Feuille de pointage en entreprise : modèle Excel à télécharger et à imprimer

En quoi consiste la feuille de pointage en entreprise ?

Ce document est un relevé des heures de travail d'un salarié. Il mentionne l'heure de sa prise de poste et de son départ, mais aussi les heures de début et de fin de pause. L'employeur peut ainsi s'assurer des heures travaillées pour chaque employé.

Les feuilles de pointage (ou fiches de pointage) permettent de réaliser un calcul mensuel et annuel et de mesurer les performances des salariés. Inversement, c'est un outil qui évalue l'absentéisme d'un employé.

Quels sont les différents systèmes de pointage disponibles pour les salariés ?

Plusieurs types de pointeuses existent et peuvent être mises en place dans l'entreprise. Cela peut être :

• Une pointeuse mécanique : l'enregistrement des horaires se fait par l'insertion d'une carte.
• Une badgeuse : les informations sont automatisées et informatisées (par le biais d'un logiciel gratuit ou payant)
• Une pointeuse mobile pour les salariés qui travaillent en dehors des locaux de la société, tel que le secteur du bâtiment.
• Une pointeuse biométrique : elle utilise les données physiologiques de l'employé (iris de l'œil, empreintes digitales, etc.).

Pourquoi utiliser une feuille d'heure vierge ?

Une feuille d'heure vierge constitue une solution simple et flexible pour enregistrer manuellement les horaires de travail des salariés, en complément ou en l'absence de systèmes de pointage automatisés. Elle permet aux employés de noter précisément leurs heures d’arrivée, de départ, et de pause, offrant ainsi une trace écrite claire et personnalisée.

Cet outil est particulièrement utile pour les petites entreprises ou dans des situations exceptionnelles, comme des pannes de pointeuse ou des déplacements professionnels. De plus, elle sert de support temporaire en cas de litige ou de vérification des données, garantissant une transparence et une fiabilité dans la gestion des temps de travail.

Modèle de feuille de pointage salarié : votre modèle Excel prêt à l'emploi

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Contrôlez facilement le temps de travail effectif de vos salariés grâce à notre fiche de pointage ! A compléter sur Excel ou à imprimer,  ce modèle vierge vous permet de :

• Calculer les horaires de travail des collaborateurs par semaine et par mois
• Visualiser et suivre les heures travaillées en un clin d'œil

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Feuille de pointage en entreprise : quel est le cadre légal ?

Aucune disposition légale ne régit la feuille de pointage en entreprise. L'article L3171-2 du Code du travail précise simplement que l'employeur doit établir les documents de décompte de la durée de travail lorsque les employés ne travaillent pas selon le même horaire collectif. La loi ne réglemente que le contenu et la durée de conservation des feuilles de pointage.

Le contenu des feuilles de pointage

L'employeur doit être vigilant sur le contenu et le formalisme des feuilles de pointages. Elle consiste en effet à collecter des données sur les employés. L'employeur doit donc être transparent et informer le salarié.

Feuille de pointage en entreprise : les mentions obligatoires

La feuille de pointage doit contenir un certain nombre d'éléments tels que :

• Les noms et prénoms du salarié.
• La semaine ou le mois de travail et l'année.
• Le jour de travail.
• L'heure de commencement et de fin de la séquence de travail.
• L'heure du début et de fin de la pause en cas de journée continue.
• Le récapitulatif journalier des heures effectuées.
• Le récapitulatif mensuel des heures travaillées.

Quelles informations supplémentaires l'entreprise peut-elle inclure ?

En cas de travail en équipe, la mention de l'équipe d'appartenance du salarié peut apparaître. Certaines feuilles de pointage vont plus loin. Elles précisent l'acquisition et la prise de jours de RTT, de repos, de repos compensateur, de congés payés, les absences, etc.

Feuille de pointage en entreprise : quelle est la durée de conservation ?

