Fiche de paie : tout savoir pour respecter les règles

Qu'est-ce qu'une fiche de paie ?

L’employeur a l’obligation de fournir une fiche de paie à chacun de ses salariés.
Il s’agit d’un justificatif des sommes versées en échange du travail de l’employé. Édité à chaque paiement de salaire, il comprend plusieurs informations :

• L’identité du salarié et de l’employeur.
• Les données financières sur la rémunération (salaire brut et net).
• Le montant des cotisations et contributions sociales.

Tous les salariés sont concernés par la fiche de paie :  CDI, CDD, les alternants ou les apprentis. La non-transmission d’un bulletin de salaire est punie de 450 € d’amende par document manquant, en plus de dommages-intérêts.

Quelles sont les mentions obligatoires sur la fiche de paie ?
 La fiche de paie est divisée en plusieurs parties.

La première est consacrée à l’identification des deux parties, l’entreprise et le collaborateur.

Le bulletin de salaire doit obligatoirement préciser :

• Le nom et l’adresse du collaborateur et de l’employeur. Dans le cas d’une entreprise multi-site, l’établissement de rattachement du salarié doit être mentionné.
• Le code de nomenclature d’activité de la société (NAF ou APE).
• La convention collective ou les accords d’entreprises applicables.
• Le coefficient hiérarchique du salarié.
• Les temps de travail. Il est nécessaire de distinguer les horaires classiques des heures supplémentaires.
• La nature comme le montant des accessoires du salaire soumis à cotisation.

De plus, il est nécessaire d’indiquer la nature, puis le volume du forfait pour les employés concernés. Enfin, si la base de calcul n’est pas celle de la durée du travail, ce doit être précisé.

La deuxième partie concerne le salaire. Il y est inscrit :

• Le salaire brut.
• L’assiette des cotisations patronales, salariales (avant exonération) et leur montant.
• Le taux de cotisation à la charge de l’employé (avant exonération).
• La nature, la somme des autres versements ou retenues.
• Le versement effectué par l’entreprise au collaborateur.
• La date du paiement du salaire, mais aussi le mode de versement.
• La date de congé et le montant des indemnités de congés payés, le cas échéant.

Le troisième ensemble fournit plus de détails sur les cotisations sociales. Le montant de chaque contribution est indiqué en fonction de 5 catégories :  santé, retraite, famille, chômage, maladies ou accidents professionnels. La somme totale des exonérations est ensuite inscrite. Vient alors la part de cotisation payée par l’employeur.

Enfin, est précisée l’évolution du salaire du fait de la suppression des cotisations chômage et maladie.

Dans la quatrième zone figure le salaire net à payer et le net imposable.

La cinquième partie concerne le montant net social, le revenu net après déduction de tous les prélèvements obligatoires.

La sixième zone est relative à l’impôt sur le revenu. Y figure :

• Le montant net imposable, la base du calcul de l’impôt.
• Le cumul annuel des montants nets imposables.
• Le montant de l’impôt prélevé à la source pour le mois et le cumul annuel.
• Le montant mensuel et annuel des heures supplémentaires exonérées d’impôt.

La dernière partie est consacrée à l’information du salarié. Y sont indiqués les activités partielles, le nombre d’heures indemnisé, le dossier relatif à la fiche de paie du site public www.service-public.fr et l’incitation à conserver le bulletin de salaire sans limite de durée.

Comment faire une fiche de paie ?

Établir une fiche de paie comprend plusieurs étapes :

1. Collecter les informations nécessaires : employé concerné, poste, salaire brut, variable, etc. Le plus pratique est de centraliser les données dans son logiciel RH.
2. Calculer les cotisations sociales : il faut tenir compte de la part employeur et de la part salarié.
3. Déterminer le salaire net en déduisant les charges sociales du brut.
4. Ajouter les mentions spécifiques, comme les primes, les avantages en nature ou les indemnités.
5. Vérifier la conformité avec les obligations légales.

Pour sécuriser la réalisation des fiches de paie, il existe des logiciels spécialisés, comme celui d’Eurécia. Ils font gagner du temps tout en apportant de la sérénité à la procédure grâce à l’automatisation.

Si vous réalisez manuellement vos fiches de paie, vous pouvez utiliser un modèle de fiche de paie.

Comment contrôler une fiche de paie ?

