Mis à jour le 08/10/2024
La validation des notes de frais… Voilà la hantise de bon nombre de managers, effrayés et rebutés par toute cette paperasserie. La digitalisation des notes de frais permet de passer au format numérique, évitant les justificatifs égarés. Mais, il est désormais possible d’aller plus loin, en mettant en place des systèmes d’automatisation de note de frais. Finis les erreurs de remboursement et les multiples allers-retours ! Découvrez les rouages de ce processus.
Des solutions complètes pour mettre à profit la digitalisation des notes de frais
À l’ère du numérique, les solutions innovantes fleurissent dans les entreprises, afin de réduire les erreurs et de gagner en productivité. La digitalisation des notes de frais permet de réduire les délais de traitement, tout en sécurisant ce process. Pour être encore plus efficace, il est maintenant possible d’opter pour des logiciels complets, prenant en charge les notes de frais de façon automatique. Ils autorisent une grande fluidité dans la gestion des remboursements, en lien avec une politique globale de l’entreprise.
Eviter les erreurs de saisie
Grâce à la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais, les salariés transmettent directement leurs dépenses et les justificatifs associés sur une plateforme unique. Le logiciel associe les données et les justificatifs, tout en détectant les erreurs. Vous n’aurez plus besoin de passer des heures à retrouver manuellement les fautes de calculs sur une note de frais fausse !
Gérer plus efficacement les notes de frais pour les entreprises multi-sites
Pour les grandes sociétés ou les entreprises dotées de plusieurs locaux, la gestion des notes de frais peut vite devenir un problème de taille. Il peut en effet exister de grandes disparités dans le calcul de celles-ci, selon les managers et les sites.
Les logiciels de gestion de notes de frais permettront la standardisation des procédures. En harmonisant le processus, le service comptabilité gagne en efficacité tout en réduisant le délai de remboursement des frais professionnels. Pour cela, il suffit de définir une politique de remboursement uniforme pour l’appliquer à tous au sein de l’entreprise.
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Gagner en productivité pour les collaborateurs
Les erreurs sur les notes de frais sont chronophages pour les salariés concernés. Si une erreur est constatée, il faut la rependre. A terme cela peut devenir un frein à la productivité…
En automatisant le traitement de leur dépenses professionnels, les salariés gagnent un temps précieux. Ils déclarent leurs frais en ligne et apportent numériquement les justificatifs. Ensuite, les calculs se font automatiquement, évitant alors les erreurs et les allers-retours pour permettre aux collaborateurs de se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.
Réduire les coûts
Enfin, les erreurs dans le calcul des notes de frais peuvent vite représenter un montant important pour une entreprise. Mais grâce à l’automatisation, le logiciel identifie les incohérences possibles entre les données saisies par le collaborateur et ses justificatifs.
Cet outil calcule par exemple les frais kilométriques, en cohérence avec les informations paramétrées. Il permet aussi d’éviter les erreurs de conversions. Certains salariés de votre entreprise sont régulièrement en déplacement dans des pays divers ? Pas facile de convertir au plus juste un montant en roupie indienne, en réal brésilien, en dinar tunisien ou en dollar… Grâce à un outil de gestion des notes de frais, ces calculs sont complètement automatisés.
La digitalisation des notes de frais en passant par des logiciels gratuits permet déjà de réduire les erreurs administratives et les pertes de documents, mais avec l’automatisation des calculs, votre entreprise passe un nouveau cap. Dites adieu aux erreurs de remboursement et aux allers-retours pour corriger les notes de frais. Cette automatisation représente un réel avantage, pour les salariés, les managers, mais aussi le service comptabilité.
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