L'employeur est tenu de conserver les feuilles de pointage des employés pendant 5 ans. En pratique, les entreprises peuvent devoir justifier des horaires de travail d'un salarié :

• Un contrôle de l'URSSAF ou de l'inspection du travail.
• À la demande d'un délégué du personnel dans son droit de consulter les documents relatifs à la durée de travail des salariés.
• À la demande d'un salarié qui exerce son droit d'accès et de rectification lorsque le système de pointage est informatisé ou numérisé.

En cas de litige, les feuilles de pointage sont une preuve que l'employeur est en règle avec le paiement des salaires, les primes et les heures supplémentaires, etc. Dans le cadre d'un contentieux avec les impôts, la feuille de pointage est un justificatif valable pour le règlement des cotisations, des taxes salariales.

Quels sont les avantages de la feuille de pointage en entreprise ?

L'employeur peut connaître le temps de travail de ses employés grâce aux feuilles de pointage. C'est un outil pour lutter contre l'absentéisme. Il évalue la période de l'année ou la charge de travail est la plus lourde. La société peut envisager de recruter des intérimaires pour limiter les heures supplémentaires. Enfin, les feuilles de pointage fournissent une traçabilité du temps de présence et facilitent les contrôles.

La feuille de pointage en entreprise présente des avantages. C'est une solution de contrôle, mais également un document qui permet une meilleure gestion des employés et évalue leurs performances.

Comment enregistrer votre feuille de pointage au format PDF ?

Avec Microsoft Excel

1. Ouvrez votre fichier Excel. Assurez-vous que les données et la mise en page sont correctement configurées pour le format PDF (vérifiez les marges, l'orientation, et les sauts de page).
2. Allez dans le menu "Fichier". Cliquez sur "Enregistrer sous".
3. Choisissez le format PDF. Dans la fenêtre d’enregistrement, sélectionnez PDF comme type de fichier dans le menu déroulant "Type".
4. Réglez les options PDF. Cliquez sur "Options" pour préciser ce que vous voulez inclure dans le PDF :
5. Enregistrez dans le dossier sélectionné

Pourquoi conserver une feuille de pointage au format PDF ?

Avoir une feuille de pointage au format PDF, en complément d’un fichier Excel, présente des avantages en matière de sécurité et d’intégrité des données. 

En termes de lisibilité, le format PDF assure une présentation fixe du document, peu importe le logiciel ou le périphérique utilisé pour l’ouvrir. La mise en page, les polices et les marges restent identiques, ce qui évite tout problème de formatage qui pourrait survenir avec un fichier Excel lorsqu’il est ouvert sur un autre système. Cela en fait un format universellement reconnu, accessible même à ceux qui n’ont pas la suite Office installée.

Le PDF est également idéal pour l’impression. Grâce à son format stable, il garantit un rendu fidèle et professionnel sur papier, sans risque de décalage ou de mauvaise mise en page. Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les feuilles de pointage qui doivent souvent être imprimées pour des validations, des signatures ou des archives physiques.

Comment imprimer votre feuille de pointage ?

Depuis Microsoft Excel

1. Ouvrez votre fichier Excel. Vérifiez que votre feuille de pointage est correctement mise en page : ajustez les marges, définissez l’orientation (portrait ou paysage) et assurez-vous que toutes les données importantes sont visibles dans l’aperçu avant impression.
2. Allez dans le menu "Fichier". Cliquez sur "Imprimer" ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + P (Windows) ou Cmd + P (Mac).
3. Réglez les paramètres d’impression. Sélectionnez l’imprimante que vous souhaitez utiliser. Définissez les pages à imprimer, la taille, l’échelle et l’orientation (portrait ou paysage)
4. Prévisualisez le document. Vérifiez que tout s’affiche correctement dans l’aperçu avant impression.
5. Lancez l’impression pour obtenir votre copie physique

Quelles sont les alternatives à la feuille de pointage Excel ?

Le logiciel de pointage en ligne présente une alternative à la feuille de pointage Excel qui est à la fois flexible et plus puissante :

• Pointage sur mobile ou ordinateur en un clic, et remplissage automatique des feuilles de temps
• Suivi des heures en temps réel via un tableau de bord dédié
• Calcul automatique des heures supplémentaires
• Données stockées en ligne, facilement exportables, et qui font foi en cas de contrôle