Gérer et digitaliser les comptes rendus d'activité

Quelle était votre problématique au moment de choisir Eurécia ?

Nous avons été confrontés à un besoin urgent suite au gain d’un projet de recherche et développement avec l’Etat français. Il fallait tracer les activités de la R&D de manière rigoureuse pour pouvoir justifier de nos dépenses auprès du Commissariat général à l’investissement chargé de la mise en œuvre du programme d’investissement avenir. C’est à ce moment-là que nous avons décidé de mettre en place des comptes rendus d’activités (CRA) car jusque-là nous n’utilisions que des fichiers Excel.

Comment avez-vous fait le choix des solutions Eurécia ?

Il s’est trouvé que j’étais en contact avec Pascal Grémiaux via le cluster Digital Place au moment du gain du projet. Nous avons donc saisi l’opportunité à ce moment-là de mettre en place Eurécia. Si nous n’avions pas trouvé de suite une solution nous aurions très probablement continué à utiliser Excel pendant quelques années voire quelques mois pour gérer nos temps et activités. Nous ne serions jamais rentrés dans une démarche de recherche sans cette mise en contact. 

Qui s’est occupé en interne de la mise en place du logiciel ?

Ce sont l’assistante de direction et le directeur financier qui ont participé à l’implémentation du logiciel avec l’aide du service client Eurécia. L’assistante commerciale a paramétré seule la solution. A l’époque, nous n’avions pas de règles de gestion et c’est grâce à Eurécia que nous avons créé celles-ci au fur et à mesure. Le paramétrage de démarrage proposé est très complet et nous a donc suffi.

Comment est aujourd’hui perçue la solution en interne ?

Aujourd’hui c’est vraiment la simplicité et la rapidité du logiciel qui nous plaît. Au sein de la direction générale, la solution nous sert d’outil de pilotage. Nous pouvons voir en un coup d’œil le planning des équipes sur le module congés ou encore les charges imputées par personne et par projet au sein de la R&D avec le module temps et activités. L’export vers la paie est un jeu d’enfant, plus besoin de compter le nombre de titres restaurant à distribuer puisque le logiciel les comptabilise tout seul. Tout est très simple, il n’y a pas de perte d’informations, tout est centralisé au même endroit. Le fait de pouvoir agréger tout un ensemble de données via la même plateforme nous fait gagner beaucoup de temps et de papier mais surtout beaucoup d’énergie. Quant aux collaborateurs, ils apprécient le fait d’avoir un accès direct à leurs congés et de saisir leurs dépenses en quelques clics sur le module note de frais.