Budget prévisionnel : Définition, conseils et exemple

Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel (aussi appelé plan de trésorerie ou tableau de trésorerie) est un tableau qui reprend les charges et les produits de l'entreprise et qui permet de fixer des objectifs au cours d'un exercice comptable. Le plus souvent sous format Excel, ce document est une synthèse pour anticiper l'activité d'une entreprise sur une période plus ou moins longue, généralement de 6 à 18 mois. C'est un guide, car il représente l'aspect comptable des idées, des projets.
 

Budgets prévisionnels et bilans prévisionnels : quelle différence ?

Le bilan prévisionnel n'est que le business plan de l'entreprise. Il détaille le marché, la stratégie et l'organisation de la société sur plusieurs années. Le budget prévisionnel en fait partie, puisqu'il présente les aspects financiers.
 

Comment créer un budget prévisionnel ?

L'entreprise anticipe ses actions et mène une réflexion sur ses mouvements de trésorerie grâce au budget prévisionnel. Comment faire un budget prévisionnel ? Quand doit-il être créé ? Avec quels outils ?
 

Les trois étapes pour faire un budget prévisionnel en entreprise

Dans un premier temps, les services financiers et comptables de l'entreprise récoltent toutes les données. Cela concerne le chiffre d'affaires, les dépenses, les salaires, l'investissement de l'entreprise, le financement, les impôts et les taxes, etc.

Ensuite, les calculs sont accomplis selon plusieurs scénarios : réel, pessimiste ou en fonction d'un élément déterminant tel qu'une suppression de charges, une nouvelle embauche, etc. Enfin, les chiffres sont analysés et comparés à la réalité au cours de l'exercice comptable.
 

Création du budget prévisionnel : quel est son contenu ?

Le budget prévisionnel est présenté sous la forme d'un tableau qui reprend les produits (recettes), et les charges (dépenses). Chaque ligne peut être plus ou moins détaillée en fonction de l'activité de l'entreprise. Le budget prévisionnel inclut toujours la TVA (montant TTC) pour comptabiliser les encaissements et les décaissements réels.

• Les charges du budget prévisionnel 

Le budget prévisionnel reprend les charges fixes de chaque mois, ainsi que les dépenses variables. Ce sont les coûts et les dépenses que l'entreprise doit supporter. Cela peut être l'achat de marchandises ou de matière première, de fournitures. Cette partie comptabilise également les charges de structures, mais aussi celles qui sont externes. Ce sont aussi les impôts et les taxes, les salaires, les charges financières fixes (intérêts d'emprunt, agios de découvert, etc.) et exceptionnelles (pénalités, amendes, etc.). Enfin sont incluses les dotations aux amortissements.

• Les recettes du budget prévisionnel

Cette partie du budget prévisionnel reprend les recettes (ventes de marchandises ou de prestations), les subventions d'exploitations (recettes d'un produit financier issues de placement). Enfin, ce sont les produits exceptionnels (remboursement de TVA, dégrèvement d'impôt).

• Les investissements

Il peut s'agir d'achats de matériel, de travaux d'aménagement ou de dépenses en recherche et développement. Ces coûts doivent être anticipés pour évaluer leur rentabilité et leur impact sur le trésorerie.

• Le besoin en fonds de roulement (BFR)

Il représente la différence entre les créances clients, les stocks et les dettes fournisseurs. Un BFR mal géré peut entraîner des tensions de trésorerie. Il est nécessaire de prendre en compte les délais de paiement des clients, la gestion des stocks et les échéances des dettes fournisseurs afin de ne pas déséquilibrer les finances de l’entreprise.

• Le plan de trésorerie

Il sert à suivre l’évolution des entrées et sorties d’argent sur une période donnée. Grâce à cette projection, il est possible d’anticiper les périodes de tension, de prévoir les besoins en financement à court terme et d’adapter la gestion financière en conséquence. Une bonne visibilité sur la trésorerie évite les décisions précipitées et facilite la planification.

• Le compte de résultat prévisionnel 

Il offre une vision globale de la rentabilité à moyen et long terme. Il repose sur une estimation du chiffre d’affaires, des charges d’exploitation et du résultat net attendu. Ce document mesure la viabilité financière d’un projet et identifie les ajustements à effectuer avant leur mise en œuvre.

Quand doit être réalisé le budget prévisionnel ?

Ce document peut être élaboré lors de la création d'entreprise, mais aussi chaque année, généralement à la clôture de l'exercice comptable. Cependant, ils doivent être consultés fréquemment. L'entreprise peut faire un ajustement régulier en fonction des encaissements et des décaissements. C'est un point de repère par rapport à la réalité comptable.

Pourquoi faire un budget prévisionnel ?

