Simulateur des indemnités kilométriques 2025 : calcul des frais de déplacement

Simulateur de calcul des frais kilométriques

Comprendre le principe des frais kilométriques

L’indemnité kilométrique prend en considération les charges liées à l’usure du véhicule, à sa réparation et son entretien, aux frais de carburant, à l’achat de casques et protections (pour les 2 roues), aux dépenses en pneus et en primes d’assurance. Elle ne prend en charge ni le coût d’achat du véhicule, ni les amendes. Les frais de stationnement, de parking ou encore de péage, font l’objet d’un autre type de remboursement et sont exclus des indemnités kilométriques. A condition de fournir un justificatif (factures), ces frais peuvent être remboursés en frais professionnels.
 

Le procédé est intéressant pour le collaborateur, dans la mesure où le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.  Concernant le dirigeant, il sera judicieux de savoir s’il est plus intéressant pour lui, d’utiliser sa voiture personnelle et de demander cette indemnité ou de faire l’acquisition d’une voiture de fonction.

L’indemnité calculée en fonction du barème n’étant pas forfaitaire, les kilomètres parcourus à titre professionnel et qui sont à rembourser, doivent être accompagnés d’indications : dates, lieux et identité des personnes rencontrées (clients, fournisseurs, prospects, partenaires, etc). Les justificatifs doivent être remis au service comptable de l’employeur dont les services détermineront le nombre de kilomètres parcourus.

Les trois barèmes kilométriques

Chaque année, l’administration fiscale édite 3 barèmes. L’un est pour les voitures de tourisme, le second s’applique « aux véhicules dont la vitesse maximale, par construction, ne dépasse pas 45 km/h et équipés d’un moteur d’une cylindrée ne dépassant pas 50 cm3 ». Il est question des scooters, vélomoteurs, etc. Le dernier barème s’applique aux motos et scooters d’une cylindrée supérieure à 50 cm3.

Les éléments à prendre en compte pour le calcul

L’indemnité est calculée en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Chaque cheval fiscal correspond à un quota qui est à multiplier ensuite par le nombre de kilomètres parcourus.

Ainsi, à chaque véhicule utilisé par le collaborateur ou le dirigeant, correspondra un quota qui sera à multiplier par le nombre de kilomètres parcourus lors du déplacement.

C’est ce quota qui change chaque année.

Les chevaux fiscaux sont plafonnés à 7, ce qui signifie qu’au-delà de 7CV, la puissance du véhicule n’est pas prise en compte par l’administration.

Les trois barèmes peuvent être consultés sur le site de la direction générale des Finances publiques.

Enfin, il est à noter que selon la loi (Code du travail : Art. L. 3245-1), le collaborateur dispose de trois années pour fournir des justificatifs et se faire rembourser les frais engagés dans l’exercice de son travail. Par contre, sous réserve de l’indiquer clairement, l’employeur est autorisé à fixer un délai de production des justificatifs. Il peut ainsi ne pas rembourser les frais qui lui seront présentés après ce délai.

Barème kilométrique (IK 2025)

Comment calculer l'indemnité kilométrique voiture ?

L'indemnité kilométrique voiture se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le contexte de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous (source). Elle varie selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Comment calculer l'indemnité kilométrique deux roues ?

A noter : les indemnités ci-dessous s'appliquent uniquement aux deux roues de cylindrée inférieure à 50cm3

L'indemnité kilométrique deux roues se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le cadre de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous. Son montant dépendra uniquement du nombre de kilomètres parcourus
 

Comment calculer l'indemnité kilométrique motos ?

L'indemnité kilométrique motos se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le cadre de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous. Elle varie selon la puissance fiscale de la moto et du nombre de kilomètres parcourus.
 

Comment calculer l'indemnité kilométrique vélos ?

Le forfait mobilités durables remplace désormais l'indemnité kilométrique vélo (IKV) : alors que l'employeur pouvait auparavant choisir de rembourser à ses salariés la somme de 0,25€ par kilomètre parcouru, il peut désormais rembourser un maximum de 500€ par an.
 

Remboursement des frais d'essence

Le remboursement des frais d'essence est une pratique courante dans de nombreuses entreprises et organisations. Il vise à compenser les dépenses engagées par les employés lorsqu'ils utilisent leur propre véhicule pour des déplacements professionnels. Ce processus permet de reconnaître et de valoriser l'engagement des employés envers leur travail, tout en garantissant qu'ils ne supportent pas financièrement les coûts liés aux déplacements professionnels.

Généralement, le remboursement se fait sur la base d'un taux prédéfini par kilomètre parcouru, conformément aux politiques internes de l'entreprise. Cela contribue à assurer une gestion transparente et équitable des dépenses liées aux déplacements professionnels, tout en encourageant la responsabilité financière des employés.
 

Comptabilisation des frais d'essence

La comptabilisation des frais d'essence est une étape essentielle dans la gestion financière d'une entreprise. Elle implique généralement la collecte systématique de toutes les dépenses liées à l'essence, y compris les reçus, les factures et les relevés de kilométrage. Ces informations sont ensuite enregistrées dans les comptes de l'entreprise, généralement sous une catégorie de dépenses spécifique.

