Tout savoir sur le planning de travail

Les différents types de planning

Suivant son utilisation, un planning peut prendre diverses formes. Il est possible de l’utiliser pour la gestion des équipes, des activités ou des projets.

Le planning de gestion des équipes

Le planning de gestion des équipes regroupe les emplois du temps de plusieurs salariés. Il centralise les données afin de donner une vision globale aux managers ou aux collègues.

L’outil aide à évaluer les objectifs. Le planning de gestion des équipes contient les informations suivantes :

• Les tâches de chaque collaborateur.
• Les délais impartis.
• Les horaires de chacun.
• Les absences ou les congés.

Il trouve sa place dans le secteur de l’hôtellerie-restauration. Le travail s’organise en coupure, les salariés sont amenés à travailler sur des horaires de nuit ou pendant des jours fériés. Il permet d’organiser l’activité tout en veillant au respect des obligations légales de l’employeur.

Le secteur du commerce connaît des problématiques similaires quant aux amplitudes horaires d’ouverture des magasins.

Le bâtiment ou le BTP sont aussi concernés. Le fonctionnement d’un chantier requiert une organisation précise des interventions.

Si pendant longtemps le planning a adopté le format papier, aujourd’hui la gestion des équipes est dématérialisée. Des logiciels RH offrent un accès simple depuis un smartphone.

Le planning d'activités

Le planning d’activités permet de suivre les tâches des salariés. L’objectif est d’obtenir la meilleure productivité possible dans la réalisation d’une action. L’outil facilite le respect des délais. Le manager anticipe les besoins pour la réalisation d’une activité afin de faciliter sa réalisation. De cette façon, il peut s’assurer de la disponibilité des outils nécessaires ; salle, véhicule, outillages, etc.

Le planning d’activités prévoit :

• La main-d’œuvre nécessaire.
• Le matériel à utiliser.
• Le temps imparti.
• Les rendez-vous et entretiens à réaliser.

Il répond aux besoins de tous les services d’une entreprise. Il offre la possibilité de lister les tâches à réaliser avant la date d’un salon, par exemple. Chacun connaît les actions à réaliser, mais aussi les moyens à employer.

Ils sont aussi intéressants pour les équipes des maisons de retraite. Elles peuvent prévoir différents évènements à mettre en place pour le bien-être des résidents. Le document liste les dates, les personnes chargées de l’activité, le matériel à utiliser.

Le planning de gestion de projets

Le planning de gestion de projets aide à organiser la réalisation d’un projet de l’entreprise. Il offre une vision globale au chef de projet. Ce dernier suit l’avancement du projet, comprend les dépendances entre les différentes actions à réaliser, coordonne les différents acteurs, anticipe les contraintes de temps. Il peut ajuster ses prévisions au fur et à mesure, en fonction de l’avancement du projet.

Indispensable, il optimise la planification des tâches et facilite la prise de décisions éclairées.

Le planning de gestion de projets structure avec efficacité les initiatives stratégiques. Lors de la mise en place d’un logiciel RH, par exemple, il permet de lister les étapes à respecter pour ne rien oublier. Il identifie les différents acteurs ou moyens à solliciter comme les délais à respecter.

Il reste aussi intéressant dans le cadre du déménagement du siège social ou de la rénovation de locaux professionnels.

Comment mettre en place des plannings efficaces ?

Pour profiter de plannings performants, il est conseillé de suivre quelques étapes indispensables :

• Étape 1 : établir des priorités. Les urgences ou les tâches complexes sont à mettre en avant.
• Étape 2 : impliquer les équipes. Le planning doit faciliter les actions des salariés. Il est important de recueillir l’avis des collaborateurs avant de le finaliser. C’est une condition cruciale pour créer un planning réaliste.
• Étape 3 : rester flexible. Malgré l’anticipation permise par le planning, des imprévus arrivent forcément. Il faut laisser une marge de sécurité pour les absorber.
• Étape 4 : utiliser les bons outils. Il existe différents outils de planning différents. Vous disposez d’un large choix pour trouver l’outil adapté aux besoins de votre organisation. Des logiciels de planning, comme celui d’Eurécia, sont entièrement personnalisables. Ils s’adaptent à toutes les entreprises.

Les trois point clés à retenir :

• Le planning est un des principaux outils de gestion des ressources humaines.
• Il permet de planifier les présences, les activités ou la gestion de projet.
• Une communication transparente et la définition de priorités sont essentielles afin de concevoir un planning efficace.