Grille d'évaluation des compétences professionnelles : Modèle Excel
gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'une grille d'évaluation des compétences ?

Une grille d’évaluation des compétences est un document type mis en place par l’employeur. Elle fait partie du process pour analyser le niveau d’expertise d’un collaborateur à son poste.

L’objectif de la grille est de mesurer la capacité d’un salarié à mobiliser certaines compétences ou certaines connaissances dans le cadre d’une mission précise. Bien souvent, l’expertise d’un collaborateur est difficile à objectiver. Se servir d’une grille d’évaluation permet d’utiliser un faisceau de critères pour éviter les jugements ou les biais de l’examinateur. Les compétences techniques peuvent souvent faire l’objet d’une analyse objective. Les softs skills sont, eux, plus complexes à mesurer.

Le formulaire prend la forme d’un tableau à deux ou trois colonnes :
 

• La première colonne énonce tous les critères à évaluer.
• La deuxième colonne sert à valider ou non les critères. Elle peut aussi servir à noter le niveau d’adéquation au critère (de 1 à 10, par exemple).
• Éventuellement, une troisième colonne va servir à émettre un commentaire.

Les critères utilisés doivent être définis en fonction des compétences à évaluer, du poste occupé, de l’environnement professionnel et des objectifs du salarié. Les critères sont souvent quantitatifs ou qualitatifs.

Il existe plusieurs approches pour se servir d’une grille d’évaluation des compétences professionnelles. Le manager va se baser sur la stricte réalisation des objectifs, sur le travail effectué ou sur le potentiel du salarié. Pour obtenir une approche globale, il est conseillé de combiner les différentes approches.
 

Présentation de notre modèle de grille d'évaluation des compétences

Vous souhaitez mieux accompagner vos collaborateurs dans leur montée en compétences ? Identifier leurs points forts et axes d’amélioration ? Anticiper des besoins en formation ou des perspectives d’évolution ? La grille d’évaluation des compétences peut vous y aider !

Quels en sont les avantages ?
 

• Une vision claire des compétences actuelles de vos collaborateurs
• Enrichir votre démarche GEPP
• Une gestion proactive des talents pour une performance optimale de votre équipe
• Identifier les axes de développement, les besoins en formation et les opportunités d'évolution

Quels sont les avantages et les enjeux d'une grille d'évaluation des compétences professionnelles ?

La grille d’évaluation des compétences professionnelles est un outil intéressant pour aider le manager à réaliser son évaluation. Il bénéficie d’un cadre clair, défini à l’avance par l’équipe RH, mais aussi validé par la direction. Il conduit l’entretien de manière cohérente sans se disperser. Il dispose d’un plan, d’une marche à suivre, de cette manière, il a moins de risques de faire des jugements hâtifs. La grille d’évaluation est un outil pour promouvoir l’équité de traitement entre les collaborateurs.

Inclure dans le process une grille type permet aussi à l’employeur d’obtenir des évaluations standardisées. Tous les salariés sont soumis à la même évaluation, donc au même traitement. Il peut ainsi extraire des données plus facilement. La grille d’évaluation aide à prendre des décisions stratégiques en toute connaissance de cause.

L’outil donne une vision globale sur l’expertise d’un collaborateur. Tous les éléments intéressants sont pris en compte. Le manager peut identifier les points forts du salarié sur lesquels s’appuyer. Il met aussi en avant les lacunes de l’employé de manière neutre. C’est un état des lieux pour ensuite apporter des solutions constructives. La grille d’évaluation peut d’ailleurs être utilisée pendant un entretien annuel afin de fixer un objectif d’amélioration. Le manager a la possibilité de proposer à son collaborateur une formation ou un mentorat, par exemple.

Utilisée de manière positive et bienveillante, la grille d’évaluation est un moteur de la motivation du collaborateur. L’outil offre la possibilité de se projeter dans son poste ou d’envisager une évolution de carrière au sein de l’entreprise.

Quels sont les cas d'utilisation ?

La grille d’évaluation des compétences professionnelles peut être utilisée dans différentes situations. À chaque fois, elle offre la possibilité de faire concorder les compétences d’un salarié avec les besoins de l’entreprise.

