4 logiciels de suivi des temps gratuits et notre solution alternative

Quels sont les avantages d'un logiciel de suivi des temps gratuit ?

Un logiciel gratuit de suivi des temps apporte plusieurs bénéfices à l’entreprise.

Tout d’abord, il permet de digitaliser les process de déclaration des horaires sans dépense supplémentaire. L’optimisation des procédures ou l’automatisation des déclarations permet de réduire ses coûts. L’utilisation des feuilles volantes, des imprimantes est drastiquement réduite. De plus, le logiciel de suivi des temps permet d’analyser les temps passés pour un projet ou une mission. C’est un moyen efficace de contrôler les coûts ou la rentabilité. Avec ces données, il est possible d’optimiser les manières de travailler, les devis réalisés ou les coûts de revient. Ces outils de GTA (Gestion des temps et des activités) sont une formidable opportunité d’affiner sa gestion budgétaire.

Ensuite, les salariés ou les managers passent moins de temps à déclarer ou valider des horaires. Ils sont plus disponibles pour s’occuper des missions à forte valeur ajoutée. Pour les managers, le gain de temps se joue au niveau du circuit de validation. Toutes les déclarations arrivent sur la même interface. En un coup d’œil, il est possible de contrôler les présences, les absences ou les anomalies de pointage. Les équipes RH reçoivent les informations horaires grâce à l’interconnexion du logiciel de suivi des temps avec la solution RH en place. Il n’y a plus de recopie de données manuelles. Les erreurs humaines sont supprimées, le temps des RH est optimisé. Au final, à travers des bénéfices pour tous ses acteurs, l’entreprise bénéficie d’une meilleure performance globale grâce à la digitalisation du suivi des temps.

Le suivi des temps est une question stratégique pour l’employeur. Celui-ci doit tenir un document de contrôle des durées de travail. L’obligation est prévue à l’article L. 3171-3 du Code du travail :

« L’employeur tient à la disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié ».

Un manquement est puni par des amendes, de l’emprisonnement pour le dirigeant ou une fermeture administrative.

Il est donc essentiel pour l’entreprise de se doter d’outils précis pour la GTA afin de respecter ses obligations légales. Les outils gratuits doivent comprendre les dispositions des dernières normes en vigueur dans leur paramétrage pour sécuriser l’employeur.

Quelles sont les contraintes d'un logiciel de suivi des temps gratuit ?

Utiliser un logiciel de suivi des temps gratuits a des limites. Il faut en avoir conscience avant de choisir cette solution.

Tout d’abord, les outils gratuits de GTA ont souvent des fonctionnalités limitées. Dans la majorité des situations, il s’agit d’une version de base d’un logiciel avancé. Les éditeurs proposent : 
Soit un essai gratuit pendant quelques semaines pour permettre à leurs futurs clients d’utiliser l’outil en conditions réelles. Ils peuvent ainsi s’assurer de la compatibilité de la solution de suivi des temps avec leur organisation. S’ils sont convaincus, l’entreprise souscrit ensuite une version payante. 
Soit un outil gratuit pour les très petites structures avec des services standards. Par exemple, l’utilisation est limitée à un ou deux utilisateurs. Si la jeune entreprise grandit, elle doit passer sur une version payante avec des fonctionnalités avancées.

Absence de support technique

Un autre inconvénient des solutions gratuites est l’absence de support technique. Proposer un service client ou une maintenance représente un coût important pour les éditeurs. En optant pour une version gratuite :

• Vous ne pouvez pas contacter le service client pour obtenir de l’aide.
• Les bugs sont corrigés avec un délai plus long, ou pas du tout.

Problèmes liés à la sécurité

La sécurité est une limite majeure des logiciels gratuits de suivi des temps. Les éditeurs offrent généralement moins de garanties pour leurs versions gratuites. Ce problème se manifeste à deux niveaux :

• L'éditeur peut ne pas appliquer les dernières mesures de sécurité informatique. Il est conseillé de se référer à des organismes comme l’ANSSI pour vérifier les bonnes pratiques.
• La protection des données et le respect du RGPD ne sont pas toujours garantis. Les données horaires étant sensibles, il est important qu’elles soient stockées sur des serveurs européens, conformément aux normes en vigueur. Avant de choisir un logiciel gratuit, assurez-vous de sa conformité au RGPD.

