5 logiciels de planning du personnel gratuits et notre solution alternative

L’organisation est à la base de l’efficacité et de la rentabilité de l’entreprise. Avoir un fonctionnement transparent donne l’opportunité aux équipes d’exprimer leur productivité comme leur créativité.

La planification des temps d’activité des collaborateurs est indispensable, mais chronophage. Pour faciliter la tâche de vos managers, il existe aujourd’hui des logiciels de planning.

Ces outils performants libèrent du temps en automatisant ou simplifiant les tâches redondantes.

Vous n’avez pas prévu de budget pour ce type d’outil ? Il existe des solutions de planning gratuites. Découvrez vite ces solutions !

Quels sont les avantages d'un logiciel de planning gratuit ?

Les logiciels de planning gratuits vous permettent de réduire les coûts. Il n’est pas nécessaire de budgéter la dépense avant de pouvoir l’utiliser. Simple et rapide, il peut être installé en quelques clics, sans nécessiter l’intervention du service informatique de l’entreprise.

Ce type de système de planning peut être intéressant à envisager si vous débutez votre activité. Les entreprises disposant d’une expérience importante peuvent aussi y trouver leur compte si elles souhaitent réduire leurs coûts ou consacrer leurs ressources à d’autres postes d’investissement.

Les outils de planning gratuit donnent accès à des fonctionnalités essentielles, comme la création de tâches, le paramétrage d’alertes, la notification des changements ou la présentation des plannings sous forme de calendrier. Aucun service superflu n’est présent pour faciliter l’utilisation du logiciel et sa prise en main par un nouveau collaborateur.

En utilisant un planning digital gratuit, vous optez pour un outil particulièrement flexible. Vous pouvez tester plusieurs solutions sans contrainte budgétaire. Là où les logiciels de planning payants peuvent s’essayer quelques jours, vous pouvez tester le système gratuit sur le long terme pour vérifier s’il s’adapte bien à votre organisation. Il est facile de changer puisque vous n’êtes pas engagé.

Quelles sont les limites d'un logiciel planning gratuit ?

Fonctionnalités limitées

La version gratuite d’une solution de planning contient des fonctionnalités plus limitées comparées aux versions payantes. Si votre organisation possède des spécificités (des astreintes, par exemple), le planning gratuit manquera de fonctionnalités.

Absence de support technique

En choisissant un logiciel de planning gratuit, vous ne disposez pas d’un support technique de la part de l’éditeur. Si elles existent, les prestations sont limitées. Si vous perdez des données, par exemple, il sera difficile de les retrouver.

Sécurité des données

La sécurité des logiciels gratuits de planning n’est pas garantie par les créateurs des solutions. Votre utilisation de l’outil se fait sous votre responsabilité seule. Vous devez vous poser la question de la sauvegarde des données avant de mettre en place un logiciel gratuit dans votre entreprise. Votre service informatique doit être impliqué dans l’installation de l’outil pour vous conseiller la meilleure solution technique.

Publicité et perte de lisibilité

Une solution gratuite présente certains défauts, comme l’apparition de publicités lors de son utilisation.
Des encarts publicitaires peuvent être insérés dans votre tableau de bord ou en en-tête des plannings. L’interface peut perdre en lisibilité. Vous n’avez pas de contrôle sur les messages commerciaux, sur leur pertinence ou leur éthique.

Migration des données

La flexibilité est un des atouts essentiels des logiciels de plannings gratuits. Vous pouvez changer de solution à tout moment. Néanmoins, la migration de vos données d’une application à l’autre peut s’avérer complexe. L’éditeur n’interviendra pas forcément pour vous aider sur ce point. Vous risquez de ne pas pouvoir obtenir les données utilisées dans le logiciel pour les migrer vers un autre outil de planning.

Absence de maintenance et de mise à jour

Ce dernier n’est d’ailleurs pas non plus engagé sur les mises à jour de son logiciel gratuit ou sur sa maintenance. La solution ne dispose pas forcément des mises à jour de sécurité nécessaires. Si vous rencontrez un bug de l’application gratuite de planning, il est possible que vous n’obteniez pas de maintenance.

Pour éviter les soucis d’utilisation d’un logiciel de planning gratuit, pensez toujours à lire ses conditions d’utilisation avant de le télécharger. Vous aurez ainsi un aperçu des engagements de l’éditeur.

Utilisation des données utilisateurs

Il est également essentiel de se renseigner sur l’utilisation faite de vos données utilisateur. Un prestataire peut mettre à disposition une solution gratuite pour pouvoir ensuite exploiter les informations recueillies à des fins commerciales.

Quelle alternative aux logiciels de planning gratuits ?

Les logiciels de planning gratuits sont intéressants pour les petites équipes ou pour débuter son activité tout en préservant son budget. Au fil de la croissance de votre structure, ils peuvent s’avérer limités. Avant de freiner votre évolution, il est temps de passer à des solutions de plannings plus performantes.

Les systèmes de planning payants possèdent des fonctionnalités avancées, comme le contrôle des contraintes du droit du travail ou la planification de plusieurs établissements. Ils constituent des leviers cruciaux pour optimiser votre organisation.

La solution de gestion de planning Eurécia. L’éditeur de logiciels RH possède une expertise de plus de 18 années.

