Trame d'entretien professionnel : Modèle gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un bilan mené tous les deux ans auprès du personnel de l'entreprise. Il permet de faire le point sur le parcours professionnel du salarié et de définir ses perspectives d’évolution. Pour conduire cet échange, l'employeur, le manager ou le responsable des RH utilise un modèle d'entretien professionnel. Cette trame contient :

• le bilan du parcours professionnel
• l'identification des besoins de formation
• les perspectives d'évolution

Découvrez notre modèle d'entretien professionnel

Rendez-vous obligatoire tous les deux ans, l'entretien professionnel a pour objectif de faire le bilan du parcours professionnel et de définir les perspectives d’évolution du collaborateur. Vous souhaitez faire de l'entretien professionnel un véritable levier de management ?

Téléchargez notre modèle d'entretien professionnel, dans lequel vous trouverez les éléments suivants :

• Bilan du parcours professionnel
• Identification des besoins de formation
• Perspectives d'évolution

Tous les deux ans, l'employeur est tenu d'organiser un entretien professionnel pour chaque salarié de l'entreprise. Ce moment d’échange permet de faire le point sur le parcours professionnel du collaborateur et sur ses perspectives d’évolution. Pour mener cet entretien obligatoire, l'employeur doit utiliser une trame abordant certains points essentiels. Comment créer un modèle d’entretien professionnel ? Quelles sont les questions à poser ? Voici nos conseils et notre modèle d’entretien professionnel pour préparer et conduire ce moment d'échange et d'accompagnement.

Quelles sont les étapes pour rédiger une trame d'entretien professionnel ?

Pour créer la trame d’un entretien professionnel, il est nécessaire de rassembler un certain nombre d'informations au sujet du salarié. En voici la liste.

• La fiche de poste du salarié
• Le contrat de travail du salarié
• Le CV du salarié
• Les précédents comptes rendus d'entretiens professionnels du salarié

Comment rédiger une lettre de convocation pour un entretien professionnel ?

La lettre de convocation à l'entretien professionnel doit mentionner les éléments suivants.

• La date, l'heure et le lieu de l'entretien professionnel
• Le nom de la personne chargée de la conduite l'entretien
• Les mentions légales (article L6315-1 du Code du travail)
• L’identification du salarié : nom et adresse
• Le délai depuis le dernier entretien
• Les informations concernant le compte rendu de l’entretien : modalités de rédaction et délai d’envoi de la fiche d'entretien

La lettre de convocation à l'entretien professionnel peut être adressée par :

• mail avec accusé réception
• lettre remise en main propre avec reçu
• lettre recommandée avec accusé de réception

Quelles sont les questions à préparer pour un entretien professionnel ?

Bilan des missions et des compétences

• Pouvez-vous me présenter votre bilan d'activité depuis le dernier entretien ?
• Quels ont été vos principaux succès et challenges ?
• Quelles sont les missions que vous avez le plus appréciées ?
• Quelles sont les compétences que vous avez développées ?
• Avez-vous rencontré des difficultés particulières ?
• Comment avez-vous surmonté ces difficultés ?

Evolution professionnelle et aspirations

• Quels sont vos objectifs professionnels à court et moyen terme ?
• Dans quelle direction souhaitez-vous vous orienter ?
• Quelles sont vos aspirations en termes de responsabilités et d'évolution de carrière ?
• Quelles sont vos motivations ?
• Quelles sont vos forces et vos faiblesses ?
• Quelles formations ou actions de développement vous permettraient d'atteindre vos objectifs ?

L'entreprise et équipe

• Que pensez-vous de l'organisation du travail au sein de l'entreprise ?
• Comment jugez-vous la communication et la collaboration au sein de votre équipe ?
• Avez-vous des suggestions pour améliorer le fonctionnement de l'équipe ?
• Que pensez-vous de la culture d'entreprise ?
• Avez-vous des remarques ou des suggestions à formuler à la direction ?

Conclusion et suivi

• Quelles sont les actions que nous pouvons mettre en place pour vous aider à atteindre vos objectifs ?
• Avez-vous des questions à me poser ?
• Quand souhaitez-vous organiser le prochain entretien ?

Questions complémentaires

En fonction de votre situation et de celle de votre collaborateur, vous pouvez également poser des questions plus spécifiques.
Par exemple, vous pouvez interroger votre collaborateur sur ses besoins en matière de formation, de développement personnel ou de bien-être au travail.
 

Comment remplir le compte rendu d'entretien professionnel du salarié ?

À l'issue de l'échange, l’employeur est tenu par la loi de rédiger un compte rendu d'entretien professionnel. Il peut s'agir d’une synthèse ou d’une fiche d’entretien professionnel. Une copie doit être remise au salarié. L'autre exemplaire est conservé par l’entreprise. Voici les éléments essentiels à prendre en compte lors de la rédaction du compte rendu d'entretien professionnel.
 

Que doit mentionner la fiche d’entretien professionnel ?

Le compte-rendu d'entretien professionnel doit mentionner les éléments suivants.

• Le nom, prénom et qualification du salarié
• La date de l’entretien professionnel
• Le motif de l’entretien professionnel (entretien professionnel suite un congé maternité, longue maladie, sabbatique)
• Le récapitulatif du parcours professionnel du salarié (fonctions, actions de formation, etc.)
• La synthèse des échanges
• Les actions à mettre en place

La trame du modèle d’entretien professionnel peut servir de base à la rédaction compte rendu.
 

