Mis à jour le 18/10/2024
La gestion des notes de frais implique tous les services de l’entreprise. Entre la demande de remboursement des dépenses professionnelles par le collaborateur, la validation par le service RH et le virement par l’employeur, il faut compter environ 20 minutes par note de frais.
Utiliser un logiciel de notes de frais permet de réduire de 20 % le temps consacré à cette procédure. Il serait dommage de s’en priver, surtout si l’outil est gratuit ! Découvrez vite les meilleures solutions gratuites pour vos notes de frais.
Les avantages d'un logiciel de notes de frais gratuit
Un logiciel gratuit de notes de frais peut avantager votre entreprise à plusieurs niveaux.
Tout d’abord, il permet de vous faire réaliser des économies. Vous n’avez pas à vous acquitter d’une licence pour utiliser un logiciel payant. L’outil gratuit vous permet néanmoins de simplifier vos process pour :
À la clé, de vraies économies de fonctionnement. C’est une solution intéressante pour tous les types d’entreprises. Elle permet notamment aux très petites entreprises ou aux freelances d’automatiser leur procédure de gestion des notes de frais facilement.
Un des intérêts principaux d’un outil de gestion des frais gratuits est sa flexibilité. Il se télécharge en quelques clics. Il est possible de changer d’outil rapidement sans aucune dépense, s’il ne convient pas. Les logiciels gratuits pour les notes de frais sont parfaits pour essayer plusieurs solutions avant de se décider pour le meilleur outil à implémenter dans son entreprise. Il est d’ailleurs possible de créer des groupes tests dans différents services afin d’évaluer les qualités de différents logiciels de notes de frais gratuits en situation réelle.
Bien souvent, ce type d’outil se distingue par sa simplicité d’utilisation. Il comprend des fonctionnalités de base permettant de gérer les notes de frais de manière générale. Son tableau de bord est sobre, avec peu d’options et un code couleur basique. Le logiciel se prend facilement en main, sans formation chronophage.
Enfin, les logiciels de gestion des notes de frais gratuits permettent d’améliorer la qualité de vie au travail. En effet, ils offrent aux collaborateurs une autonomie bienvenue. Ces derniers peuvent réaliser leur demande de remboursement à tout moment et depuis n’importe où. Par exemple, si c’est plus simple pour eux, ils peuvent déclarer leurs notes de frais le soir depuis chez leur domicile.
bon à savoir : les limites d'un logiciel de gestion des notes de frais gratuit
Si un outil gratuit à de multiples avantages, il présente aussi quelques limites ou contraintes. En effet, il s’agit d’une version basique d’une solution payante. Il dispose donc de fonctionnalités limitées. Avec la croissance de votre entreprise, il peut rapidement devenir insuffisant pour faire face à vos besoins. Souvent, l’outil gratuit possède des possibilités de paramétrage moins avancées. Vous aurez sans doute du mal à le faire correspondre totalement à votre politique de notes de frais.
Fonctionnalités d'un logiciel de notes de frais gratuit
La gestion des notes de frais est une tâche administrative chronophage. L’outil gratuit doit servir à automatiser les actions répétitives. Il simplifie la procédure, de la demande de remboursement d’une dépense professionnelle au virement de la somme validée officiellement.
Pour être efficace, un logiciel de notes de frais gratuit doit disposer de plusieurs fonctionnalités indispensables.
L’outil doit vous permettre :
- La saisie d’une dépense depuis une interface en ligne par un collaborateur.
- La validation d’une demande de remboursement de note de frais par le manager.
- Le contrôle sommaire des dépenses professionnelles, via la fixation d’un plafond, par exemple.
- La transmission des factures ou reçus pour chaque dépense professionnelle réalisée par un collaborateur et remboursée par l’entreprise.
- La production de rapports d’analyses pour suivre les dépenses professionnelles.
- L’interconnexion avec les autres outils digitaux de gestion de l’entreprise, comme les solutions de comptabilité, de management de projets ou les modules du SIRH (Système d’information des ressources humaines).
bon à savoir : les fonctionnalités avancées des logiciels de notes de frais payants
Les logiciels gratuits disposent de fonctionnalités standards. Pour les entreprises évoluant rapidement ou pour les structures complexes, des options supplémentaires sont nécessaires. Les outils payants bénéficient de fonctionnalités avancées. Ils offrent la possibilité de saisir automatiquement les informations d’une facture grâce à la reconnaissance visuelle OCR.
Ils proposent également souvent une application mobile pour permettre l'envoi de justificatifs de frais par téléphone. Celle-ci permet aux collaborateurs ou aux managers de se connecter à l’outil de n’importe où, de façon flexible.
