Tout savoir sur les frais de mission

Que regroupent les frais de mission ?

Lors d’un déplacement pour les besoins du service, l'agent public peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de mission. Ils regroupent principalement les frais de déplacement ainsi que les frais de repas et d’hébergement. Il s'agit essentiellement des dépenses suivantes :

• titres de transport ;
• frais kilométriques ;
• frais de location de véhicule ;
• frais de carburant ;
• frais de parking ;
• frais de taxis ;
• frais de restaurant, à hauteur ed 20€ par repas.

Outre les billets de train, d’avion ou de transports en commun, les salariés qui utilisent leur véhicule personnel peuvent bénéficier d’indemnités kilométriques calculées en fonction du barème fiscal en vigueur. À cela s’ajoutent les frais annexes directement liés au déplacement, comme les frais de stationnement et de péage, qui peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs.

• frais d'hébergement

Les frais d'hébergement engagés lors d’une mission professionnelle peuvent être remboursés par l’employeur selon des modalités définies en interne. Cependant, pour les agents publics, ces remboursements sont encadrés par des plafonds forfaitaires qui varient en fonction de la localisation géographique.  

Les montants maximums pris en charge sont les suivants :  

• 140 € par nuit à Paris intra-muros,  
• 120 € par nuit dans le reste de l’Île-de-France et dans les villes de plus de 200 000 habitants,  
• 90 € par nuit dans les autres communes.  

Ces montants forfaitaires assurent une prise en charge adaptée aux différences de coût de la vie selon les zones. Pour obtenir un remboursement, les justificatifs des dépenses doivent être fournis conformément aux procédures établies.  

Les frais de mission peuvent également regrouper des dépenses induites comme :

• les frais de bagage supplémentaire (mission longue, matériels fragiles, etc.) ;
• les frais de visa ou équivalent ;
• les frais de vaccination et traitements pour les missions à l’étranger et en outre-mer ;
• les frais de repas pris pendant un transport, non compris dans le prix du billet.

 

Les frais d'assurance ou de réparation en cas d'accident n'entrent pas dans le champ des frais de mission et ne sont pas pris en charge par l'employeur.

• Note : les frais de représentation se distinguent des frais de mission, bien qu’ils impliquent également des dépenses professionnelles. Ils concernent les coûts engagés pour entretenir ou développer les relations commerciales de l’entreprise, comme les repas d’affaires, les invitations à des événements ou les cadeaux clients. Contrairement aux frais de mission, qui sont directement liés à un déplacement professionnel, les frais de représentation ne sont pas systématiquement remboursés et peuvent être soumis à des règles spécifiques en matière de comptabilité et de fiscalité.

Cas particulier : les frais de mission des bénévoles

Les bénévoles impliqués dans des associations peuvent engager des frais lors de leurs missions. Deux options s'offrent à eux pour la gestion de ces dépenses :​

1. Remboursement des frais réels : l'association rembourse les dépenses engagées sur présentation de justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.). Il est essentiel que ces frais soient en lien direct avec l'activité de l'association et qu'ils soient raisonnables.​
2. Renonciation au remboursement et avantage fiscal : le bénévole peut choisir de ne pas se faire rembourser et bénéficier d'une réduction d'impôt équivalente aux sommes dépensées, à condition de fournir les justificatifs correspondants et une déclaration de renonciation au remboursement.

Peut-on obtenir une avance sur frais de mission ?

Les agents publics ont la possibilité de solliciter des avances sur frais afin d'éviter d'avancer personnellement des sommes importantes. Ces avances, accordées sur demande, peuvent couvrir jusqu'à 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois. 

Le montant de l'avance est déduit du remboursement final, effectué sur présentation des états de frais et des pièces justificatives correspondantes. La régularisation de ces avances doit intervenir au plus tard trois mois après leur versement.

<

Comment calculer les frais de mission ?

Pour calculer ses frais de mission, l'agent commence par évaluer ses frais de transport. Puis, il estime ses frais de repas et d'hébergement.
 

#1 : Calcul des frais de mission : les frais de transport

Les dépenses de transport sont prises en charge par le service ou l'employeur. C'est généralement lui qui choisit le mode de transport le plus intéressant sur le plan financier et sur le plan pratique.

Lorsque l'agent utilise les transports en commun, ses frais sont pris en charge sur présentation des justificatifs (billet de train, d'avion, de bateau, etc.).

Lorsque l'agent utilise son véhicule personnel, il peut être indemnisé de ses frais de déplacements de deux manières. Il peut recevoir une indemnité :

• calculée sur la base du tarif de transport en commun le moins cher ;
• calculée en fonction des indemnités kilométriques.