Son planning permet de planifier en un clic et sans erreur, les journées de tous les salariés. Le manager peut synchroniser les missions, les congés ou les jours fériés de chacun de ses collaborateurs pour organiser les missions de l’équipe avec précision. Des alertes se déclenchent automatiquement si les règles ou contraintes du droit du travail sont dépassées. Le manager peut communiquer facilement sur les temps de travail avec les membres de son service.

L’outil de planning Eurécia, c’est :

• Une équipe d’assistance dédiée à l’écoute des entreprises et de leurs besoins.
• Une mise à jour constante de la solution pour s’adapter à l’évolution des modes de travail (télétravail, par exemple).
• Des données sécurisées et stockées en France.
• Un tarif juste et transparent pour répondre aux besoins de tous les types d’entreprises.

Quels sont les logiciels de planning gratuit ?

Vous trouverez de nombreux logiciels de plannings gratuits en ligne. Quels critères utilisés pour bien choisir ? Voici les 5 principaux outils de planning gratuit à tester.

Calendy

Calendly propose une plateforme en ligne pour automatiser les plannings des salariés. Son objectif est de faciliter la collaboration au sein des équipes. Grâce à cette application gratuite, vous pouvez :

• Organiser des réunions automatiquement, selon les critères paramétrés à l’avance (limite de réunion, période tampon…).
• Proposer des liens de planification.
• Utiliser le logiciel de visioconférence de votre préférence.
• Créer des notifications ou des rappels personnalisés.

Calendly est disponible en version gratuite pour l’organisation d’un seul type d’évènement. Si vous devez créer plusieurs catégories de tâches, il sera nécessaire de souscrire une version payante à partir de 10 € par utilisateur et par mois.

La version payante permet également d’augmenter le nombre de calendriers connectés ou d’intégrer un vaste panel d’applications (MailChimp, Hubspot, Stripe, Paypal, etc.).

Google Workspace

 Google propose aux entreprises des outils de productivité. Son application Google Agenda est disponible en version gratuite. Elle permet de :

• Partager des agendas.
• Créer des pages de prises de rendez-vous automatique.
• Paramétrer des salles de conférences à distance.
• Échanger par messagerie instantanée.
• Tableau de bord applicatif pour connaitre en un coup d’œil le programme de la journée.
• Créer des listes de tâches.

La version gratuite autorise l’utilisation personnelle de Google Agenda. Si vous avez besoin d’une solution collaborative, il sera nécessaire de souscrire un abonnement. Le forfait Business Starter est à 5,75 € par mois et par utilisateur.

Il donne accès à 30 Go d’espace de stockage commun par utilisateur et la possibilité d’organiser des visioconférences professionnelles.

Clockify

Clockify est une des solutions de planning gratuit pour entreprise les plus connues. Elle permet de planifier des périodes de travail et de tracer les temps de travail dédiés à une mission spécifique. Elle offre ensuite la possibilité de comparer les deux données pour optimiser la gestion de projet. En connectant l’outil à Google Calendar, il est possible de planifier des réunions à distance. Clockify vous aide à créer rapidement des calendriers d’équipe. Les managers peuvent obtenir des rapports d’activités ou des taux horaires depuis leur tableau de bord.

La version gratuite permet de créer un planning personnel. Si vous souhaitez obtenir des fonctionnalités collaboratives, il est nécessaire de souscrire une des versions payantes, à partir de 3,99 $ par mois avec un engagement d’un an.

Findmyshift

Findmyshift offre un outil de planification du personnel. Les managers disposent de la possibilité d’attribuer les missions de manière personnalisée. Afin de faciliter la gestion des plannings, l’application gratuite comprend les fonctionnalités suivantes :

• Messages et notifications push.
• Visibilité du planning sur le calendrier (calendrier Outlook, par exemple).
• Organisation des quarts de travail par glisser-déposer.
• Possibilité de demander des annulations ou des échanges de quarts de travail.

Findmyshift propose une tarification innovante. La solution est totalement gratuite pour les équipes de moins de cinq personnes. Toutes les fonctionnalités sont présentes dans leur version complète. La version payante s’adresse aux équipes de six personnes ou plus. Elle est accessible à parti de 22 € par mois et par équipe.

Monday.com

Monday.com propose une façon innovante d’organiser et planifier les temps de travail. Ses plannings se présentent sous forme de tableaux. Il est possible d’y inclure, les périodes de travail, les travaux réalisés, les contacts à conserver, etc. Pour s’adapter à toutes les activités, il existe plus de 200 modèles à utiliser pour s’organiser rapidement.

Les tableaux de planning sont accessibles à tout moment depuis une application mobile.

La version gratuite permet d’organiser le travail de deux collaborateurs. Pour les équipes plus nombreuses, il faut compter 9 € par mois et par utilisateur, dans la version basique.

Au-delà d’un nombre plus important d’utilisateurs, les versions payantes offrent aussi :

• Un espace de stockage de fichiers.
• L’automatisation de certaines planifications.
• Un accès aux plannings par des invités (un prestataire, par exemple).
   

🥉Les trois points clés à retenir

• Un logiciel de planning gratuit est une solution rapide et facile pour organiser son activité.
• Cette solution gratuite a pour atout principal (au-delà de son – très – faible coût) sa flexibilité. Vous l’installez et l’utilisez seul. Si elle s’avère trop restreinte, vous pouvez en changer facilement.
• Avec l’évolution de votre activité, un logiciel de planning payant aux fonctionnalités avancées peut s’avérer indispensable.