Les solutions payantes proposent également un archivage dématérialisé des justificatifs pour leur conserver toute leur valeur légale.
Enfin, ils peuvent proposer des options intéressantes pour faciliter le travail du service comptabilité ou de la paie. Une solution payante est ainsi capable de réaliser la conversion automatique des devises ou de prendre en compte les taux de change. Ce type d’outil possède en principe une connexion bancaire pour automatiser les virements des remboursements de notes de frais.
Comment choisir son logiciel de notes de frais gratuit ?
Même pour les outils de gestion des dépenses professionnelles, le choix de l’outil est crucial. L’entreprise ne dédie pas un budget au projet. L’enjeu peut donc sembler moins essentiel. Pourtant, implémenter un logiciel gratuit peut faire perdre beaucoup de temps à tous les acteurs de la société, si la sélection n’est pas réfléchie avec soin.
Définir vos besoins pour bien choisir
Pour bien choisir votre outil de gestion des notes de frais gratuit, vous devez d’abord définir vos besoins. Voici quelques questions vous permettant de faire un rapide état des lieux.
- Quels services sont concernés ?
- Quel est le volume actuel de notes de frais traité ?
- Quelle est votre procédure de traitement des dépenses professionnelles actuelles ?
- Avec quels outils internes doit communiquer votre future solution ?
- Qui utilisera le logiciel gratuit ?
Comparatif des solutions disponibles
Ensuite, il est intéressant d’effectuer un comparatif des différentes solutions disponibles. De cette manière, vous pourrez prendre connaissance des fonctionnalités proposées. Vous pourrez ensuite les rapprocher de vos besoins. La solution la plus pertinente est celle proposant les options les plus proches de votre organisation.
Consulter les avis et les recommandations
Pour faire le bon choix, il est recommandé de regarder les avis et les recommandations. Il existe plusieurs sites réalisant une comparaison entre plusieurs outils. Vous pouvez aussi vous rendre directement sur le site web de l’éditeur de la solution pour y consulter les avis des clients ou les retours d’expérience publiés. Le bouche-à-oreille est aussi une solution efficace pour se faire une idée sur la qualité d’un logiciel de notes de frais gratuits. Bien sûr, pour trouver des recommandations fiables, mieux vaut recouper plusieurs avis.
Tester l'outil avant de se décider
Avant de jeter votre dévolu sur un outil, il est souvent possible de le tester ou d’obtenir une démonstration. Vous pourrez ainsi évaluer la qualité du design ou la facilité de prise en main.
Prendre en compte les modalités de la gratuité
Pour faire votre sélection, il est important de regarder les modalités de la gratuité. En effet, certains éditeurs proposent des versions non payantes pendant quelques mois. Pour d’autres, l’outil gratuit est disponible uniquement pour les petites structures. Si votre entreprise évolue rapidement, vous pourriez être contraint de passer à une solution payante.
Sécurité et protection des données
Enfin, il est primordial de se renseigner sur les garanties de sécurité offertes par le logiciel gratuit. En effet, il traite des données personnelles de vos collaborateurs ou des informations stratégiques de votre entreprise. L’éditeur doit vous apporter des assurances sur le risque de piratage, le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données), la résolution des bugs ou sur la mise à jour régulière de la solution.
Quelle alternative aux logiciels de gestion des notes de frais gratuits ?
Vous cherchez une solution premium de gestion des notes de frais ? Votre organisation nécessite des fonctionnalités spécifiques ou des paramétrages précis ? Utiliser un logiciel de notes de frais payant est sans doute nécessaire.
Un outil payant vous apporte des garanties d’efficacité et de fiabilité plus importante. C’est le cas, par exemple, de la solution de gestion des notes de frais d’Eurécia.
Avec cet outil, vous divisez par deux le temps passé à gérer les notes de frais. Eurécia offre des fonctionnalités de haute qualité pour votre entreprise :
- Votre politique des notes de frais est intégrée à l’outil dans ses moindres détails.
- Les demandes de remboursement sont complétées automatiquement grâce à un système de reconnaissance intelligent des caractères des justificatifs.
- Les dépenses validées sont exportées automatiquement vers votre logiciel de comptabilité pour éviter les doubles saisies et les erreurs humaines allant avec.
- Des reportings précis sont créés pour vous permettre d’évaluer les notes de frais. Vous pouvez prendre des décisions éclairées pour améliorer leur gestion ou limiter les dépenses professionnelles.
- Le nombre de titres-restaurants est calculé automatiquement en fonction des repas d’affaires réalisés ou des congés pris.