Comptabilité interne limitée avec d'autres outils RH en interne

Les logiciels gratuits de suivi des temps peuvent également poser des problèmes de compatibilité avec vos autres outils RH. Ces solutions ne disposent pas toujours d’une API permettant l’interconnexion avec votre SIRH ou d’autres logiciels RH. Vous devrez alors exporter manuellement les données horaires pour les importer dans vos systèmes. Il est important de vérifier cette compatibilité avant de choisir un outil gratuit.

Quelle est l'alternative existante aux logiciels de suivi des temps gratuits ?

Vous avez besoin de sécurité ? De fiabilité ? Il est alors préférable de se tourner vers un logiciel de suivi des temps avancé en version payante.

Parmi les offres les plus qualitatives du marché, il faut citer le logiciel de suivi des temps d’Eurécia.

Il offre quatre fonctionnalités premium pour faire gagner du temps à l’employeur :

• Le pointage des heures : en quelques clics, il est possible de badger ou de remplir une feuille de temps. L’outil prend en charge les heures d’arrivée, de départ ou les horaires de pause.
• La validation des feuilles de temps : un circuit de validation est paramétré dans l’outil. Chaque manager reçoit une alerte puis contrôle en quelques secondes les déclarations sur son tableau de bord.
• Le calcul des temps : les majorations, les heures supplémentaires ou les primes sont calculées automatiquement et envoyées à votre logiciel de paie. Le gain de temps est conséquent. Vous évitez les erreurs de recopie ou les pertes de données.
• Les alertes sur les anomalies d’horaire : le manager reçoit une notification en temps réel en cas d’absence ou d’irrégularité, lui permettant de contrôler et de maitriser pleinement la saisie des temps. Il peut mettre en place rapidement un remplacement si un salarié est malade, par exemple.

Quels sont les logiciels de suivi des temps gratuits ?

Vous cherchez à optimiser votre budget ou à tester une solution de suivi des temps facilement ? Voici la liste des principaux logiciels GTA gratuits.

Clockify

Clockify propose une solution de suivi des temps gratuite. Pour en profiter, il faut s’inscrire sur le site de l’éditeur. Il donne accès aux fonctionnalités suivantes :

• Feuilles de temps digitalisées.
• Rapports sur les données horaires.
• Gestion de projets.

L’outil gratuit de GTA se distingue par le design agréable de son interface.

Toggl

Toggl propose une version gratuite de son logiciel de suivi des temps pour cinq utilisateurs. Il permet de :

• Enregistrer les temps.
• Obtenir des feuilles de temps.
• Chronométrer les tâches.
• Télécharger des rapports.

L’outil GTA Toggle gratuit comprend l’ensemble des fonctionnalités de base. Il est particulièrement pertinent pour les très petites entreprises ou les jeunes sociétés.

Jouroff

Jouroff a conçu un logiciel de suivi des temps avec une multitude de fonctionnalités. Il permet notamment de :

• Gérer les heures supplémentaires.
• Organiser les récupérations des heures.
• Déclarer les congés et les absences.

Il est possible d’essayer gratuitement cette solution pendant quelques semaines.

Tempolia

Tempolia propose un logiciel permettant de suivre les temps, les activités et facturer les missions réalisées. Il s’adresse aux professions libérales, comme les experts-comptables, les avocats ou les bureaux d’études.

Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes, se trouvent :

• Le suivi d’avancement des missions.
• L’émission des lettres de mission.
• La gestion des temps et des notes de frais.

Il met à disposition des entreprises une version gratuite de test pour leur permettre d’essayer l’outil.

 

Bonus : la suite Microsoft Office

Organiser le suivi des temps de travail devient plus simple avec Excel. La suite Office est payante, mais reste omniprésente dans les entreprises, offrant la possibilité de générer des tableaux pour suivre les heures de travail ou élaborer des plannings. Si vous avez déjà ces logiciels sous la main, exploitez-les pour créer des systèmes de suivi adaptés à vos besoins. Et si vous manquez d'idées, nous avons préparé des modèles gratuits, téléchargeables en un clic :

• Le modèle de feuille de temps
• Le modèle de feuille de pointage
• Le tableau d'horaire de travail

🥉Les trois points clés à retenir :

• Les logiciels de suivi des temps gratuits sont des outils pour digitaliser la gestion des horaires.
• Les versions gratuites des outils de GTA proposent des fonctionnalités limitées.
• Pour obtenir une solution avancée et personnalisée de suivi des temps, il est conseillé de se tourner vers un logiciel payant, comme celui d’Eurécia.