Renforcer et accompagner le management des équipes

La Mission locale du Bassin Houiller conseille et accompagne les jeunes de 16 à 25 ans dans leur recherche d’emploi, de formation mais également sur les questions liées à la mobilité, la citoyenneté, la santé, la création d'entreprise, ou encore le logement.  

Avec une trentaine de collaborateurs et une activité liée aux financements de l’Etat et des collectivités locales, se doter d’un outil de suivi des temps de travail est rapidement devenu nécessaire. Convaincu par la solution Eurécia, Christian Schmid, Directeur de cette association a ensuite opté pour la digitalisation des entretiens RH et managériaux. Il nous raconte ... 
 

Avant Eurecia

Une gestion administrative et RH papier

Peu d’échanges réguliers en dehors des entretiens annuels

Pas d’objectifs individuels mis en place auprès des collaborateurs

Après Eurecia

Des données RH centralisées au sein
d’une interface unique

La dialogue remis au coeur des échanges
manager-collaborateur

Des collaborateurs motivés avec des objectifs clairs

De la dématérialisation RH à la structuration des entretiens 

Avant Eurécia, le suivi des temps de travail des équipes de la Mission Locale était fait à la main et sur papier. Une gestion chronophage, source d’erreurs, qui ne pouvait plus durer. Au-delà de l’impossibilité d’analyser et suivre ces données, il y avait également un risque d’un point de vue légal.  

C’est lors du premier confinement lié à la crise du Covid 19 en 2020 que Christian a déployé la solution Eurécia pour son organisation. Le contexte obligeant de nombreuses entreprises à revoir leur façon de travailler, notamment à distance. Convaincu du temps gagné sur la gestion administrative ce directeur aux multiples casquettes s’est lancé en 2022 dans la structuration des différents entretiens réalisés avec ces équipes. 

Entre la convocation aux entretiens, la réalisation, le suivi, l’impression des documents, leur signature, contre-signature … le temps perdu peut être considérable. Il fallait un outil pour centraliser tout ça.

Accompagner le management avec les bons outils 

En digitalisant les entretiens avec la solution Eurécia, la Mission Locale du Bassin Houiller a pu mener en parallèle un travail pour restructurer ces moments d’échanges entre manager et collaborateur. Ils ont repensé le cadre de ces entretiens en redéfinissant les trames. 

Un travail opéré dans un premier temps avec les entretiens annuels, professionnels et de télétravail. Rapidement le besoin d’avoir des échanges plus réguliers et formalisés avec le support d’un outil s’est fait ressentir. Au même moment, Eurécia sortait sa nouvelle fonctionnalité : l’Entretien One to One. Un entretien managérial entre le N+1 et le collaborateur qui a pour objectif d’échanger, de coacher et de prendre du recul sur les actions et missions du moment. 

La trame proposée par l’outil est bien structurée et permet de ne pas passer à côté d’éléments qui peuvent sembler basiques mais essentiels pour bien manager. Demander au collaborateur comment il va en début d’entretien ou comment je peux l’aider, permet de débloquer certaines situations. 

Grâce à la mise en place de ces RDV managériaux, Christian a également mis en place des objectifs individuels qui lui ont permis de mieux manager ses équipes mais aussi de les rendre plus performantes. 

Les rendez-vous sont fixés dans le temps avec une durée limitée ce qui permet d’aller à l’essentiel tout en remettant le dialogue au cœur de l’échange. Avec une trentaine de collaborateurs et des rendez-vous de 20 minutes, Christian échange tous les mois avec l’ensemble de ces équipes et peut ainsi suivre l’avancement des projets. 

Une mise en place en 3-4 semaines et des équipes conquises 

La mise en place de la solution en elle-même s’est faite en 3-4 semaines. Les équipes de la Mission Locale du Bassin Houiller ont de suite adopté l’outil et l’ont vécu comme de la modernité. Ils se sentent désormais dans une entreprise performante qui met en place les outils adéquats pour leur faciliter le quotidien. 

S’agissant de la digitalisation des entretiens, les équipes ont apprécié avoir un cadre fixé pour leurs échanges. Les collaborateurs ont également bien accueilli le One to One comme nouveaux rendez-vous mensuels. Certains sont même parfois à l’initiative de ces échanges.  

Si aux premiers abords ces échanges peuvent paraître une perte de temps, rapidement, les équipes et moi-même avons vu le temps gagné au quotidien. Le One to One donne une feuille de route au collaborateur qui sait ce qui est attendu de lui.

Des résultats à tous les niveaux 

Déjà lors de la mise en place d’Eurécia pour le suivi des temps, Christian avait pu observer le temps gagné au quotidien notamment dans les tâches administratives courantes. 

Depuis que j’ai Eurécia, valider les feuilles de temps, ça n’est plus du travail.

Avec la mise en place des One to One, les équipes ont fait x2 en termes de performance en passant de 1300 situations d’emploi créées en 2021 à 2828 en 2022. Des résultats obtenus par la mise en place des objectifs individuels et le suivi régulier de l’activité. 

Au-delà de la performance, ces rendez-vous mensuels ont également permis de renforcer le management de la Mission Locale en créant deux véritables équipes animées par des chargés de projets où le dialogue est renforcé et où les collaborateurs savent ce qui est attendu d’eux. 

Enfin grâce aux solutions d’Eurécia, la Mission Locale du Bassin Houiller a permis de renforcer l’engagement des collaborateurs avec des outils modernes aux services des équipes et qui les rendent plus autonomes au quotidien.