La gestion des notes de frais du dirigeant

Parmi tous les acteurs de l’entreprise, le dirigeant est souvent celui réalisant le plus de notes de frais. En effet, il est le premier à représenter l’entreprise auprès des tiers, partenaires ou clients. Toutefois, les règles de remboursement des notes de frais d’un dirigeant non salarié ou des notes de frais d’un gérant ne sont pas les mêmes. Voici tout ce que vous devez savoir sur la comptabilisation des notes de frais du dirigeant.

Sommaire

Un dirigeant d'entreprise peut-il se faire rembourser des notes de frais ?

Le dirigeant d’entreprise a le droit au remboursement de ses notes de frais s’il a engagé la dépense sur ses deniers personnels. Comme les salariés, il doit toutefois réaliser une note de frais. Il s’agit en effet d’une pièce comptable indispensable à la bonne tenue des comptes de l’entreprise. 

Le dirigeant doit obligatoirement joindre les justificatifs nécessaires à sa note de frais. C’est une condition incontournable pour la validité de la note de frais. 

Voici quelques exemples de notes de frais pouvant être réalisées par un dirigeant :
 

• Les frais de repas : le dirigeant peut être amené à prendre un repas lors d’un déplacement. Il peut aussi inviter des clients ou des fournisseurs au restaurant pour un repas d’affaires. Ces dépenses pourront lui être remboursées. Il est nécessaire de joindre un reçu précisant le nombre de convives au repas d’affaires. 
• Les frais de déplacement : le dirigeant peut se voir rembourser par son entreprise, les frais kilométriques, les factures de péage ou de parking. Il peut également obtenir le remboursement d’un billet d’avion ou de train.

 

bon à savoir : la validité d'une note de frais

Pour être valide, une note de frais effectuée par un dirigeant doit respecter plusieurs critères. 
•    Être réalisée dans l’intérêt de l’entreprise.
•    Être proportionnée. 
•    Être justifiée. 

Un dirigeant non salarié peut-il se faire rembourser des notes de frais ?

Le dirigeant d’une entreprise peut choisir entre plusieurs statuts. 
 

• Non-salarié.
• Salarié. 

Le dirigeant salarié se voit appliquer des règles identiques à celles de tous les autres salariés. Il peut obtenir le remboursement de ses notes de frais. En contrepartie, il doit obéir à la politique interne mise en place.

Le dirigeant non-salarié peut, lui aussi, obtenir le remboursement de ses notes de frais. Toutefois, c’est possible uniquement si les frais professionnels sont évalués à leur valeur réelle. Le remboursement forfaitaire n’est pas éligible aux dirigeants non-salariés. Il existe une exception. L’indemnisation forfaitaire des frais de déplacement effectués avec la voiture personnelle du dirigeant peut se faire grâce au barème d’indemnités kilométriques de l’administration fiscale. 

Ces règles s’appliquent aussi pour : 

• les dirigeants de sociétés anonymes (SA) ; 
• les dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS) ; 
• les gérants minoritaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL).
   

Vous souhaitez simplifier le traitement des notes de frais au sein de votre entreprise ?
Découvrez notre modèle Excel de notes de frais.

Je télécharge le modèle de note de frais

Remboursement des notes de frais pour les auto-entrepreneur et micro-entrepreneur

Les notes de frais des micro-entrepreneurs obéissent à des règles particulières. En effet, les autoentrepreneurs bénéficient d’un régime fiscal simplifié.
 

• Ils déclarent la totalité de leur chiffre d’affaires sans retrancher leurs charges professionnelles. 
• Ils ne sont pas obligés de distinguer leur compte personnel et leur compte professionnel. 

L’objectif est de leur simplifier leur gestion comptable. Du fait de cette particularité, les micro-entrepreneurs ne peuvent pas obtenir le remboursement de leurs notes de frais. 

Ils disposent de deux solutions pour limiter les dépenses de note de frais : 
 

• Directement facturer à leurs clients leurs frais de déplacement ou de repas. 
• Passer par la réalisation de frais de débours. L’opération consiste à réaliser un achat pour son client au nom et pour son compte. La facture est établie au nom du client de l’autoentrepreneur. Ce dernier peut récupérer la TVA et le micro-entrepreneur n’avance pas les frais.

Remboursement des notes de frais pour les micro-entreprises

Les micro-entrepreneurs ne facturent pas la TVA. C’est un avantage important pour faciliter la gestion de son entreprise. Cette possibilité s’applique si le chiffre d’affaires de l’entreprise individuelle reste sous des seuils de chiffre d’affaires. 

• 91 900 € pour la vente de marchandises. 
• 36 800 € pour les prestations de service. 

Nous l’avons vu plus haut, le micro-entrepreneur ne déduit pas ses charges de son résultat imposable. L’administration fiscale lui applique un abattement forfaitaire automatique censé prendre en compte ses charges d’exploitation. 

• 71 % pour l’activité de vente. 
• 50 % pour l’activité de prestation de services des bénéfices industriels et commerciaux. 
• 34 % pour l’activité de prestation de services des bénéfices non commerciaux. 

 

bon à savoir : les notes de frais individuelles

Les dirigeants d’EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) peuvent réaliser des notes de frais et se les faire rembourser par leur entreprise. Leurs dépenses seront déduites du résultat de leur société.

Comment est comptabilisée une note de frais dirigeant ?

La saisie de la note de frais du dirigeant peut être réalisée sur deux comptes. 

• Le compte 108 « Compte de l’exploitant ». 
• Le compte 4551 « Compte courant d’associé ». 

Pour comptabiliser la note de frais du dirigeant, il est nécessaire de la rentrer dans le journal des achats. Ensuite, il faut débiter les comptes de charges correspondants, puis débiter le compte TVA si c’est nécessaire. Enfin, si un remboursement doit avoir lieu, il faut créditer le compte du dirigeant. 

 

Transformez le stress des notes de frais en simplicifité numérique.
Prêt pour le changement ? 

Je découvre le logiciel notes de frais