Quelques bonnes pratiques de vérification permettent de pointer les erreurs sur les fiches de paie :

• Vérifiez les valeurs des taux de cotisations et les éventuels changements conventionnels. Il est essentiel de réaliser une veille pour connaître toutes les évolutions des conventions collectives ou accords d’entreprise. Petite astuce : dès que vous avez connaissance d’un changement de chiffres, indiquez-le aussitôt dans votre préparation de salaire pour le mois prochain. Vous serez confiant au moment de la préparation de la paie pour le mois suivant.
• Sensibilisez les managers quant au renseignement des éléments variables de salaire. Souvent, les gestionnaires de paie sont bien informés des arrêts maladie ou des accidents de travail, afin de respecter les délais d’information des caisses d’Assurance Maladie. Mais d’autres éléments sont tout aussi incontournables. Instaurez une procédure efficace pour obtenir toutes les données en temps et en heure.
• Pensez à faire un contrôle de la paie, avant l’étape de la validation. Il s’agit de repérer les anomalies de saisie et de taux, afin de mettre en place des actions correctives. Les logiciels de paie permettent ce contrôle. Ils signalent les erreurs par message.

L’utilisation d’un logiciel de paie permet un gain de temps significatif et sécurise le traitement des bulletins de paie.

Comment contrôle la saisie de gestion de paie ?

Lorsque vous faites la paie, vous avez souvent « la tête dans le guidon », surtout si vous devez générer des centaines de bulletins de paie. Quelques bonnes pratiques de vérification permettent de pointer les erreurs :

 

• Vérifiez les valeurs des taux de cotisations et les éventuels changements conventionnels. Petite astuce : dès que vous avez connaissance d’un changement de chiffres, indiquez-le immédiatement dans votre préparation de salaire pour le mois prochain. Vous serez confiant au moment de la préparation de la paie pour le mois suivant.
• Sensibilisez les managers quant au renseignement des éléments variables de salaire. Souvent, les gestionnaires de paie sont bien informés des arrêts maladie ou des accidents de travail, afin de respecter les délais d’information des caisses d’Assurance Maladie. Mais il est essentiel que les autres éléments vous soient transmis également. La communication interne est votre meilleure alliée !
• Pensez à faire un contrôle de la paie, avant l’étape de la validation par votre responsable. Il s’agit de repérer les anomalies de saisie et de taux, afin de mettre en place des actions correctives. Généralement, les logiciels de paie permettent ce contrôle, soit en vous signalant les erreurs par message, soit en faisant une extraction de toutes les incohérences à une date donnée.

Si vous faites vos bulletins de paie sur Excel, la tâche sera ardue, car vous aurez à réaliser le contrôle manuellement et devrez préalablement définir vos indicateurs. Travailler sur un logiciel de paie vous fera gagner beaucoup de temps et vous serez davantage sécurisé. De plus, les paramétrages possibles sont très larges : les chiffres clés de la paie sont actualisés automatiquement.

Comment transmettre le bulletin de paie au salarié ?

Après avoir édité vos bulletins de salaire, leur transmission à l’ensemble des salariés est obligatoire. Cette disposition réglementaire concerne également les salariés absents de l’entreprise à la date de la remise des bulletins.

 

Trois options s’offrent à vous pour vous remettre les bulletins de paie :

• La remise en main propre. Vous faites la tournée de l’entreprise et vous transmettez physiquement les bulletins. Dans ce cas, pensez à insérer la fiche de paie dans une enveloppe afin de garantir la confidentialité des données. Évitez les distributions dans les casiers du personnel : une erreur de bannette est vite arrivée !
• L’envoi postal des bulletins de paie. Vous vous assurez ainsi de la transmission à tous les salariés, y compris aux absents. Mais la préparation peut être fastidieuse si vous avez un volume important de bulletins.
• L’envoi électronique du bulletin de paie. Cette disposition est permise par le Code du travail, à condition de garantir la confidentialité et l’intégrité des données personnelles des salariés. Oubliez le bulletin de paie en PDF envoyé sur la messagerie professionnelle ! Il vaut mieux recourir à une solution de coffre-fort numérique pour transmettre le bulletin de paie, avec mise en place d’identifiants personnels.

Combien de temps conserver les bulletins de salaire ?

Maintenant que vous avez fait votre paie pour le mois écoulé, passons à l’archivage. Que dit la loi en matière de conservation des bulletins de salaires par l’employeur ? En réalité, la réglementation prévoit deux dates différentes :
 

• 5 ans : c’est le délai de conservation des bulletins de paie au sein de l’entreprise. Rien n’empêche de les garder plus longtemps (au contraire !). Mais passé ce délai, vous pouvez les archiver dans un endroit annexe. Le volume papier peut en effet être important.
• 50 ans : c’est la durée de conservation des bulletins dans le cas d’une transmission dématérialisée par coffre-fort numérique. Si vous avez contracté une solution de dématérialisation auprès d’un prestataire, sachez que le contenu de l’espace personnel devra être accessible au salarié durant 50 ans également.

Que ce soit en format papier ou numérique, cette question mérite d’être anticipée, pour garantir un accès aux données durant 50 ans. Quelle entreprise n’a pas connu une demande de copie de bulletins de la part d’un salarié préparant son dossier de retraite ?