Mis à jour le 10/10/2024
Une gestion et un suivi des heures de travail depuis ordinateur, mobile ou tablette... Pratique, vous en conviendrez !
Avec la badgeuse virtuelle, les employés de l'entreprise peuvent enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ en un clic depuis une interface en ligne. De leur côté, RH et managers peuvent contrôler et suivre les temps de travail depuis un tableau de bord dédié.
Mais comme tout système de gestion et d'enregistrement de la durée du travail, le badgeage virtuel en ligne et le pointage mobile sont soumis à un strict encadrement légal.
Pour l'adopter en toute sérénité, regardons ensemble ce que dit la loi française sur le badgeage virtuel !
Qu'est-ce qu'une badgeuse virtuelle ?
Une badgeuse virtuelle est un dispositif qui consiste à comptabiliser les heures travaillées par les employés d'une entreprise via un logiciel de pointage en ligne. Grâce à un simple clic sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette, les collaborateurs enregistrent leur horaire de prise de poste et leur horaire de départ. Outre la comptabilisation des heures travaillées, la badgeuse virtuelle permet d'optimiser la gestion des heures supplémentaires, des RTT et des congés. Cette solution de pointage est particulièrement adaptée aux situations de télétravail, missions externes, déplacement, etc.
Quelles solutions de badgeage virtuel ?
Eurécia propose une solution de pointage virtuelle permettant d'enregistrer et contrôler les heures de travail de ses salariés. Disponible sur ordinateur ou mobile, elle vous permettra de digitaliser votre gestion des temps de travail en toute simplicité !
L'obligation légale de contrôler le temps de travail
En France, la loi oblige l'employeur à contrôler et à décompter les heures travaillées de ses collaborateurs. Le calcul doit tenir compte des heures travaillées au sein de l'entreprise et hors de ses murs. Ce contrôle de la durée du temps de travail passe par la mise en place d'un des systèmes de pointage suivants.
- Le badgeage virtuel : solution full web permettant de pointer depuis un terminal informatique, ordinateur, smartphone ou tablette.
- Le badgeage classique à l'aide d'une pointeuse badgeuse à carte, à badge RIFD ou QR code.
- Le pointage biométrique utilisant une solution de reconnaissance faciale ou par empreinte digitale (interdite en France).
Les solutions de pointage dans le Code du travail
Selon le Code du travail, tout système de pointage, y compris le badgeage virtuel, doit respecter un certain nombre de principes. En cas d'utilisation d'une solution de pointage gratuite, surveillez ces 3 points fondamentaux :
- fiabilité du système d’enregistrement automatique ;
- accessibilité des informations pour les agents de contrôle ;
- accessibilité des informations pour les employés et le comité social et économique (CSE).
La fiabilité du système d’enregistrement automatique
L’article L.3171-4 du Code du travail l'énonce clairement "si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable". En clair, les informations enregistrées par la pointeuse ne peuvent pas être corrigées a posteriori. L’écrêtage des compteurs n'est pas autorisé.
L'accessibilité des informations pour les agents de contrôle
Le système de badgeage virtuel doit être en mesure d'éditer un récapitulatif des informations enregistrées. Ces documents permettant la gestion du temps de travail accompli par chaque employé doivent être à la disposition de l'inspection du travail (article L3171-3 du Code du travail). La durée de conservation des récapitulatifs est comprise entre un et trois ans. En cas de contrôle, l'entreprise doit transmettre les codes d’identification de chaque salarié. Elle est en outre tenue de dépêcher un collaborateur capable d'assurer le fonctionnement du logiciel lors de l'inspection.
L'accessibilité des informations pour les employés et leurs représentants
Conformément à l'article L3171-2 du Code du travail, le décompte des heures travaillées doit être facilement consultable par les employés. Cette obligation est également valable pour le comité social et économique (CSE).
Badgeuse pointeuse virtuelle et RGPD : le principe de proportionnalité
L’utilisation d'une badgeuse pointeuse virtuelle est également encadrée par le règlement général sur la protection des données. L'article 5 du RGPD dispose ainsi que "les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ". En pratique, la technologie de pointage doit être :
- adaptée à l'activité de l'entreprise ;
- respectueuse des droits et libertés individuelles ou collectives des salariés.
Conformément au respect des données personnelles, les pointeuses biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale, etc.) ne sont pas autorisées dans la législation française.
bon à savoir
Depuis 2018, la mise en service d'un système de pointage n'est plus soumise aux formalités de déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). Dorénavant, le fichier relatif aux données des salariés doit être inscrit au registre des traitements de l'entreprise.
Les sanctions en cas de non-respect de la législation
Contrevenir à l’une des obligations citées plus haut expose l'entreprise à une sanction pénale. Peut s'ajouter à cette peine :
- une amende de 750 euros pour une personne physique ;
- une amende de 3 750 euros pour une personne morale.
Les sommes mentionnées sont à multiplier par le nombre de salariés dans l’entreprise dont la durée de travail n’a pas été comptabilisée.
Alors, prêt à découvrir les avantages d'un logiciel de pointage en ligne ? Vous pouvez vous lancer dès maintenant grâce à notre essai gratuit de 30 jours et gérer les horaires de vos salariés en quelques clics !
