Avance sur frais professionnels : modèle gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'une avance sur frais ?

Une avance sur frais permet à une entreprise de verser une somme à son collaborateur. Ce dernier utilise le montant pour engager des frais professionnels. 

L’avance de frais présente deux avantages :

• Le salarié n’a pas besoin d’avancer le paiement sur ses deniers personnels ;
• Il est possible de valider la dépense au préalable pour un contrôle.

Généralement, l’avance sur frais est réalisée par un virement sur le compte personnel de l’employé. 

Cette méthode peut intervenir dans de multiples situations : 

• Un salarié part en déplacement. Il doit payer son hébergement et ses frais de repas. L’entreprise lui fournit, avant son départ, une somme lui permettant d’assurer ces dépenses.
• Un employé est chargé d’acheter des fournitures de bureau. La société lui vire la somme nécessaire pour payer le matériel. 

L’avance de frais n’empêche pas le collaborateur d’avoir à justifier les dépenses engagées pour l’entreprise. Il doit remplir une note de frais et fournir les justificatifs de paiement (ticket de caisse ou facture). L’obtention des preuves des dépenses est essentielle en cas de contrôle de l’URSAAF ou de l’administration fiscale.
 

Présentation de notre modèle d'avance sur frais professionnels

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Quels sont les différents types d'avances existantes ?

Il existe deux types d’avance sur frais :

• L’avance de frais ponctuelle : elle intervient lorsqu’un employé doit réaliser une dépense occasionnelle, comme un voyage à l’étranger. Le manager et le salarié déterminent le montant nécessaire pour payer les dépenses professionnelles lors du déplacement. Il peut s’agir de réaliser un budget prévisionnel ou de suivre les recommandations et les plafonds fixés dans la politique interne. Une note de frais devra être réalisée après le voyage à l’étranger. Elle permettra de déterminer la différence entre les sommes réellement dépensées et celles fournies au préalable. C’est la seule solution pour régulariser un trop-perçu de la part de l’entreprise ou du salarié.

• L’avance de frais permanente : elle est utilisée pour les collaborateurs effectuant régulièrement des dépenses professionnelles. Ce peut être le cas des commerciaux ou pour une assistante ayant à régler des frais postaux régulièrement. L’avance de frais permanente est versée périodiquement, tous les mois ou tous les trimestres, par exemple. Elle peut être d’un montant fixe ou varier en fonction des frais prévus.

Quels sont les inconvénients d'une avance sur frais ?

Le recours à l’avance de frais est incontournable, mais peut s’avérer problématique s’il n’est pas bien encadré. 

Le premier inconvénient tient à la détermination du budget à allouer à l’avance. Dans certaines situations, c’est assez simple, par exemple, si le collaborateur effectue le même déplacement régulièrement. Mais, la plupart du temps, le budget prévisionnel sera trop important ou pas assez. Se baser sur la moyenne des dépenses professionnelles des salariés ayant des missions similaires peut aider à réaliser une estimation juste. 

Le second inconvénient réside dans l’impact des avances sur la trésorerie de l’entreprise. Si les avances de frais sont nombreuses, elles peuvent réellement affecter les finances de l’entreprise en immobilisant des sommes pour les avances de frais. 

Enfin, la réalisation des avances de frais demande des démarches administratives chronophages. Il faut :
   

• fixer le budget prévisionnel ;
• valider le virement ;
• obtenir les justificatifs des dépenses ;
• organiser le remboursement du surplus non prévu dans le budget prévisionnel. 

De plus, bien souvent, les salariés sont moins vigilants lorsqu’ils reçoivent une avance de frais. Le service comptabilité a plus de difficultés à obtenir les pièces comptables nécessaires.

Est-il possible de refuser d'avancer des frais professionnels ?

L’avance sur frais n’est pas prévue par la loi. Il s’agit d’une facilité de paiement offerte par l’entreprise à ses collaborateurs. Attention, certaines conventions collectives ou certains accords d’entreprise peuvent prévoir des dispositions à leur sujet. L’entreprise doit s’y tenir. 

Le Code du travail impose le remboursement par l’entreprise des sommes engagées par le salarié pour ses missions professionnelles. Il existe une condition : la dépense doit être justifiée. 

Pour contrôler les dépenses, il est recommandé de mettre en place une politique interne. Elle déterminera :

• les conditions des avances de frais ;
• les plafonds et les types de dépenses autorisées ;
• les délais pour remettre les notes de frais ;
• les justificatifs obligatoires. 

Lorsque la dépense n’entre pas dans les dispositions de la politique interne, l’entreprise peut refuser une avance de frais. Elle peut aussi refuser le remboursement des dépenses engagées quand le salarié ne respecte pas les conditions des notes de frais.
 

Quelle est la solution alternative ?

Afin d’éviter les inconvénients des avances de frais, il est possible de recourir à des solutions alternatives. Grâce à elles, le salarié n’a pas à engager les dépenses sur son compte personnel : 

• Limiter les dépenses professionnelles : l’employeur peut mettre en place des actions dans le but de diminuer les déplacements. Il peut, notamment, imposer la visioconférence lorsque c’est envisageable. Il peut aussi recommander l’utilisation du train ou du covoiturage.
• Utiliser une carte bancaire d’entreprise : les salariés réalisant régulièrement des dépenses professionnelles peuvent se voir remettre une carte professionnelle servant à réaliser les achats liés à leurs missions. Par exemple, une assistance juridique peut disposer d’une carte bancaire permettant de régler les formalités aux greffes sur Internet ou pour acheter des Kbis. Les salariés doivent réaliser des notes de frais des dépenses engagées via leur carte.
• Utiliser une carte prépayée : afin d’éviter les virements vers le compte personnel de l’employé, il est possible de lui remettre une carte prépayée du montant estimé pour son déplacement. 

Comment faire une avance sur frais ?

Après avoir budgétisé le montant nécessaire de l’avance, il faut impérativement faire valider le montant par son manager et/ou le service financier. La demande doit fournir plusieurs informations :

• le nom du salarié ;
• le type de dépense ;
• la date prévisionnelle de la dépense ;
• le montant ;
• la signature du collaborateur.

Vous souhaitez établir une procédure pour contrôler de manière fiable les avances de frais ? La méthode la plus efficace est de proposer un formulaire de demande d’avance de frais homogène pour tous les salariés.

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