Simplifiez la gestion du télétravail avec une solution agile

Managez et gérez vos équipes à distance en toute simplicité et selon votre vision du travail hybride

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Gestion du Télétravail

Logiciel télétravail

Alliez performance et flexibilité

Un système de pose très simple

Les télétravailleurs peuvent indiquer en 1 clic leur(s) jour(s) de télétravail. Une seule entrée pour tout poser !

Une validation liée à votre chartre de télétravail

La pose du télétravail peut être régie par des règles de nombre de jours et processus de validation.

Une visibilité des planning optimisée

Les équipes peuvent consulter à tout moment la présence sur site pour flex office ou gestion de projet.

Le télétravail

Aidez vos collaborateurs à télétravailler en toute sérénité

Améliorez l'expérience collaborateur en présentiel ou à distance et maintenez le lien avec vos collaborateurs grâce à une panoplie d'outils.

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Partage de documents

Diffusez toutes les informations importantes en un clic, la charte de télétravail par exemple !
 
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Vision par projet

Suivez et optimisez l'activité de vos équipes avec la vision par projet.
 
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Feedback collaborateurs

Soyez à l'écoute des préoccupations, pour une meilleure interaction et un meilleur suivi quotidien.
 
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Indicateur bien être

Assurez vous au jour le jour du bien être de vos collaborateurs.

Le télétravail

Façonnez votre vision du
télétravail

Centralisation des informations essentielles

  • Accès à un espace de partage de documents
  • Consultation des coordonnées de leurs collègues depuis l'annuaire en ligne
  • Mise à disposition de leur bulletin de salaire sur un espace sécurisé avec téléchargement en un clic
  • Consultation du planning d'équipe pour voir qui est présent et quels sont les horaires de travail de leurs collègues
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Meilleure organisation

  • Saisie de leurs éventuels arrêts de travail, s'ils doivent garder leurs enfants ou s'ils sont malades, avec la possibilité de joindre des justificatifs
  • Demande de télétravail, de congés en ligne, avec notification d'acceptation
  • Saisie de leurs temps par projet et/ou par tâches pour avoir une vision précise de l'avancement de leur activité
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Expression du ressenti

  • Partage de leur humeur quotidienne
  • Envoi de leur feedback au manager en vue de l'ajustement de leurs conditions de travail
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Mis à jour le 21/10/2024

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du télétravail ? 

Le télétravail est aujourd’hui une pratique courante. Près d’un tiers des salariés ont travaillé à distance en 2023. Ce nouvel usage apporte plus de flexibilité. C’est un vrai atout pour la qualité de vie au travail, mais également pour la productivité de l’entreprise. Pour obtenir des résultats positifs, il faut adopter une gestion précise du télétravail. Cela passe par l’adoption d’une charte du télétravail et de process sur la collaboration à distance, le partage de documents et l’organisation de réunions. 

Les aménagements nécessaires au bon déroulement du travail sont chronophages à mettre en place. Heureusement, il existe une solution simple : digitaliser les tâches récurrentes liées à la gestion du télétravail. Grâce à un logiciel de gestion du télétravail, vous pouvez gérer facilement vos équipes pour simplifier le travail hybride.

Un logiciel de gestion du télétravail est un outil RH permettant d’encadrer le travail à distance. Il offre des solutions pour fluidifier la communication, l’organisation et la transmission de documents entre les équipes sur site et celles travaillant à distance.

Le télétravail impose de s’assurer du respect des législations et des règlements en vigueur. Le logiciel RH pose un cadre normatif précis. Grâce à une plateforme de télétravail, vous disposez de toutes les ressources pour vous conformer à vos obligations légales. 

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion du télétravail ? 

