend le remboursement des frais kilométriques ?

Selon l'article L3245-1 du Code du travail, le salarié dispose de 3 ans pour se faire rembourser ses frais professionnels et donc ses frais kilométriques. De son côté, l'entreprise dispose d'un délai légal de 5 ans. Dans la pratique, la gestion des frais professionnels est fixée par chaque entreprise et prévue dans la convention collective. Cette information est généralement transmise aux salariés par note de service. En moyenne, le remboursement des frais kilométriques prend un mois.

Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable ?

Les frais kilométriques peuvent être intégrés dans les charges du salarié et entraîner une exonération de cotisations sociales. Comme tous les frais professionnels, ils sont également déductibles de la déclaration de revenus annuelle après soustraction de la part remboursée par l'employeur.

Au moment de déclarer les frais kilométriques aux impôts, deux solutions se présentent :

• opter pour la déduction forfaitaire de 10 % ;
• opter pour la déduction des frais pour leur montant réel.

En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, l'abattement est appliqué automatiquement sur les salaires et donc sur les frais kilométriques.
En optant pour la déduction des frais pour leur montant réel, le salarié devra fournir tous les documents justifiant les frais de déplacement et les frais kilométriques.