Un budget prévisionnel est un outil essentiel pour assurer la stabilité financière d’une entreprise et orienter sa stratégie.

1. Anticiper les dépenses et les recettes

En prévoyant les flux financiers, il permet d’éviter les mauvaises surprises et d’optimiser la gestion de la trésorerie.

2. Fixer des objectifs financiers clairs

Il aide à structurer les priorités et à définir des repères pour suivre l’évolution de l’activité.

3. Prendre des décisions éclairées

Grâce à une vision chiffrée, les dirigeants peuvent ajuster leurs investissements et adapter leur stratégie en fonction de la situation économique.

4. Sécuriser les financements

Les banques et investisseurs exigent souvent un budget prévisionnel avant d’accorder un prêt ou un soutien financier.

5. Corriger rapidement les écarts

Un suivi régulier permet d’identifier les déviations par rapport aux prévisions et de mettre en place des actions correctives.
 

Quels sont les outils pour la création d'un budget prévisionnel ?

Les tableurs comme Excel

L'entreprise peut créer des budgets prévisionnels sous Excel lorsque les encaissements et les décaissements ne sont pas trop nombreux. Elle peut télécharger un exemple gratuit en ligne qu'elle adapte ensuite. En effet, le budget prévisionnel dépend de l'activité de l'entreprise. Il ne contient pas la même chose que celui d'une association qui reçoit des subventions ou pour la gestion d'une copropriété. Enfin, des logiciels de gestion de trésorerie existent.

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Les logiciels dédiés

Si les décaissements et encaissements sont trop nombreux, elle peut utiliser un logiciel de suivi des temps et activités pour obtenir un suivi budgétaire plus précis. Le logiciel de suivi des temps et activités permet de suivre et visualiser la répartition du temps de travail et du budget selon un certain nombre d’axes analytiques (par clients, par projet, par tâche, etc.) L’avantage d’un tel outil : il permet un suivi détaillé des projets en termes de budget et de temps passé. Le suivi du réalisé vs prévisionnel et le calcul des marges pour suivre la rentabilité est facilité.

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Les erreurs courantes à éviter

• Prévisions irréalistes

Le conseil de gestion : évitez des chiffres hors de propos. Basez-vous sur des données financières passées et actuelles, évaluez les tendances des marchés et intégrez différents scénarios possibles​​.
 

• Ignorer les coûts cachés

Le conseil de gestion : ne négligez pas les coûts tels que les taxes, les permis, les frais juridiques, les dépenses de formation, les assurances, et autres coûts liés à la gestion des erreurs​​.
 

• Oublier un fonds de roulement

Le conseil de gestion : prévoyez un fonds pour couvrir les dépenses imprévues comme les problèmes de production ou les réparations imprévues​​.
 

• Sous-estimer le marketing et la publicité

Le conseil de gestion : allouez suffisamment de ressources à ces postes pour atteindre votre clientèle cible​​.
 

• Manque de suivi et de correction du budget

Le conseil de gestion : mettez en place des moyens pour vérifier et ajuster le budget en fonction des changements de situation​.
 

• Ne pas corriger une balance de trésorerie négative

Le conseil de gestion : veillez à avoir suffisamment de liquidités pour couvrir les obligations à court terme et éviter les difficultés de paiement​.
 

Comment faire un budget prévisionnel pour une TPE ?

1. Posez les bonnes questions : considérez les prévisions de ventes, les coûts variables et fixes, l'évolution des ressources humaines, le niveau de charge fiscale, les moyens de financement et l'évolution du marché​​
2. Détaillez vos prévisions mois par mois : cela permet un suivi régulier et une adaptation au fil de l'année, en tenant compte des variations saisonnières​
3. Réalisez deux scénarios : un scénario prudent et un autre plus audacieux pour couvrir une gamme de possibilités​​
4. Impliquez vos équipes : utilisez leurs connaissances pour des prévisions plus réalistes et engagez-les dans le processus budgétaire​​
5. Suivez et mettez à jour votre budget : comparez régulièrement votre situation réelle avec le budget prévisionnel et ajustez-le au besoin​

Liste des dépenses les plus courantes

Charges fixes

• Loyers
• Salaires
• Assurance
• Honoraires d’expertise-comptable
• Entretien et réparation des équipements et locaux
• Frais de télécommunication et internet
• Cotisations professionnelles et abonnements
• Amortissement du matériel et des bâtiments

Charges variables

• Achats de matières
• Énergie pour la production
• Frais de transport et logistique
• Coûts des emballages et conditionnements
• Frais de publicité et de marketing
• Dépenses liées à la recherche et développement

Charges financières et exceptionnelles

• Remboursement des intérêts de prêt
• Frais de justice
• Amendes et pénalités
• Pertes sur créances irrécouvrables
• Frais de restructuration ou de réorganisation
• Dépréciation exceptionnelle des actifs