La comptabilisation précise des frais d'essence permet à l'entreprise de suivre de près ses coûts de déplacement, de prévoir un budget approprié pour cette dépense et de s'assurer de la conformité aux réglementations fiscales en vigueur.

Actualités : quels sont les changements pour 2025 ?

En 2025, plusieurs ajustements concernant les indemnités kilométriques et les frais professionnels sont à noter.

Stabilité du barème kilométrique : Contrairement aux années précédentes, le barème des indemnités kilométriques pour 2025 demeure inchangé par rapport à 2024. Les barèmes kilométriques 2025 restent identiques à ceux de 2023 et 2024.

Majoration pour les véhicules électriques : Depuis 2021, une majoration de 20 % du montant des frais de déplacement calculés à partir des différents barèmes est appliquée pour les véhicules électriques (automobiles, motocyclettes et cyclomoteurs).

Prise en charge des frais de transport public : Depuis août 2022, la prise en charge des frais de transports publics est exonérée de cotisations sociales jusqu'à 75 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié. En l'absence de l'adoption du budget 2025, la prolongation de cette mesure au-delà du 31 décembre 2024 n'a pas été validée. Par conséquent, à compter du 1ᵉʳ janvier 2025, la prise en charge des frais de transport par l'employeur revient au taux légal obligatoire de 50 %.
 

Déclaration des frais réels en 2025 : les étapes

Pour déclarer les frais réels en 2025, plusieurs étapes sont à suivre.

1. Identifiez vos dépenses réelles : Il s'agit notamment des frais liés à l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels. Ces frais comprennent l'achat du véhicule, les frais d'entretien et de réparation, les frais de carburant, les frais d'assurance, etc.
2. Conservation des justificatifs : Il n'est pas nécessaire de fournir les justificatifs lors de la déclaration, mais il est recommandé de les conserver pendant au moins trois ans en cas de contrôle fiscal.
3. Utilisez le barème kilométrique : Le barème kilométrique est un outil qui permet de calculer les frais réels en fonction du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et de la puissance de votre véhicule.
4. Déclaration en ligne : Lors de la déclaration en ligne, reportez le montant de vos frais dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus, sans les soustraire du montant déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ.
5. Choix entre la déduction forfaitaire et les frais réels : Si le montant des frais réels dépasse la déduction forfaitaire de 10%, il est plus avantageux d'opter pour les frais réels.

Indemnité kilométrique et impôt : comprendre la relation
Les indemnités kilométriques sont étroitement liées à l'impôt sur le revenu. Lors de la déclaration de revenus, le contribuable a la possibilité d'opter pour la déduction des frais réels, qui englobe les frais professionnels engagés pour se déplacer de son domicile à son lieu de travail. Parmi ces frais, on compte les frais kilométriques, qui sont calculés sur la base de la distance à parcourir et du barème défini annuellement par l'administration fiscale.

Ces frais sont déductibles dans la limite de 80 km par jour, soit 40 km pour le trajet aller et 40 km pour le trajet retour. Les indemnités kilométriques sont donc prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu, ce qui peut permettre de diminuer le montant de l'impôt dû.

Il est à noter que cette option est généralement plus avantageuse lorsque les frais réels déduits sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.
 

Comment calculer les frais réels d'impôt ?

Pour calculer les frais réels sur vos impôts, vous devez prendre en compte plusieurs éléments. Les frais réels correspondent aux dépenses professionnelles que vous avez réellement engagées au cours de l'année fiscale. Ces frais peuvent inclure les dépenses liées à l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels, tels que les frais de carburant, d'entretien, d'assurance, de garage et les intérêts d'emprunt pour l'achat du véhicule.

Pour le calcul des frais kilométriques, vous pouvez vous référer au barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance de votre véhicule et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.

Voici comment procéder :

1. Calculez le nombre de kilomètres parcourus pour vos déplacements professionnels au cours de l'année (n'oubliez pas de soustraire les trajets domicile-travail si vous optez pour la déduction des frais réels).
2. Multipliez ce nombre par le tarif correspondant à la puissance de votre véhicule dans le barème kilométrique.
3. Ajoutez à ce montant les autres frais réels déductibles que vous avez engagés (frais de stationnement, intérêts d'emprunt, etc.).

Le total obtenu représente le montant des frais réels que vous pouvez déduire de vos revenus imposables.
 

Comment justifier les frais kilométrique auprès des impôts ?

Pour justifier vos frais kilométriques auprès de l'administration fiscale, il est nécessaire de fournir des preuves de vos déplacements professionnels. Trois types de justificatifs sont généralement acceptés :
 

1. Un agenda ou un planning de travail détaillé, indiquant les lieux et les dates de vos déplacements.
2. Des factures ou des reçus de péages, de stations-service ou de frais de stationnement, qui prouvent que vous avez bien réalisé les déplacements déclarés.
3. Un carnet de bord ou un tableau de suivi de vos déplacements, précisant les kilomètres parcourus, les dates et les motifs de vos déplacements.

En parallèle, si vous optez pour l'utilisation du barème kilométrique, il est primordial de noter et conserver le kilométrage de votre véhicule en début et en fin d'année.

N'oubliez pas que si vous êtes contrôlé, les justificatifs devront être présentés pour chaque déplacement déclaré.