Pointeuse badgeuse : tout savoir avant de s'équiper !

Comment fonctionne une pointeuse badgeuse ?

Parler de pointeuse badgeuse, c'est désigner une solution de pointage horaire capable de décompter le temps de travail des employés de l'entreprise. Il peut s'agir d’un modèle mécanique, numérique ou de système de badgeage virtuel.

À noter : le système de pointage biométrique (reconnaissance faciale ou par empreinte digitale) n'est, à ce jour, pas autorisé par la législation française.
 

Le fonctionnement d'une pointeuse badgeuse numérique

Le système de pointage par badgeuse numérique comprend trois éléments.

• Le logiciel de pointage traitant les données en stock dans le terminal. Il est utilisé généralement par le service du personnel de l'entreprise. Les données sont transférées par clés USB ou par connexion Ethernet, voire Wi-Fi.
• Le terminal de pointage prenant la forme d’un boîtier ou d'une borne numérique. Installé à l'entrée de l'entreprise ou près du lieu de travail, ce dispositif est doté d'un lecteur de badges RFID ou un scanner QR code. Il enregistre l'horaire d'entrée ou de sortie des salariés et calcule leur temps de présence.
• Un badge RFID ou QR code matérialisé par une carte ou un smartphone contenant l'identifiant de chacun des employés. En passant le badge près du lecteur de pointage, l'utilisateur produit un signal qui déclenche ou stoppe l'horloge de la pointeuse.

Le fonctionnement d'une pointeuse badgeuse virtuelle

Le système de pointage virtuel permet d'utiliser un ordinateur, un smartphone ou une tablette pour enregistrer l'horaire de prise de poste et l'horaire de départ des employés. Via un logiciel de pointage en ligne, cette solution facilite la gestion du temps de travail et optimise la gestion des heures supplémentaires, des RTT et des congés.

C'est par exemple le cas de la solution Eurécia :

• Pointage 100% en ligne sur mobile ou pc
• Tableau de bord de suivi pour les RH avec indication des retards, absences non prévues et erreurs de pointage
• Historique des horaires exportable facilement en cas de contrôle

Comment mettre en place une pointeuse badgeuse ?

La mise en place d’un tel système produit un certain nombre d'obligations pour l'entreprise. Nous les regardons en détail.

Conformément au Code du travail, le système de pointage choisi par l'entreprise doit respecter trois règles essentielles.

• La solution de pointage doit être fiable. La correction a posteriori des données enregistrées par la pointeuse est interdite, tout comme l’écrêtage des compteurs. Attention aux logiciels de pointage gratuits proposant des solutions non conformes.
• Les données de pointage doivent être à la disposition de l'inspection du travail entre trois et cinq ans. En cas de contrôle, l'entreprise doit transmettre le code d’identification de chacun de ses salariés. Un employé capable d'assurer le fonctionnement du logiciel doit être disponible durant l'inspection.
• Le décompte des heures de travail enregistré par les pointeuses doit être facilement consultable par les employés et les élus du comité social et économique (CSE).

Tenir compte du RGPD

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement pour la Protection des Données Personnelles (RGPD), la mise en service d'une pointeuse badgeuse n'exige plus de déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). Désormais, le fichier relatif aux données des employés doit être inscrit au registre des traitements de l’entreprise.

Avant de mettre en place ce type de système, l'entreprise doit suivre un certain nombre d'étapes. En commençant par une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD). Cette étude permet d'élaborer un traitement conforme au RGPD et respectueux des droits et libertés des salariés.
Dans certains cas, la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) est conseillée.

L’installation d'une solution de pointage par badgeuse pointeuse doit être précédée par la consultation du CSE (article L 2312-8 du Code du travail). Sa mise en service doit également être portée à la connaissance des salariés concernés.

Combien de temps garder les données d'une pointeuse ?

Les données de pointage relatives au contrôle d’accès doivent être effacées dans un délai de trois mois suivant leur enregistrement.
Ce délai est porté à cinq ans pour les données de pointage utilisées pour la gestion du temps de travail (horaires d'entrée et de sortie, temps de présence, absences…).
Ces données de pointage peuvent être réclamées par les salariés. Elles se révèlent également nécessaires en cas de contrôle de l'inspection du travail, de l'URSAAF, etc.

Combien coûte une pointeuse badgeuse ?

Le budget à prévoir pour l'achat d'une pointeuse badgeuse horaire varie entre 200 euros pour un modèle mécanique (produit d'entrée de gamme) à 2 500 pour les gammes mobiles de dernière génération. Le prix d'un modèle numérique (avec lecteur de badge RFID) oscille généralement entre 300 euros et 800 euros.

Généralement, les prix pour les systèmes de pointage varient en fonction des données suivantes :

• le coût du modèle ;
• le prix du logiciel ;
• le coût d'installation de la machine ;
• les frais de gestion du traitement des données ;
• le coût de formation ;
• les frais d'assistance.

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