Liste des recettes les plus courantes

Chiffre d’affaires

• Facturations clients
• Ventes en ligne ou e-commerce
• Revenus issus de locations de biens ou équipements
• Recettes issues de partenariats ou sponsorisations
• Revenus de licences ou de droits d'auteur

Financements

• Apports personnels
• Prêts bancaires
• Subventions
• Levées de fonds
• Investissements en capital par des actionnaires
• Crédits-bails ou leasings financiers
• Crowdfundings ou financements participatifs
• Ventes d'actifs ou de biens d'investissement

Aides et remboursements

• Concours
• Remboursements URSSAF
• Aides à l'embauche
• Crédits d'impôt (pour recherche, compétitivité, etc.)
• Remboursements liés à la formation professionnelle
• Aides liées à l'exportation ou au développement international
• Remboursements de frais de santé par les mutuelles

Remboursement de TVA

• Crédits de TVA en cas de TVA déductible supérieure à la TVA collectée
• Remboursements de TVA sur investissements
• Crédits de taxe sur les produits énergétiques
• Remboursements liés aux activités à l'export

Faire un bilan prévisionnel : quel est son rôle pour la stratégie d'entreprise ?

Le bilan prévisionnel n'est pas obligatoire, mais il peut être rendu inévitable dans les statuts de l'entreprise. Il a de nombreux avantages. Ce tableau de synthèse est un véritable outil de communication vis-à-vis d'une banque, d'investisseurs ou de partenaires. C'est une présentation chiffrée d'un projet, d'une stratégie de développement d'une entreprise.

Les objectifs sont définis avec une vision précise de la future trésorerie. En cours d'exercice, des ajustements peuvent être faits pour atteindre un équilibre financier ou réaliser une marge. C'est un guide qui doit être comparé avec la réalité. L'entreprise peut ainsi comprendre les écarts de comptabilité et obtenir une gestion de trésorerie optimisée. Elle peut anticiper les difficultés, les mouvements de trésorerie en diminuant certaines dépenses ou en prévenant les retards de paiement et les découverts bancaires.

Le budget prévisionnel donne une vision globale de la future trésorerie de l'entreprise et fixe des objectifs. Le résultat permet de réaliser des ajustements en fonction de l'activité de la société.

Et pour mieux définir votre budget prévisionnel, un suivi précis des temps et activité sera votre allié ! Une gestion des activités précise vous permet de mettre en place un suivi budgétaire prévisionnel et réalisé.

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Comment ajuster son budget en cours d’année ?

Un budget prévisionnel, aussi rigoureux soit-il, doit rester flexible pour s’adapter aux imprévus. Les fluctuations économiques, les variations de chiffre d’affaires ou encore l’évolution des charges peuvent nécessiter des ajustements en cours d’année. Pour éviter les déséquilibres financiers, il est essentiel de suivre une démarche proactive.

Suivre régulièrement les écarts entre prévisions et réalité

Un suivi mensuel ou trimestriel du budget permet de comparer les prévisions aux chiffres réels. Ce contrôle régulier aide à repérer rapidement d’éventuels écarts. Si le chiffre d’affaires est inférieur aux attentes ou si certaines charges augmentent, il devient impératif de réajuster les prévisions.

Analyser les causes des écarts

Les variations budgétaires peuvent être liées à plusieurs facteurs : une baisse des ventes, une hausse imprévue des coûts de production ou encore un retard de paiement de clients. Comprendre l’origine des écarts permet d’adopter des solutions adaptées, plutôt que de corriger les chiffres de manière arbitraire.

Réajuster les postes de dépenses

Si certaines charges augmentent de manière inattendue, il peut être judicieux de revoir certaines dépenses non prioritaires. L’optimisation des coûts passe parfois par la renégociation des contrats fournisseurs, la réduction de certaines charges variables ou un étalement des investissements prévus.

Adapter les prévisions de revenus

Si l’activité est en baisse, il est préférable de revoir les objectifs commerciaux et d’envisager des actions correctives. Cela peut passer par une stratégie de relance des clients, une intensification des efforts marketing ou une diversification des sources de revenus pour compenser la diminution d’un segment d’activité.

Mettre en place un plan d’actions correctives

Une fois les ajustements identifiés, il est important d’établir un plan d’actions avec des mesures concrètes et un calendrier précis. L’ajustement du budget ne doit pas être une simple modification des chiffres, mais une réelle adaptation stratégique pour garantir la stabilité financière de l’entreprise.

Exemple du budget prévisionnel d'une agence immobilière

Exemple du budget prévisionnel d'une agence immobilière pour anticiper les revenus et les dépenses sur plusieurs mois.