Tableau d'horaire de travail : Modèle Excel gratuit à télécharger

Les équipes RH doivent mettre en place une procédure fiable de gestion des temps de travail des collaborateurs. Il s'agit d'une mission cruciale.

• Elle permet d'optimiser la productivité des collaborateurs.
• Elle permet de respecter les obligations légales de l'employeur. Ce dernier doit, en effet, être en mesure de fournir les justificatifs des heures travaillées par chaque collaborateur quotidiennement en cas de contrôle de l'URSSAF. Les heures supplémentaires et les astreintes sont particulièrement surveillées par l'organisme.

Le tableau Excel possède plusieurs atouts pour les épauler dans cette tâches complexe.

• Il est facile d'utilisation. Un fichier Excel est simple à manipuler. Il se présente sous la forme d'un tableau. Les informations sont accessibles rapidement. Il peut être mis à jour rapidement.
• C'est un outil flexible. Vous pouvez l'adapter à votre organisation.
• Il est possible d'automatiser le tableur. Les formules Excel permettent d'automatiser les calculs des heures.
• Il permet d'exploiter les données pour obtenir rapidement des statistiques utiles pour la prise de décision des dirigeants.
• Il peut être partagé. En stockant le fichier Excel des horaires sur un serveur partagé, il est accessible à toutes les personnes souhaitant l'utiliser (RH, managers, dirigeant...). De plus, il peut s'utiliser sur ordinateur, sur tablette ou sur smartphone.

Au-delà des avantages organisationnels, le modèle de tableau Excel est gratuit. Cela représente un avantage financier non négligeable, notamment pour les startups ou TPE (Très petites entreprises).

Le tableau Excel est efficace pour calculer les heures de travail. Il possède des limites dont il faut avoir conscience si vous souhaitez utiliser cet outil.

Le premier inconvénient d'Excel est l'entrée manuelle des données. Il existe, de ce fait, un risque important et difficilement perfectible d'erreurs ou de coquilles. Ce risque augmente avec le nombre de personnes ayant accès au fichier avec des droits d'édition.

La seconde limite du tableur Excel pour suivre les horaires tient dans la complexité des calculs à effectuer pour gérer tous les éléments liés au temps de travail. Certaines fonctions Excel complexes à mettre en œuvre demandent une expertise de l'outil, notamment pour paramétrer les heures supplémentaires ou la flexibilité des horaires. L'outil d'un modèle préconçu peut partiellement résoudre le problème, mais il oblige alors à ne faire aucune modification.

Le fichier Excel est pertinent pour les petites organisations. Au-delà d'un certain nombre de salariés, l'outil devient rapidement limité. Le grand nombre d'entrées peut rendre le tableau illisible.

Enfin, la gestion des temps de travail est soumise à des lois et normes strictes. Ces dernières peuvent évoluer. Le tableau Excel ne peut pas prendre automatiquement en compte les modifications législatives. Il sera nécessaire de mettre à jour le tableau vous-même. Cela implique d'effectuer une règle régulière sur le sujet. Cet aspect du tableau Excel de suivi des temps de travail peut être très chronophage.

Le tableau d'horaires de travail ou planning horaire permet à l’employeur ou au service RH d’organiser le temps de travail des salariés. Cet outil de gestion du temps de travail est encadré par la loi. L'article L3171-1 du Code du travail fixe ainsi les obligations d'information et d'affichage en matière d'horaires de travail. Ces obligations diffèrent selon qu'il s'agit d'horaires de travail collectif ou d'horaires de travail individualisés.

L'affichage du tableau d'horaires de travail dans le cadre d'horaires de travail collectifs

En tant que support de communication, le tableau d'horaires de travail doit être affiché de façon apparente dans l'entreprise. Ce document doit mentionner les informations suivantes.

• Les heures auxquelles commence et finit la journée de travail ;
• Les heures et la durée des repos ;
• La répartition de la durée du travail, le cas échéant ;
• Le nombre de semaines représentant la période de référence.

Conformément à la loi, le planning horaire doit être :

• daté et signé par l'employeur ;
• affiché en caractères lisibles ;
• apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail concernés.

Cette procédure s'impose pour toute modification de l'horaire collectif. Un double du planning horaire doit être transmis à l'inspection du travail.

Bon à savoir : le tableau d'horaires de travail peut prendre la forme d'un agenda de travail, d'un tableau Excel (format papier ou digital) ou d'un planning horaire. Il est consultable sur place. L'employeur n'est pas tenu de fournir une copie du planning horaire à chaque salarié.

