Feuille de pointage en entreprise : informations et modèle Excel à télécharger

En quoi consiste la feuille de pointage en entreprise ?

Ce document est un relevé des heures de travail d'un salarié. Il mentionne l'heure de sa prise de poste et de son départ, mais aussi les heures de début et de fin de pause. L'employeur peut ainsi s'assurer des heures travaillées pour chaque employé.

Les feuilles de pointage (ou fiches de pointage) permettent de réaliser un calcul mensuel et annuel et de mesurer les performances des salariés. Inversement, c'est un outil qui évalue l'absentéisme d'un employé.

Quels sont les différents systèmes de pointage disponibles pour les salariés ?

Plusieurs types de pointeuses existent et peuvent être mises en place dans l'entreprise. Cela peut être :

• Une pointeuse mécanique : l'enregistrement des horaires se fait par l'insertion d'une carte.
• Une badgeuse : les informations sont automatisées et informatisées (par le biais d'un logiciel gratuit ou payant)
• Une pointeuse mobile pour les salariés qui travaillent en dehors des locaux de la société, tel que le secteur du bâtiment.
• Une pointeuse biométrique : elle utilise les données physiologiques de l'employé (iris de l'œil, empreintes digitales, etc.).

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Feuille de pointage en entreprise : quel est le cadre légal ?

Aucune disposition légale ne régit la feuille de pointage en entreprise. L'article L3171-2 du Code du travail précise simplement que l'employeur doit établir les documents de décompte de la durée de travail lorsque les employés ne travaillent pas selon le même horaire collectif. La loi ne réglemente que le contenu et la durée de conservation des feuilles de pointage.

Le contenu des feuilles de pointage

L'employeur doit être vigilant sur le contenu et le formalisme des feuilles de pointages. Elle consiste en effet à collecter des données sur les employés. L'employeur doit donc être transparent et informer le salarié.

Feuille de pointage en entreprise : les mentions obligatoires

La feuille de pointage doit contenir un certain nombre d'éléments tels que :

• Les noms et prénoms du salarié.
• La semaine ou le mois de travail et l'année.
• Le jour de travail.
• L'heure de commencement et de fin de la séquence de travail.
• L'heure du début et de fin de la pause en cas de journée continue.
• Le récapitulatif journalier des heures effectuées.
• Le récapitulatif mensuel des heures travaillées.

Quelles informations supplémentaires l'entreprise peut-elle inclure ?

En cas de travail en équipe, la mention de l'équipe d'appartenance du salarié peut apparaître. Certaines feuilles de pointage vont plus loin. Elles précisent l'acquisition et la prise de jours de RTT, de repos, de repos compensateur, de congés payés, les absences, etc.

Feuille de pointage en entreprise : quelle est la durée de conservation ?

L'employeur est tenu de conserver les feuilles de pointage des employés pendant 5 ans. En pratique, les entreprises peuvent devoir justifier des horaires de travail d'un salarié :

• Un contrôle de l'URSSAF ou de l'inspection du travail.
• À la demande d'un délégué du personnel dans son droit de consulter les documents relatifs à la durée de travail des salariés.
• À la demande d'un salarié qui exerce son droit d'accès et de rectification lorsque le système de pointage est informatisé ou numérisé.

En cas de litige, les feuilles de pointage sont une preuve que l'employeur est en règle avec le paiement des salaires, les primes et les heures supplémentaires, etc. Dans le cadre d'un contentieux avec les impôts, la feuille de pointage est un justificatif valable pour le règlement des cotisations, des taxes salariales.

Quels sont les avantages de la feuille de pointage en entreprise ?

L'employeur peut connaître le temps de travail de ses employés grâce aux feuilles de pointage. C'est un outil pour lutter contre l'absentéisme. Il évalue la période de l'année ou la charge de travail est la plus lourde. La société peut envisager de recruter des intérimaires pour limiter les heures supplémentaires. Enfin, les feuilles de pointage fournissent une traçabilité du temps de présence et facilitent les contrôles.

La feuille de pointage en entreprise présente des avantages. C'est une solution de contrôle, mais également un document qui permet une meilleure gestion des employés et évalue leurs performances.

Quelles sont les alternatives à la feuille de pointage Excel ?

Le logiciel de pointage en ligne présente une alternative à la feuille de pointage excel qui est à la fois flexible et plus puissante :

• Pointage sur mobile ou ordinateur en un clic, et remplissage automatique des feuilles de temps
• Suivi des heures en temps réel via un tableau de bord dédié
• Calcul automatique des heures supplémentaires
• Données stockées en ligne, facilement exportables, et qui font foi en cas de contrôle