Note de frais kilométrique : Modèle Excel
gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'une note de frais kilométriques ?

La note de frais kilométrique intervient lorsqu’un collaborateur a utilisé son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. L’employé engage alors des dépenses personnelles liées :

• A l'achat de carburant ;
• A l'usure de la voiture ;
• Au paiement d'une assurance ;
• Au paiement des péages, éventuellement ;
• Au paiement d'un parking, le cas échéant.

L’entreprise doit rembourser au collaborateur ces dépenses professionnelles. Les indemnités kilométriques interviennent dans le cadre du remboursement du carburant et de l’usure du véhicule.

Pour obtenir son remboursement, l’employé doit justifier de ses dépenses. Il est donc amené à réaliser une note de frais kilométriques. Il s’agit d’un document décrivant son déplacement professionnel. Il peut y être annexé les justificatifs de paiement. L’employeur contrôle la note de frais pour s’assurer de l’exactitude des informations. Il doit conserver le document, car il a valeur de preuve comptable.

Les organisations mettent souvent en place un circuit de validation de la note de frais kilométriques. Par exemple, le collaborateur remet le document à son manager. Celui-ci le valide puis le remet au service comptable pour une double vérification. Enfin, le responsable des affaires administratives et financières donne son accord pour procéder au virement des indemnités kilométriques vers le compte du salarié.

Le salarié peut utiliser sa voiture, sa moto ou son scooter. L’entreprise a la possibilité d’interdire certains véhicules pour les déplacements professionnels dans son règlement intérieur. C’est parfois le cas pour l’utilisation d’un deux-roues. 

Les indemnités kilométriques sont uniquement dues pour les déplacements professionnels dans l’exercice d’une mission. Les trajets entre le domicile et le travail ne sont pas éligibles à un remboursement.

Présentation de notre modèle de note de frais kilométriques

Facile d'utilisation, ce modèle Excel vous permet de calculer rapidement les frais de déplacement selon :

• La distance parcourue
• La puissance fiscale de la voiture

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Quels sont les éléments présents dans une note de frais kilométrique ?

Vous cherchez à savoir comment faire une note de frais kilométriques ? Voici les différentes informations à y faire figurer.

• Les informations obligatoires.
  • Identité du collaborateur : prénom, nom, matricule, adresse de résidence.
  • Identification de l’entreprise : raison sociale, adresse, établissement de rattachement du salarié.
  • Date du déplacement professionnel.
  • Lieu de départ et d’arrivée du trajet.
  • Kilomètres parcourus.
  • Véhicule utilisé : immatriculation, cylindrée, carte grise, assurance.
  • Motif du déplacement professionnel.
  • Moyen de paiement utilisé.

Il est également nécessaire de préciser le montant des indemnités kilométriques. Toutefois, le calcul n’est pas évident à réaliser. Il peut donc être mis en place différentes solutions pour faciliter le calcul et éviter les erreurs.

• Préciser la méthode de calcul dans le modèle de note de frais kilométriques.
• Insérer un tableur permettant le calcul automatique de l’indemnité.
• Faire insérer le montant des indemnités kilométriques par un comptable au moment de la validation du service comptabilité.
• Les informations non obligatoires, mais importantes.
  • Montant des péages.
  • Montant des parkings.

Ces frais ne sont pas inclus dans l’indemnité kilométrique. Ils doivent toutefois être remboursés par l’entreprise à l’employé. Le collaborateur doit également joindre les reçus liés à son déplacement professionnel. L’entreprise peut demander à obtenir les originaux ou une photographie. Les deux supports ont valeur officielle équivalente. La note de frais doit être datée et signée par le collaborateur. Elle doit ensuite être visée par toutes les personnes en charge de sa validation.

Certaines entreprises requièrent la validation préalable du déplacement professionnel par un manager. Le collaborateur devra alors joindre à sa note de frais kilométriques la validation obtenue. Vous trouverez dans notre modèle gratuit de note de frais kilométriques toutes les mentions nécessaires.

