Vos collaborateurs effectuent des “grands déplacements” dans le cadre de leurs missions professionnelles ? Vous devez donc mettre en place une indemnité spécifique.
Qu’est-ce qu’une indemnité de grand déplacement ? Quelles sont les conditions d’un grand déplacement ? Comment calculer cette indemnité ? Comment se passe la déclaration ?
Vous avez une tonne de questions dans votre tête ! Vous êtes au bon endroit ! Voici un article 100% complet qui vous permettra de tout connaître de l’indemnité grand déplacement
Sommaire
Pour couvrir ses dépenses supplémentaires de nourriture et de logement lors d'un déplacement professionnel, le salarié reçoit une indemnité de grand déplacement. Cette allocation spéciale varie selon la localisation et de la durée du déplacement.
Le remboursement des frais de grand déplacement est assumé par l'employeur. Il peut choisir de défrayer son salarié :
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On parle de grand déplacement lorsque le salarié est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de ses conditions de travail. Cet empêchement résulte de la réunion de deux conditions :
Dans cette configuration, l’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de repas et de logement du salarié empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence.
L'indemnité de grand déplacement couvre les dépenses supplémentaires engagées par le salarié lors de ses déplacements professionnels. Ces frais incluent :
Il est à noter que les montants de ces indemnités peuvent varier en fonction du lieu et de la durée du déplacement.
Si les frais occasionnés par un grand déplacement ne sont pas remboursés au réel, le salarié bénéficie d'un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires : l'indemnité de grand déplacement. Le calcul de cette indemnité se fonde sur les barèmes de l'Urssaf : déplacement en métropole et déplacement en outre-mer.
L'indemnité de grand déplacement compense les dépenses de repas et d'hébergement. Son calcul se base le barème de déplacement en métropole de l'Urssaf. En fonction de la durée du déplacement, les montants subissent un abattement de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 24 mois.
Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités repas :
Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités logement (y compris petit-déjeuner) :
Le forfait hébergement atteint 120 euros par jour pour les salariés reconnus travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.
Les grands déplacements en outre-mer ouvrent droit aux indemnités forfaitaires suivantes :
Une indemnité forfaitaire spécifique est prévue pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française. Le taux est ici égal à :
Le montant des indemnités de grand déplacement en outre-mer subit un abattement de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
Lors d'un grand déplacement en outre-mer, une indemnité logement de 120 euros est allouée au salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.
Un salarié en déplacement professionnel à l’étranger peut bénéficier d'indemnités de déplacement. Leur montant est limité au taux de l’indemnité journalière pour les déplacements temporaires à l’étranger des personnels civils de l'État. L’annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006 en fixe les détails. Le taux de cette indemnité de déplacement à l’étranger est réduit de :
Le montant de l'indemnité est réduit de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
L'indemnité de grand déplacement s'adresse aux personnes suivantes :
Pour bénéficier de l'indemnité de grand déplacement, le salarié doit être empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence :
Les indemnités de grand déplacement sont exonérées d'impôts si elles remplissent de façon cumulative les conditions suivantes :
Les indemnités de grand déplacement comme l'ensemble des indemnités forfaitaires pour frais professionnels sont présumées utilisées conformément à leur objet, dès lors que leur montant n’excède pas la limite fixée par la loi. Dans le cas contraire, le salarié doit justifier que la fraction excédentaire est utilisée conformément à son objet sous peine d'être considérée comme un complément de salaire imposable.
Pour calculer l'indemnité de grand déplacement, on se base sur le barème Urssaf. Ce barème se distingue en deux types : celui pour les déplacements en métropole et celui pour les déplacements en outre-mer.
Il faut aussi prendre en compte la durée du déplacement. En effet, les montants subissent un abattement de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 24 mois.
Pour les déplacements en métropole, les montants varient en fonction du département de déplacement. Par exemple, Paris et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne possèdent un barème spécifique.
En ce qui concerne les déplacements en outre-mer, le barème est fixé par jour selon la destination. De plus, une indemnité forfaitaire spécifique est prévue pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française.
Pour rémunérer un salarié en grand déplacement, plusieurs méthodes sont possibles. Il peut s'agir d'un remboursement au réel des frais engagés, d'un remboursement basé sur les indemnités kilométriques ou d'un remboursement forfaitaire selon le barème Urssaf.
L'employeur a donc la liberté de choisir la méthode qui lui convient le mieux selon la situation et les contraintes de l'entreprise.
L'imposition de la prime de grand déplacement dépend principalement du respect de certains plafonds fixés par l'URSSAF. En effet, cette indemnité est soumise à l'impôt sur le revenu si son montant dépasse ces limites.
Cela signifie que si la prime de déplacement, additionnée à l'indemnité de grand déplacement, dépasse les plafonds de l'URSSAF, elle est considérée comme un complément de revenu et donc imposable.
Il convient de noter que l'indemnisation des frais réels est exonérée d'impôt et de cotisations sociales, à condition de respecter les limites en vigueur. Cela couvre principalement deux types de dépenses : les frais de repas journaliers et les frais d'hébergement, y compris le petit-déjeuner.
Par ailleurs, les frais de grand déplacement sont exonérés d'impôt pour les salariés qui appliquent la déduction forfaitaire de 10 %. Pour être non imposables, ces dépenses professionnelles doivent être justifiées.
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