Elle peut d’abord servir pendant un recrutement. La grille va servir à détecter les bonnes compétences chez un candidat. C’est un outil incontournable pour s’assurer de la compatibilité de l’interviewé avec le poste visé. Grâce au document, il est possible de mettre en avant les défauts de compétences d’un talent prometteur. Avec la grille, les décisionnaires du recrutement obtiennent un état des lieux des compétences professionnelles le plus exhaustif possible. Ces derniers disposent de toutes les données pour prendre la bonne décision.

Ensuite, il est possible d’utiliser la grille d’évaluation des compétences pour accorder ou non une promotion. Dans cette situation, l’outil offre la possibilité de prendre une décision équitable en se basant sur des informations objectives. La promotion est attribuée au collaborateur le plus méritant. Utiliser la grille d’évaluation comme indicateur limite ainsi les risques de contestations.

L’outil peut aussi servir pour définir la formation la plus adaptée pour un collaborateur. Ici, la grille est utilisée pendant un entretien annuel, un one to one ou un entretien professionnel. Elle dresse une image claire des expertises ou des failles du salarié. En comparant les résultats aux compétences indispensables pour réussir dans un poste, le manager pourra déterminer la formation adéquate pour rendre le collaborateur plus productif ou efficace.
 
Enfin, la grille peut être employée pour assurer le développement des employés. En complétant le formulaire, chacun peut définir ses points faibles comme ses points forts. L’employeur est ainsi acteur de son évolution dans l’entreprise.

Quels sont les éléments à intégrer ?

Chaque entreprise doit adapter la grille d’évaluation aux spécificités de son activité ou de son organisation. Toutefois, il est possible de distinguer plusieurs éléments généraux à toujours inclure dans le document.

La grille doit tout d’abord évoquer les compétences à évaluer. Les qualifications seront différentes selon le poste ou les missions attribuées. L’équipe RH peut proposer une trame au manager. Ce dernier doit ensuite préciser les compétences en fonction du collaborateur évalué. Il est possible d’analyser des aptitudes techniques ou humaines. Ces dernières peuvent en général être dupliquées pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Les aptitudes techniques nécessitent une personnalisation plus importante.

Pour chaque compétence énoncée, il faut ensuite déterminer les critères permettant son évaluation. Il est recommandé d’utiliser un style direct et clair pour les écrire. Ce peut être, par exemple, « le collaborateur reçoit les partenaires en rendez-vous régulièrement » ou « le collaborateur comprend les consignes données ». Les critères doivent être écrits de manière impartiale, objective.

Enfin, il est nécessaire d’ajouter une échelle d’évaluation. Pour chaque critère, un niveau d’acquisition pourra ainsi être défini. L’échelle peut être composée de notes de 1 à 5, par exemple. Elle peut aussi comprendre plusieurs appréciations : « au-dessus du niveau attendu », « au niveau attendu », « en dessous du niveau attendu », etc.
 

Comment créer une grille des compétences professionnelles ?

Pour créer votre propre grille de compétences professionnelles, il est conseillé de suivre ces différentes étapes :
 

• Étape 1 : élaborez la grille d’évaluation. Pour ce faire, identifiez les compétences à évaluer : gardez à l’esprit qu’il faut créer un outil objectif. Vous pouvez vous servir de la méthode SMART. Elle aide à définir des critères Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis pour mesurer les objectifs fixés. 
• Étape 2 : testez et affinez la grille. Conservez une démarche d’amélioration continue pour rendre l’outil toujours plus pertinent.
• Étape 3 : communiquez sur la mise en place du process. C’est incontournable pour vous assurer de la bonne compréhension de l’exercice par tous. Vous obtiendrez la coopération des collaborateurs.
   

🥉Les trois points clés à retenir :

• La grille d’évaluation des compétences est un outil intéressant pour analyser les qualifications d’un collaborateur de manière neutre, constructive.
• Le document permet de fixer un cadre d’évaluation homogène pour tous les salariés de l’entreprise.
• Afin de s’assurer de l’efficacité de l’utilisation, il est important de former les managers à son utilisation. Communiquez également sur sa mise en place auprès des collaborateurs.