L'affichage du tableau d'horaires de travail dans le cadre d'horaires de travail individualisés

Dans le cadre d'horaires individualisés, les salariés peuvent choisir leurs heures d'arrivée et de départ à l'intérieur de plages horaires déterminées. En contrepartie, ils doivent respecter les plages fixes prévues par l'employeur. En clair, les employés doivent être présents sur une durée minimum pendant la journée. Dans cette configuration, l'affichage du tableau d'horaires de travail n'est pas obligatoire. À défaut, l'entreprise peut faire le choix d'afficher l'accord à la base de ces horaires variables.

Défaut d'affichage du tableau des horaires de travail : les sanctions

En cas de défaut d'affichage du tableau d'horaires de travail, l'employeur s'expose à une contravention de quatrième classe. Cette sanction suit le même modèle en cas de défaut de transmission du planning horaire à l'inspection du travail. Cette contravention se monte à 750 euros pour les personnes physiques et 3 750 euros pour les personnes morales. Elle est multipliée par le nombre d'employés.

La meilleure façon de vous assurer de la bonne utilisation du modèle par vos salariés est de personnaliser le document. De cette manière, vous l'incluez dans votre politique d'entreprise. Cela donne plus de chances d'obtenir l'adhésion de vos collaborateurs et leur engagement à noter les horaires de manière constante.

Il existe plusieurs manière de personnaliser le modèle de tableau Excel.

• Changer les couleurs pour les coordonner à celles de votre entreprise.
• Intégrer votre logo dans l'en-tête.
• Créer un guide des temps de travail dans un onglet du fichier Excel.
• Indiquer le temps théorique de travail à effectuer.
• Préciser les temps de pause autorisés.
• Définir la durée minimum de la pause déjeuner.
• Fixer les jours ouvrés (c'est-à-dire les jours travaillés dans votre entreprise).

Il est important d'adapter les informations recueillies à votre organisation et à votre activité. Si votre entreprise pratique le travail de nuit, les astreintes ou les heures supplémentaires, vous pouvez ajouter des colonnes pour quantifier ces heures spécifiques.

Le modèle de tableau des heures de travail convient parfaitement aux petites organisations. Toutefois, à partir d'un certain nombre de collaborateurs, le recueil des tableaux de suivi des heures et leur traitement peuvent s'avérer complexes.

Dans ces situations, il devient souvent nécessaire de s'équiper d'outils plus performants.

• Les pointeuses (ou badgeuses) : elles recueillent de manière automatique les heures d'arrivée et de départ des salariés. Il est possible de pointer grâce à un badge, à un téléphone, à un code-barre.
• Les logiciels de suivi des temps : ces outils optimisent la gestion des heures et leur suivi opérationnel. Ils vous font gagner du temps en automatisant les calculs des heures supplémentaires, des majorations, des primes, etc. Directement reliés au SIRH (Sytème d'Information des Ressources Humaines), ils recueillent les données des dossiers des salariés et évitent ainsi les erreurs de saisies manuelles. En cas de contrôle, vous exportez les données en quelques clics.

Le délai pour communiquer un planning de travail aux salariés varie en fonction des conditions prévues par la convention collective. À défaut, le délai légal est fixé à une semaine (7 jours). La même ligne de conduite est observée pour prévenir le personnel en cas de changement d’horaire. L'accord du salarié peut notamment être nécessaire en cas de passage d’un horaire fixe à un horaire variable ou d’un horaire de jour à un horaire de nuit.

Répartir les horaires de travail sur un planning consiste à concilier les impératifs suivants.

• Les besoins de l'entreprise ;
• Les intérêts des employés ;
• Les prescriptions légales encadrant le temps de travail.

L'entreprise peut opter pour un aménagement du temps de travail. Cette formule permet de pondérer les baisses et les hausses d'activité sans recourir aux heures supplémentaires ou au chômage partiel. Les heures travaillées au-delà de la durée légale de travail sont compensées par des jours de RTT. Grâce au lissage de la rémunération, les employés conservent un salaire fixe. En l'absence d'aménagement du temps de travail, les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire sont des heures supplémentaires.

Différentes types de planning Excel peuvent servir de modèle de calcul des heures de travail. En voici quelques exemples :

• Suivi de planning et d'activité du personnel : tableau Excel pour la gestion du personnel. Récapitulatif par semaine, mois, trimestre, semestre et année.
• Planning de travail, congés et absences : outil Excel de planification des périodes de travail, de repos et d'absences du personnel.
• Planning hebdomadaire de travail : modèle Excel permettant la gestion de présence horaire et hebdomadaire.
• Gestion de présence et heures supplémentaires : application Excel de gestion des heures de calcul des heures supplémentaires.
• Planning de travail de nuit : modèle Excel pour le calcul des heures de nuit en fonction d'une heure de début et de fin.