A quoi sert le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique joue un rôle crucial dans le calcul et la justification des notes de frais liées aux déplacements professionnels. Il s'agit d'une grille tarifaire officielle établie par les autorités fiscales, qui détermine les montants remboursables par kilomètre parcouru dans le cadre de trajets professionnels. Ce barème est élaboré en prenant en compte différents facteurs tels que le type de véhicule utilisé, les coûts de carburant, d'entretien, d'assurance et d'amortissement.

L'objectif principal du barème kilométrique est de fournir une méthode standardisée et équitable pour calculer les dépenses engagées lors des déplacements professionnels. En utilisant ce barème, les entreprises peuvent rembourser leurs employés de manière transparente, en prenant en considération les coûts réels associés à l'utilisation du véhicule. De plus, le barème kilométrique est également utilisé à des fins fiscales, car il permet de déduire les dépenses liées aux déplacements professionnels dans le cadre de la déclaration d'impôts.

Il est important de noter que le barème kilométrique peut varier d'une année à l'autre en fonction des fluctuations des coûts liés à l'automobile. Par conséquent, il est essentiel de consulter régulièrement les mises à jour des autorités fiscales pour vous assurer que vos remboursements et vos déductions sont basés sur les taux les plus récents.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités de frais kilométriques se fait selon un barème kilométrique déterminé par l’entreprise. Il existe deux types de barèmes kilométriques.

• Les barèmes conventionnels. Ils sont déterminés par l’entreprise.
• Le barème de l’administration fiscale.

Peu importe le barème utilisé, celui-ci doit prendre en compte :

• Le type de véhicule ;
• La puissance de la voiture ;
• La distance réalisée pendant le déplacement.

Pour les voitures électriques, il est prévu une majoration de 20 % dans le barème de l’administration fiscale.

Le calcul est le suivant : nombre de kilomètres x indice du barème kilométrique.

Voici quelques exemples de calcul de l’indemnité des frais kilométriques. 

Exemple 1

Marie réalise un déplacement professionnel entre Bordeaux et Paris. Elle fait l’aller-retour avec sa voiture personnelle. Cela représente 1 172 kilomètres. Elle possède un véhicule d’une puissance de 4 CV. Son entreprise utilise le barème kilométrique de l’administration fiscale (ici, celui de 2023).

Le calcul est le suivant : 1 172 x 0,606 = 710,23 euros.

Marie touchera une indemnité kilométrique de 710,23 euros.

Exemple 2

Jeanne utilise sa moto pour réaliser un trajet professionnel entre Caen et Deauville. Son deux-roues a une puissance de 5 CV. Aller-retour, son déplacement est de 120 kilomètres. Son entreprise utilise le barème de l’administration fiscale (de 2023 pour l’exemple) pour calculer les indemnités kilométriques de ses employés.

Le calcul est le suivant : 120 x 0,468 = 56,18 euros.

Jeanne se verra remboursée de ses dépenses professionnelles à hauteur de 56,18 euros.

Comment faire une note de frais kilométrique pour des déplacements professionnels ?

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer dans le cadre de son travail, il doit faire des notes de frais kilométriques. C'est le cas quand l'entreprise ne dispose pas de véhicules de fonction ou si aucun véhicule n'est disponible. En contrepartie, l'entreprise verse une indemnité.

L'employeur fixe les règles pour déterminer le nombre de kilomètres. Le salarié peut communiquer les chiffres du compteur kilométrique de son véhicule. Il peut encore regarder sur internet. Le logiciel de note de frais peut parfois intégrer un GPS et faire lui-même le calcul.

Le montant du remboursement des frais kilométriques dépend de deux éléments : du nombre de kilomètres et de la puissance fiscale du véhicule. Le salarié a au préalable fourni la carte grise de sa voiture. La note de frais kilométrique doit comporter plusieurs mentions :

• La date du déplacement.
• Le motif du déplacement.
• La distance parcourue.
• La signature du salarié et de son supérieur hiérarchique.

Un logiciel de note de frais peut intégrer les notes de frais kilométriques. Cela permet à l'employeur de savoir quels collaborateurs ont fait des déplacements professionnels, à quelle fréquence et sur quelle distance.