Les logiciels de gestion du télétravail possèdent plusieurs fonctionnalités pour gérer la totalité des aspects RH du travail hybride. 
  • Déclaration des jours de télétravail : en un clic, le collaborateur indique à son manager les jours où il souhaite travailler à distance. Il est possible de poser un jour de télétravail ou plusieurs par saisie. En fonction du paramétrage choisi, le responsable prend acte ou valide la demande. 
  • Visibilité des plannings : tous les salariés peuvent consulter les emplois du temps de leurs collègues pour connaître leur statut ; en télétravail ou présent sur un site de l’entreprise. Cette fonctionnalité facilite la collaboration. Les collaborateurs choisissent ensuite le meilleur mode de communication (vidéoconférence, appel téléphonique, réunion en présentiel…). 
  • Partage des documents : le logiciel de gestion du télétravail possède une fonctionnalité de partage des documents. Les équipes RH, la direction ou les managers sont assurés de voir leurs communications diffusées à tous, même ceux en télétravail. Les documents sont disponibles à tout moment sur l’espace personnel de chaque collaborateur. 
  • Obtention des feedbacks des collaborateurs : cette fonctionnalité vous permet d’être continuellement à l’écoute des salariés. Les télétravailleurs peuvent exprimer leurs préoccupations sur l’organisation du travail à distance ou envoyer leurs suggestions. Vous garantissez la qualité de vie au travail en écoutant vos collaborateurs. 
  • Vision par projet : chaque membre d’une équipe projet peut saisir son temps et son avancement pour permettre aux autres d’avoir une vision précise de l’activité réalisée ou restant à réaliser. 
  • Indicateur de bien-être : chaque collaborateur peut exprimer son ressenti ou son humeur dans son profil personnel. Ses collègues et managers connaissent son état d’esprit. Les responsables peuvent s’assurer du bien-être des télétravailleurs et si nécessaire, traiter une problématique de baisse de motivation ou autres difficultés. 
  • Annuaire en ligne : la fonctionnalité permet de connaître à tout moment les coordonnées et les différents modes de contact d’un salarié. Les collaborateurs restent joignables facilement à tout moment, peu importe où ils se trouvent. 
Les logiciels de gestion du télétravail possèdent un tableau de bord centralisant toutes les informations utiles. En présentiel ou à distance, le salarié accède à toutes les ressources dont il a besoin : planning, bulletins de salaire, dossier RH, création d’une demande d’absence, etc. Le logiciel de gestion du télétravail peut se connecter à votre SIRH (Système d’information des ressources humaines). Il dispose de la base de données centralisée pour fournir des informations à jour. 

Il est possible de paramétrer les règles de la charte de télétravail de l’entreprise dans le logiciel de gestion du travail à distance. Vous pouvez ainsi imposer de façon homogène à tous les collaborateurs un circuit de validation des jours de télétravail. Il est possible de limiter le nombre de jours de télétravail à réaliser par mois ou semaine. 

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de télétravail ? 

Un logiciel de gestion de télétravail permet avant tout à l’employeur d’encadrer la pratique. Vous pouvez fixer les règles : 
  • Sur le nombre de jours de télétravail. 
  • Sur le circuit de validation d’un jour de télétravail. 
  • Sur la disponibilité pendant le télétravail (par exemple, un salarié doit être joignable obligatoirement de 9 h à 12 h puis de 14 h à 16 h).
L’outil favorise la collaboration, mais aussi la communication entre les équipes à distance et sur site. 

Ce type de plateforme est un pilier de leur qualité de vie au travail. Il apporte la flexibilité nécessaire pour un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Il leur donne également l’autonomie nécessaire pour effectuer leurs tâches de manière productive. 

Un outil de gestion du télétravail est avantageux pour les collaborateurs. Il facilite le travail de tous les jours en leur permettant d’accéder aux mêmes outils ou aux mêmes informations à distance ou en présentiel.

Quelles sont les plateformes existantes pour compléter un logiciel de gestion du télétravail ? 

Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils pour assurer la gestion du télétravail. 