- Les justificatifs sont numérisés dans un fichier ayant valeur probante. Fini l’archivage papier des tickets de caisse !
- L’application myEurécia fluidifie le process de demande et de validation des remboursements de demande professionnelle.
- L’outil d’Eurécia prend en compte les évolutions des taux de change et du barème kilométrique légal de l’URSSAF.
- Le logiciel offre la possibilité d’automatiser les virements de remboursement, via une interconnexion avec la banque de l’entreprise.
- Grâce à son API, le logiciel de notes de frais d’Eurécia se connecte à la majorité des systèmes d’information existants.
bon à savoir : essayez gratuitement la solution de notes de frais d'Eurécia
Eurécia vous propose de réaliser une démonstration personnalisée de son outil de gestion des notes de frais. Un expert de l’éditeur vous accompagne pendant tout le test pour répondre à vos questions en direct. Vous bénéficiez d’un vrai contact humain pour appréhender plus efficacement les qualités de la solution.
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Quels sont les logiciels de paie gratuits ?
Voici les différentes solutions gratuites de gestion des notes de frais à votre disposition.
Zoho Expense
Zoho Expense est une solution d’un éditeur spécialisé dans la gestion des dépenses. La version gratuite est accessible aux petites entreprises. Trois utilisateurs au maximum peuvent utiliser l’outil non payant. Le logiciel gratuit dispose de cinq GB d’espace de stockage des justificatifs. Il permet le scan de 20 justificatifs par mois. Zoho Expense en version gratuite possède une API pour lui permettre de se connecter à certains écosystèmes informatiques, comme Xero ou QuickBooks Online.
La solution gratuite proposée par Zoho est une des plus complètes. Elle est toutefois uniquement disponible en anglais. Il est donc indispensable de s’en servir au sein d’équipes bilingues.
Jenji Solo
Jenji Solo est une solution gratuite de gestion des notes de frais dédiée aux indépendants. Elle permet de gagner du temps sur le calcul des dépenses professionnelles ou des indemnités kilométriques.
Il est possible d’accéder à la plateforme de Jenji Solo depuis une interface web ou une application mobile. L’éditeur fournit un stockage illimité des justificatifs.
La version gratuite reprend la plupart des fonctionnalités de la version payante. Il n’est toutefois pas possible de créer des rapports d’analyses des dépenses. L’interconnexion avec un logiciel de paie ou l’automatisation des virements SEPA ne sont pas non plus disponibles.
L’atout principal de Jenji Solo réside dans sa facilité d’utilisation. Il suffit de se connecter à la plateforme en ligne pour commencer à se servir de l’outil.
Blubil
Blubil est un logiciel de notes de frais en anglais. Il possède une version gratuite accessible pendant deux semaines aux entreprises. Les utilisateurs souhaitant en faire un usage personnel y ont accès de manière illimitée.
L’outil possède une interface simple. Son design est basique, mais les codes couleurs utilisés facilitent une prise en main rapide.
Il est intéressant de pouvoir conserver les traces de ses dépenses sur le long terme pour budgéter ses futurs projets. Le logiciel de notes de frais gratuit Blubil possède un système d’alerte pour éviter les oublis de validation d’une demande de notes de frais. Il permet d’éviter les retards dans les remboursements des dépenses professionnelles.
Excel et la suite Office
Le tableur Excel a toute sa place dans la liste des logiciels permettant de gérer gratuitement les notes de frais. En effet, il permet de suivre les dépenses professionnelles et leur remboursement simplement. Word est aussi utile pour rédiger des modèles d'attestation. Vous pouvez trouver des modèles de tableurs dédiés à la gestion des notes de frais sur le web, ainsi que des templates pour générer facilement vos notes de frais. Pour vous faciliter la tâche, quelques modèles personnalisables sont disponibles en téléchargement gratuit ci-dessous :
Il s’agit d’une solution particulièrement simple pour les entreprises. Toutefois, elle peut présenter des limites rapidement atteignables. En effet, il peut être complexe de suivre les versions du fichier ou d’interconnecter le fichier avec vos autres outils informatiques.
🥉Les trois points clés à retenir
- Un logiciel de notes de frais gratuit permet de gagner du temps en automatisant votre procédure de demande ou de validation des remboursements de dépenses professionnelles.
- Ce type d’outil possède des limites pour les entreprises en croissance ou les structures complexes.
- Si vous cherchez des fonctionnalités plus avancées, il est nécessaire de se tourner vers un logiciel de gestion de notes de frais payant, comme Eurécia.
