La GTA en pratique : tout savoir sur la gestion des temps et des activités

Qu'est ce que la gestion des temps et des activités (GTA RH) ?

La GTA RH ou gestion des temps et activités RH permet de faire la saisie et le suivi des temps de travail et des activités des salariés.

La gestion des temps de travail comprend :

• Le pointage (arrivée, départ, temps de pause)
• Le calcul des heures supplémentaires et le suivi du repos compensateur
• La gestion des temps plein, partiels, forfaits jours...
• La personnalisation d’anomalie de pointage (temps de repos minimum obligatoire, plafond d'heures travaillées...).

Le suivi des activités permet d’attribuer des tâches ou des projets à un salarié ou à une équipe en heures, en jours, par période ou encore par client.

Elle a pour but de maîtriser les heures travaillées par projet et/ou par client et ainsi de suivre l’avancement des activités. Aussi, la gestion des activités permet de mettre en place un suivi budgétaire prévisionnel et réalisé.

L’entreprise a donc une visibilité à 360° des temps de travail et des activités réalisées par ses collaborateurs. La gestion des temps & des activités permet de mettre en adéquation les ressources avec les besoins. 
 

Quels sont les objectifs de la gestion des temps et des activités ?

La gestion des temps de travail et des activités a plusieurs objectifs :

• Assurer le suivi des performances par service, structure, client,…
• Analyser les coûts, la marge et la rentabilité générés par projet ou client
• Récolter des données nécessaires pour définir les prix de vente et coûts de revient.

Ces trois objectifs permettent de réaliser un reporting. Il représente une photo de la performance de l’entreprise à un instant T. Ce rapport est utile à tous les acteurs de l’entreprise : service RH, service financier, collaborateurs et managers. La gestion des temps et activités permet de maîtriser les coûts et de gagner en productivité. En se tournant vers le pilotage de l’activité, les entreprises vont gagner en performance. La GTA a aussi pour but d’ajuster au mieux les ressources aux besoins.
 

Les avantages d'une bonne gestion des horaires en entreprise

Optimisation des ressources humaines

En planifiant les horaires en fonction des besoins réels, les entreprises peuvent maximiser l'efficacité de leurs équipes. Cela permet de minimiser les périodes d'inactivité et de surcharge de travail.
Une gestion flexible des horaires permet de mieux répondre aux fluctuations de la demande, comme les pics d'activité saisonniers ou les projets spéciaux.

Amélioration de la productivité et du climat social

Une planification claire et prévisible réduit les retards et les absences, contribuant ainsi à une meilleure continuité des opérations. Des horaires bien gérés contribuent à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des employés, ce qui peut se traduire par une amélioration de la motivation et de la productivité.

En évitant les surcharges de travail et en assurant des pauses régulières, la gestion des horaires contribue également à la prévention du burnout et à la satisfaction des employés. Des horaires bien planifiés et équitables favorisent un climat de confiance et d'engagement.

Transparence et traçabilité

Une gestion rigoureuse des horaires assure le respect des réglementations en matière de temps de travail, de repos obligatoire, et de limitations légales, réduisant ainsi les risques de sanctions. Centraliser et historiser les horaires permet une meilleure traçabilité et une transparence accrue en cas de contrôle.
 

Quelles solutions existent pour gérer les temps et activités en entreprise ?

Gérer les temps et activités avec Excel

Gérez gratuitement les temps de travail et activités de vos salariés avec notre modèle excel.

Permet de :

• Documenter et suivre les temps de travail de vos salariés
• Calculer leurs temps de travail à la semaine ou au mois

Adapté à

• TPE & associations

Coût :

• 0€

Gérer les temps et activités avec un logiciel GTA

Pour une GTA sans papier et sans excel, choisissez une solution 100% en ligne

Un logiciel GTA permet de :

• Gérer facilement les temps pleins, partiels, forfaits jours, annualisation, modulation...
• Centraliser et historiser les heures de travail à partir de feuilles de temps ou d'une pointeuse virtuelle
• Suivre les heures de travail en temps réel, à la semaine, au mois...
• Calculer automatiquement les heures supplémentaires
• Envoyer à la paie des informations fiables et à jour (heures sups, primes et majorations...)
• Alimenter un Compte Epargne Temps à partir des heures supplémentaires

Adapté à :

• TPE & associations
• PME
• Grandes entreprises

Des alternatives gratuites existent pour une gestion simplifiée. Malgré leurs limites, elles peuvent couvrir certains besoins pour les petites entreprises.

Outils, modèles et ressources complémentaires pour la gestion du temps

Ces ressources sont disponibles gratuitement au téléchargement.
 

• Tableau Excel pour les horaires de travail : pour documenter et analyser les heures de travail des employés, permettre un suivi précis des heures supplémentaires et des temps de pause.
• Modèle Excel pour la gestion du planning de congés : pour planifier et suivre les congés de vos employés, faciliter la gestion des absences et la répartition équitable des congés.
• Guide de la gestion des temps : un guide complet pour optimiser la gestion des temps de travail, avec des stratégies pour améliorer durablement la productivité.
• Guide des plannings digitalisés : un manuel détaillé pour passer à la planification numérique, avec des conseils pour choisir les meilleurs outils et automatiser les processus de gestion des horaires.
   

Les 4 fonctionnalités essentielles d'un système de gestion du temps

1. Pointage et suivi des temps : tableaux de suivi des heures travaillées, solutions de pointage ergonomique pour enregistrer les heures d’arrivée et de départ
2. Gestion des congés et absences : système permettant aux employés de demander des congés en ligne, avec approbation automatique ou manuelle, enregistrement et analyse des absences pour des raisons diverses, telles que maladie, congés payés, etc.
3. Planification des horaires : génération automatique ou manuelle des horaires de travail en fonction des besoins opérationnels et des disponibilités des employés, possibilité d’ajuster les horaires en temps réel en fonction des imprévus (comme une absence de dernière minute par exemple).
4. Rapports et outils d’analyse : outils de visualisation pour suivre les heures travaillées, les heures supplémentaires, les absences, et d'autres indicateurs de performance.

Pourquoi utiliser un logiciel RH pour optimiser sa GTA ?

Fiabilisez vos données

• Centralisez et historisez les heures de vos collaborateurs de manière sécurisée
• Exportez vos données en un clic en cas de contrôle (DIRECCTE, URSSAF...) 

Simplifiez et digitalisez votre suivi 

• Suivez les heures et activités de vos collaborateurs (pointage en ligne ou feuille de temps)
• Visualisez facilement l'avancement des projets
• Bénéficiez d'une vision analytique, grâce à des tableaux de bord

Gagnez du temps

• Calculez automatiquement les majorations, heures supplémentaires, primes de vos collaborateurs tous les mois
• Vérifiez et validez les feuilles de temps directement en ligne
• Mettez en place des circuits de validation et règles d'automatisation