Comment faire un bulletin de paie et respecter les fondamentaux ?

Lundi, 9 heures : il est temps de se mettre à la gestion de la paie. Cette gestion peut être source de stress car vous avez à cœur de réaliser des bulletins de paie conformes et dans les temps. Entre la préparation des éléments variables de paie, les aspects réglementaires à prendre en compte : la tâche s’avère complexe. Voici les fondamentaux pour établir un bulletin de paie de A à Z.

Sommaire

Comment préparer le bulletin de paie ?

Pour préparer vos bulletins de paie sereinement, vous pouvez instaurer un processus décliné en étapes. Ainsi, vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs sur les fiches de salaire.
 

Voici quelques principes clés pour définir votre routine de gestion de la paie :

• Choisissez un bon modèle de bulletin de salaire : il existe différents cadres pour cela. Le principal est de bien vérifier si les mentions obligatoires figurent sur votre document (tout en bannissant les éléments interdits).
• Rassemblez les éléments variables de la paie : les fameux EVP ! Pour ce faire, reprenez chaque mois les mouvements du personnel : les entrées et les sorties, les conditions de départ si tel est le cas (démission, licenciement, fin de contrat à durée déterminée). Ensuite, prenez en compte les primes, les congés (dont les compteurs doivent être tenus à jour sur la fiche de paie).
• Procédez au calcul de la fiche de paie, en considérant le chiffrage individuel des variables. Ensuite, passez au calcul des cotisations sociales afin d’établir les colonnes dues par le salarié et par l’employeur.
• Comptabilisez la paie, en passant les écritures comptables dans le journal des salaires. Préparez les ordres de virements des salaires et les règlements des charges sociales auprès des caisses affiliées, pour validation par le trésorier ou le responsable financier de l’entreprise.
• Déclarez en ligne la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette étape est à réaliser chaque mois, au moment du paiement des cotisations sociales. Elle permet d’actualiser les données relatives à chaque salarié en se fondant sur les éléments du bulletin de paie.

Comment contrôle la saisie de gestion de paie ?

Lorsque vous faites la paie, vous avez souvent « la tête dans le guidon », surtout si vous devez générer des centaines de bulletins de paie. Quelques bonnes pratiques de vérification permettent de pointer les erreurs :

   

• Vérifiez les valeurs des taux de cotisations et les éventuels changements conventionnels. Petite astuce : dès que vous avez connaissance d’un changement de chiffres, indiquez-le immédiatement dans votre préparation de salaire pour le mois prochain. Vous serez confiant au moment de la préparation de la paie pour le mois suivant.
• Sensibilisez les managers quant au renseignement des éléments variables de salaire. Souvent, les gestionnaires de paie sont bien informés des arrêts maladie ou des accidents de travail, afin de respecter les délais d’information des caisses d’Assurance Maladie. Mais il est essentiel que les autres éléments vous soient transmis également. La communication interne est votre meilleure alliée !
• Pensez à faire un contrôle de la paie, avant l’étape de la validation par votre responsable. Il s’agit de repérer les anomalies de saisie et de taux, afin de mettre en place des actions correctives. Généralement, les logiciels de paie permettent ce contrôle, soit en vous signalant les erreurs par message, soit en faisant une extraction de toutes les incohérences à une date donnée.

Si vous faites vos bulletins de paie sur Excel, la tâche sera ardue, car vous aurez à réaliser le contrôle manuellement et devrez préalablement définir vos indicateurs. Travailler sur un logiciel de paie vous fera gagner beaucoup de temps et vous serez davantage sécurisé. De plus, les paramétrages possibles sont très larges : les chiffres clés de la paie sont actualisés automatiquement.

Comment transmettre le bulletin de paie au salarié ?

Après avoir édité vos bulletins de salaire, leur transmission à l’ensemble des salariés est obligatoire. Cette disposition réglementaire concerne également les salariés absents de l’entreprise à la date de la remise des bulletins.

 

Trois options s’offrent à vous pour vous remettre les bulletins de paie :

• La remise en main propre. Vous faites la tournée de l’entreprise et vous transmettez physiquement les bulletins. Dans ce cas, pensez à insérer la fiche de paie dans une enveloppe afin de garantir la confidentialité des données. Évitez les distributions dans les casiers du personnel : une erreur de bannette est vite arrivée !
• L’envoi postal des bulletins de paie. Vous vous assurez ainsi de la transmission à tous les salariés, y compris aux absents. Mais la préparation peut être fastidieuse si vous avez un volume important de bulletins.
• L’envoi électronique du bulletin de paie. Cette disposition est permise par le Code du travail, à condition de garantir la confidentialité et l’intégrité des données personnelles des salariés. Oubliez le bulletin de paie en PDF envoyé sur la messagerie professionnelle ! Il vaut mieux recourir à une solution de coffre-fort numérique pour transmettre le bulletin de paie, avec mise en place d’identifiants personnels.

Combien de temps conserver les bulletins de salaire ?

Maintenant que vous avez fait votre paie pour le mois écoulé, passons à l’archivage. Que dit la loi en matière de conservation des bulletins de salaires par l’employeur ? En réalité, la réglementation prévoit deux dates différentes :
 

 

• 5 ans : c’est le délai de conservation des bulletins de paie au sein de l’entreprise. Rien n’empêche de les garder plus longtemps (au contraire !). Mais passé ce délai, vous pouvez les archiver dans un endroit annexe. Le volume papier peut en effet être important.
• 50 ans : c’est la durée de conservation des bulletins dans le cas d’une transmission dématérialisée par coffre-fort numérique. Si vous avez contracté une solution de dématérialisation auprès d’un prestataire, sachez que le contenu de l’espace personnel devra être accessible au salarié durant 50 ans également.

Que ce soit en format papier ou numérique, cette question mérite d’être anticipée, pour garantir un accès aux données durant 50 ans. Quelle entreprise n’a pas connu une demande de copie de bulletins de la part d’un salarié préparant son dossier de retraite ?

Comment établir un bulletin de paie conforme à la réglementation ?

Établir un bulletin de paie répondant à l’ensemble des exigences légales est une affaire complexe. À cela s’ajoutent les autres tâches à réaliser tout au long du mois au niveau RH. Alors, que diriez-vous d’un logiciel tout-en-un, traçant chaque étape de votre paie, du calcul des éléments à l’envoi dématérialisé à vos collaborateurs ?


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