Voici le montant des indemnités kilométriques pour une automobile pour l'année 2021 :

Pour un véhicule de 5 CV et moins :

• 0,29 euro jusqu'à 2 000 km ;
• 0,36 euro de 2 001 à 10 000 km ;
• 0,21 euro pour plus de 10 000 km.

 

Pour un véhicule de 6 CV et 7 CV :

• 0,37 euro jusqu'à 2 000 km ;
• 0,46 euro de 2 001 à 10 000 km ;
• 0,27 euro plus de 10 000 km.

 

Pour un véhicule de 8 CV et plus :

• 0,41 euro jusqu'à 2 000 km ;
• 0,5 euro de 2 001 à 10 000 km ;
• 0,29 euro plus de 10 000 km.

 

Les mêmes indemnités seront proposées à l'agent se déplaçant avec son 2 roues. Le calcul des indemnités kilométriques sera alors le suivant :

• 0,14 euro pour une cylindrée supérieure à 125 cm³ ;
• 0,11 euro pour un autre véhicule.

Calcul des frais de mission : les frais de repas et d'hébergement

Pour le calcul des frais de mission, il faut également recenser les dépenses de repas et les dépenses de logement.

Les frais de repas de l'agent en mission sont pris en charge à hauteur de 17,50 euros par repas.

Les frais d'hébergement de l'agent en mission incluent le petit-déjeuner. Ils sont pris en charge à hauteur des montants suivants :

• 110 euros à Paris ;
• 90 euros dans une commune du Grand Paris ou une ville de + de 200 000 habitants ;
• 70 euros dans les autres villes.

Pour les missions en outre-mer, le taux du remboursement forfaitaire est le suivant :

• 17,50 euros par repas ;
• 70 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

 

Un taux de remboursement forfaitaire particulier est prévu pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française. Le taux est ici égal à :

• 21 euros ou 2 506 F CFP par repas ;
• 90 euros ou 10 740 F CFP par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

Doit-on déclarer les frais de mission ?

En tant que frais professionnels, les frais de mission sont exclus de l’assiette des cotisations de sécurité sociale et de CSG-CRDS, s’ils ne dépassent pas certains plafonds.

• En cas d'option pour la déduction forfaitaire de 10 %, les frais de mission bénéficient d'une exonération fiscale, sauf cas particulier.
• En cas d'option pour la déduction des frais pour leur montant réel, les frais de mission sont imposables, sauf cas particulier.

Frais de mission et cotisations sociales

Les frais de mission ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS. Conformément à l’article L. 136-1-1 du Code de la sécurité sociale :

Ne constituent pas un revenu d’activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels, correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions.
 

Frais de mission et déduction forfaitaire de 10%

Si l'agent choisit la déduction forfaitaire de 10 %, le remboursement des frais de mission est exonéré d’impôts. Pour bénéficier de cette exonération, les indemnités de frais doivent être utilisées conformément à leur objet. Elles ne doivent pas être destinées à rembourser des frais déjà couverts par la déduction de 10 %.

Frais de mission : déduction des frais pour leur montant réel

L'agent peut renoncer à la déduction de 10 % pour ses frais de mission et opter pour les frais réels. Il doit alors réintégrer ses indemnités de frais à ses salaires. En contrepartie, il peut déduire la totalité de ses frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle.

Quand les frais de mission sont-ils payés ?

Les frais de mission sont généralement payés tous les mois et à terme échu, sur présentation des pièces justifiant les dépenses.
Pour obtenir un remboursement de ses frais de mission, l'agent doit :

• disposer d'un ordre de mission ;
• présenter un état de frais certifié ;
• détenir une assurance personnelle (pour les indemnités kilométriques).

Comment gérer les frais de mission à l'étranger ?

Les missions professionnelles à l’international impliquent des frais qui peuvent différer des règles appliquées en France. Le remboursement de ces dépenses dépend des politiques internes de l’entreprise et des réglementations fiscales en vigueur dans le pays concerné. Parmi les principaux éléments à prendre en compte : 

• Les indemnités journalières (per diem) : dans certains cas, les entreprises appliquent des barèmes spécifiques par pays pour couvrir les frais de repas et d’hébergement, en tenant compte du coût de la vie local.
• Les frais de change et transactions bancaires : les variations de devises et les frais de conversion peuvent impacter les montants engagés. Utilisez une carte professionnelle pour limiter ces coûts.
• La gestion de la TVA internationale : certaines dépenses effectuées à l’étranger peuvent être soumises à une TVA récupérable sous conditions.
• Les justificatifs acceptés : selon le pays, les formats de reçus ou factures varient. Il est nécessaire de conserver des preuves conformes aux exigences fiscales françaises et locales.