Voici les principales solutions : 
  • Teams : cet outil s’est imposé pour simplifier le télétravail. Il permet de fluidifier les discussions, par messagerie instantanée ou par visioconférence. Il est aussi possible d’y partager des fichiers.
  • Zoom : il s’agit d’une alternative intéressante à Teams. La plateforme permet d’organiser des réunions à distance. Elle propose différents formats pour s’adapter aux usages (salle de classe, conférence, one to one…).
  • Slack : cette solution collaborative facilite les conversations entre collègues. Son objectif est de fluidifier les échanges grâce à la création de groupes de travail. Grâce aux canaux de travail, les collaborateurs peuvent travailler de manière asynchrone de façon simple.
  • Trello : c’est l’outil de gestion de projet par excellence. Il permet de coordonner les tâches à réaliser entre les membres d’une équipe. Chaque mission se présente sous la forme d’une carte assignée à une personne avec une échéance, un statut et des rappels.
  • Notion : l’outil aide les équipes à distance à conserver une trace de toutes les informations nécessaires à la réalisation de leur projet. Avec Notion, centralisez les procédures, les chartes, les plannings ou les listes de choses à faire. Il peut être intégré avec Slack pour faciliter les communications.
  • Asana : organisez les activités de l’entreprise. C’est une alternative à la plateforme Trello. Le travail d’une équipe est rassemblé dans un espace partagé. À distance, les salariés consultent à tout moment l’avancement du projet et les tâches à effectuer.
  • MindMeister : l’outil permet de créer des cartes mentales pour faciliter le partage des idées. Une fois la carte validée par l’équipe, vous gérez les tâches directement sur la plateforme.
  • RescueTime : il s’agit d’un time tracker pouvant aider les personnes en télétravail ayant des difficultés à se concentrer. Des plages de travail peuvent être créées et les distractions numériques peuvent être bloquées.
Il est important de tester les différents logiciels à petites échelles avant d’en généraliser l’utilisation au sein de l’entreprise. Le principal défaut des solutions disponibles est de gérer l’aspect unique du travail à distance sans permettre d’automatiser la totalité de vos procédures RH. Il peut être plus intéressant de se tourner vers une plateforme généraliste. De cette manière, vous n’êtes pas obligé de jongler entre plusieurs outils et d’homogénéiser les pratiques.

Comment choisir un logiciel de gestion de télétravail ? 

Bien choisir son logiciel de gestion du télétravail demande de suivre plusieurs étapes. L’outil doit pouvoir s’adapter aisément à votre organisation et à vos enjeux. 

Pour commencer, il est essentiel de réaliser un cahier des charges pour optimiser vos chances de trouver la solution la plus proche de vos besoins. Interrogez les collaborateurs ayant à utiliser le plus le logiciel de gestion du télétravail. Il s’agit souvent des équipes RH, du service chargé des process et bien sûr des collaborateurs. Au-delà de vos besoins, l’outil doit aussi correspondre à vos objectifs. Par exemple, si vous souhaitez étendre le télétravail à l’ensemble de vos effectifs d’ici trois ans, le logiciel doit pouvoir être utilisé par un nombre important de personnes. 

Bon à savoir : N’oubliez pas l’interopérabilité 
Le logiciel de gestion du télétravail doit pouvoir s’interconnecter avec vos autres outils RH. Ce peut être un SIRH ou des modules RH (paie, gestion des absences, etc.). Les contraintes techniques d’intégration de vos différents outils informatiques doivent faire partie de votre cahier des charges. 

Prenez connaissance des différentes solutions possibles. Comparez-les entre elles en fonction de votre cahier des charges. Voici les critères à utiliser : 
  • Intuitivité de la plateforme : l’outil doit être facile et agréable à utiliser. 
  • Présence des fonctionnalités adéquates : le logiciel télétravail couvre tous les process RH à digitaliser. 
  • Mode d’hébergement : SaaS ou serveur interne. 
  • Sécurité : les données des salariés sont sensibles, elles doivent être cryptées et sauvegardées. 
  • Service client : l’éditeur doit vous fournir une assistance technique au moment de l’installation et à tout moment en cours d’utilisation. 
  • Évolutivité : l’outil de gestion du télétravail doit pouvoir s’adapter aux évolutions de l’entreprise. 
  • Tarif : le prix du logiciel doit correspondre à votre budget. Il doit être fixé de manière juste et raisonnable. 

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