Sur quoi porte le compte rendu de l'entretien professionnel du salarié ?

La synthèse de l'entretien professionnel du salarié met l'accent sur les items suivants :
 

• Les résultats professionnels obtenus par le salarié au regard des objectifs fixés
• La délimitation des objectifs à venir
• Les perspectives d'amélioration
• L'expérience professionnelle acquise depuis le dernier entretien professionnel
• Les capacités d'encadrement potentielles du salarié
• Les besoins de formation du salarié en fonction des compétences à acquérir pour son projet professionnel
• Les perspectives d'évolution professionnelle du salarié en matière de carrière et de mobilité

Quels sont les risques encourus par l'employeur en cas de non-respect de l'obligation de l'entretien professionnel ?

L’entretien professionnel doit être tenu tous les deux ans pour tous les salariés de l’entreprise. Il sert à envisager les évolutions professionnelles possibles du collaborateur. De plus, tous les six ans, l’entretien professionnel doit également servir à faire un état des lieux du parcours professionnel.

Cet entretien professionnel existe depuis 2014. Il a été instauré par la loi 2014-288 du 5 mars 2014. Aujourd’hui, le droit à l’entretien professionnel est prévu dans le Code du travail à l’article L 6315-1.

Le défaut d’entretien est sanctionné. Les peines sont prévues aux articles L 6323-10 à L 6323-15. Elles diffèrent en fonction du nombre d’employés de l’entreprise.

• Les sociétés de moins de 50 salariés : elles peuvent être condamnées à des dommages-intérêts.
• Les sociétés de plus de 50 salariés : le salarié n’ayant pas bénéficié d’entretien professionnel pendant 6 ans et d’aucune action de formation non obligatoire peut demander la condamnation de sa société. Cette dernière devra abonder le compte personnel de formation (CPF) de 3 000 euros.

Le rendez-vous obligatoire entre le salarié et son manager doit forcément s’accompagner de la rédaction d’un document récapitulatif. Nous mettons à votre disposition un modèle d’entretien professionnel à télécharger. Il peut vous aider à organiser l’entretien et à archiver les échanges. C’est une manière imparable de se constituer une preuve de la tenue des rendez-vous bisannuels.
 

Quelle est la différence entre un entretien professionnel et un entretien annuel ?

L’employeur doit conduire plusieurs entretiens obligatoires auprès de ses salariés.

• L’entretien annuel : il est conduit une fois par an. Il est toutefois possible d’en conduire plus. Son objectif est d’analyser les performances du salarié dans son poste. C’est l’occasion de faire le point sur ses missions, sa charge de travail. Enfin, il sert à évaluer la réussite des objectifs fixés dans l’entretien précédent. Le manager et le collaborateur en profitent pour fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. L’entretien annuel est une bonne pratique, mais n’est pas obligatoire pour l’employeur.
• L’entretien professionnel : l’entretien professionnel concerne les employés ayant au minimum 2 ans d’ancienneté. Il est conduit tous les deux ans ou à l’occasion d’une reprise d’activité (congé maladie, congé maternité, etc.). L’entretien professionnel est une obligation légale.

Il est tout à fait possible de réaliser les deux entretiens lors du même rendez-vous.

La convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des obligations supplémentaires concernant la périodicité de la tenue des entretiens professionnels.
 

Quand est-ce qu'un entretien professionnel s'organise ?

L’entretien professionnel se déroule tous les deux ans. Le premier a lieu deux ans après l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise. Ensuite, les dates de rendez-vous sont fixées en fonction de celle de l’entretien précédent.

Peu importe la date de tenue du dernier entretien professionnel, un collaborateur ayant connu une période d’interruption de travail doit se voir proposer un entretien professionnel. Les congés donnant lieu à cette possibilité sont les suivants.

• Le congé paternité.
• Le congé parental.
• Le congé pour adoption.
• Le congé pour aider un proche.
• Le congé sabbatique.
• Le congé de mobilité volontaire sécurisée.
• Un arrêt maladie de plus de 6 mois.
• Un mandat syndical.

La reprise d’un temps complet après une période d’activité à temps partiel donne également droit à la tenue d’un entretien professionnel.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel sert à réaliser un récapitulatif de la carrière professionnelle du collaborateur. L’employeur doit s’assurer pendant l’entretien des points suivants :

• Réalisation d’au moins une action de formation.
• Progression salariale et professionnelle.
• Acquisition d’éléments de certification par la formation ou la VAE (Validation des acquis de l’expérience).

Est-ce qu'un salarié a le droit de refuser un entretien professionnel ?

La tenue de l’entretien professionnel est une obligation à l’égard de l’employeur. Il s’agit d’un droit du salarié. Ce dernier peut donc refuser de se rendre au rendez-vous fixé.

Dans le cadre des entretiens bisannuels, le refus du collaborateur peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire décidée par l’employeur.

Dans le cadre de l’organisation d’un entretien professionnel à la suite d’une reprise d’activité, le refus ne peut pas être sanctionné.

Pour l’employeur, il est recommandé d’obtenir une trace écrite du refus du salarié de réaliser l’entretien professionnel. De cette manière, il peut conserver la preuve de sa volonté de tenir l’entretien et ne pourra pas être sanctionné.