Les erreurs sur les bulletins de paie sont hélas chose fréquente, et bien souvent involontaires.
Quelles sont les plus fréquentes ? Quels sont les risques et que dit la loi ? Cet article vous donne donc quelques pistes pour diminuer le risque d'erreur lors de l'élaboration des bulletins de paie des employés de votre entreprise.
Quelles sont les erreurs les plus habituelles ?
Ce sont les sondages réalisés directement auprès des employés qui permettent de lister les erreurs RH dans la réalisation des bulletins de paie. Voici les plus fréquentes :
- Non-application de la convention collective
- Nombre d'heures travaillées inexact (en faveur ou non de l'employé), particulièrement pour les heures supplémentaires
- Mauvais calcul des congés payés
- Non-prise en compte des arrêts de travail
- Erreurs sur le montant des cotisations
- Oubli de la prise en compte de l'ancienneté et de son évolution dans le calcul du salaire
- Non-prise en compte des notes de frais
- Erreurs administratives
- Problèmes de calcul des cotisations sociales
- Erreurs sur le temps de travail
- Mauvais calcul des indemnités
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L'étude « Workforce View in Europe 2019 » menée par ADP révèle que 14 % des salariés ne vérifient pas leur fiche de paie, et 10 % affirment ne pas la comprendre entièrement. Ce problème est particulièrement présent chez les 16-34 ans, dont 34 % déclarent qu'ils ne remarqueraient pas s'ils n'étaient pas rémunérés correctement.
Quels sont les risques pour l'entreprise ?
Le risque principal est économique : l'entreprise peut ne pas s'apercevoir d'un trop-perçu par l'employé.
Mais même en l'absence de trop perçu, le risque économique existe. Contrôle par l'Urssaf, saisine des prud’hommes... En cas de négligences, un redressement judiciaire peut être prononcé.
Au-delà de ces risques purement économiques, l'image de l'entreprise peut être ternie en cas d'erreurs, surtout si elles sont récurrentes. Une perte de confiance importante des collaborateurs peut résulter d’une telle situation, même si les erreurs dans les bulletins de paie sont favorables à l'employé. Cela peut semer une atmosphère de doute, une perte de confiance et entraine une vigilance accrue des salariés, au détriment de la performance collective.
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Erreur de paie en faveur du salarié : que faire ?
Une erreur sur un bulletin de salaire en faveur du salarié peut avoir plusieurs implications, selon la nature de l’erreur et la durée écoulée avant sa détection.
L’employeur peut-il récupérer le trop-perçu ?
Oui, l'employeur a le droit de réclamer le remboursement des sommes versées en trop, sauf si le salarié peut prouver qu'il les a reçues de bonne foi et qu'il les a dépensées de manière irréversible. Par exemple, dans un arrêt du 24 septembre 2014, la Cour de cassation a confirmé que l'employeur pouvait demander le remboursement des salaires versés en trop lorsque le salarié ne pouvait justifier d'une prolongation du préavis. Par ailleurs, un autre arrêt de la Cour de cassation du 11 septembre 2019 a jugé que le refus de rembourser un trop-perçu de salaire constituait une faute grave, justifiant le licenciement du salarié.
Quelle est la procédure à suivre ?
- L’employeur doit informer le salarié de l’erreur et du montant du trop-perçu.
- Le remboursement peut être demandé en une seule fois ou par retenues successives sur salaire (dans la limite de 10 % du salaire net par mois).
- Si le salarié refuse de rembourser, l’employeur peut saisir le conseil de prud’hommes.
Quelle est la prescription légale ?
L’employeur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer le trop-perçu (article L3245-1 du Code du travail).
Et si l’erreur concerne un élément du contrat ?
Si l’erreur concerne un élément contractuel (ex. : une prime attribuée par erreur mais indiquée plusieurs fois sur le bulletin), l’employeur ne peut pas la supprimer sans l’accord du salarié.
Que dit la loi en 2025 ?
La loi impose depuis 2018 un bulletin de paie simplifié, afin de faciliter la lecture et le contrôle des salariés vis-à-vis de leur fiche de paie. Une amende de plusieurs centaines d'euros pour l'entreprise peut être délivrée en cas de non-respect.
En cas d'erreur constatée par un salarié sur son bulletin de paie, il peut saisir le conseil de prud'hommes. Avec toutes les conséquences sociales et économiques que cela implique pour l'entreprise... Le paiement des sommes dues ainsi que des pénalités de retard peuvent alors être demandées à l'employeur. Et une perte de confiance massive des collaborateurs peut voir le jour.
La loi protège également l'employeur. En cas de trop-perçu, il est en droit de récupérer les sommes durant trois ans, notamment par des retenues de salaire. Le remboursement doit être effectué aussi si l'employé quitte l'entreprise et un recours judiciaire est également possible si nécessaire.
Comment éviter les erreurs ?
- Automatiser la tâche avec un logiciel de paie
De nombreux logiciels de préparation de la paie existent. Ils ont l'avantage :
- de centraliser avec une solution de GED toutes les informations nécessaires pour la préparation de bulletins de paie conformes à la législation et aux conventions appliquées dans l'entreprise
- de collecter tous les éléments variables de paie (primes, congés, heures supplémentaires, repos compensateur, titres-restaurant...)
- de disposer de procédures de contrôle ciblées sur les erreurs les plus fréquentes
2. Former régulièrement les équipes RH
3. Mettre en place un processus de vérification interne
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Team Eurécia
Contributeurs timides, les billets signés de la rédaction sont tous écrits avec passion !
