Matrice 9 box : modèle gratuit à télécharger

Qu'est-ce qu'une matrice 9 box ?

La matrice 9 box RH est un diagramme offrant une carte visuelle du développement des employés. Elle permet d’optimiser la prise de décision stratégique dans le domaine de la gestion du personnel. 

Le graphique se présente sous la forme de 9 cases disposées trois par trois, les unes au-dessus des autres. Deux axes sont mis en avant : 

• Le potentiel de haut en bas (le bas du diagramme exprimant le plus faible potentiel). 
• Les performances de droite à gauche (la partie la plus à gauche du graphique décrit les performances les moins élevées). 

Chaque case permet de placer les collaborateurs en fonction de leur performance et de leur potentiel. Grâce à la matrice 9 box, vous pouvez identifier les salariés clés pour leur donner des responsabilités plus importantes. 

Un employé placé dans la case en haut à gauche dispose d’un haut potentiel et d’excellentes compétences. C’est un de vos meilleurs talents à fidéliser. Au contraire, un salarié apparaissant dans la case en bas à droite a un faible potentiel et des compétences insuffisantes. Il s’agit sans doute d’une erreur de recrutement. Il peut être utile de lui proposer un poste plus adapté à son profil.

La matrice est également un outil de qualité de vie au travail. En effet, vous pouvez vous assurer de respecter les besoins et les aspirations des collaborateurs en matière d’évolution professionnelle évoquée généralement pendant les entretiens professionnels.

 

Comment créer une matrice 9 box ?

Vous êtes intéressé par la démarche d’évaluation de la matrice 9 box. Il est tout à fait possible de créer votre propre diagramme. 

• Commencez en plaçant les 9 cases dans votre fichier ou votre feuille papier. Lorsque c’est terminé, vous devez avoir trois colonnes de trois cases et trois lignes.
• Ensuite, vous devez ajouter une caractéristique pour chaque ligne et pour chaque colonne. Les lignes porteront des indicateurs relatifs à la performance. Les colonnes, elles, se verront attribuer des indicateurs liés aux compétences. Par exemple, l’axe horizontal se voit attribuer la classification : 

1. Au-dessus des attentes : le collaborateur atteint tous ses objectifs, même au-delà. 
2. Dans les attentes : le collaborateur atteint certains objectifs. 
3. En dessous des attentes : le collaborateur ne répond pas aux attentes. 

L’axe vertical, lui, répond à la classification suivante.

1. Haut potentiel : le salarié est apte à obtenir des responsabilités plus importantes.
2. Potentiel modéré : le salarié peut encore évoluer dans son poste. 
3. Potentiel faible : le salarié n’a pas les capacités d’évoluer à son poste.  

• Vous disposez maintenant d’un diagramme vierge à compléter. 

Pour compléter votre diagramme, il est nécessaire de disposer d’informations précises sur les collaborateurs. En un mot, vous devez bien connaître leurs atouts comme leurs faiblesses. Pour cela, il est incontournable de vous appuyer sur les managers, mais aussi sur les évaluations individuelles menées régulièrement. Vous pouvez utiliser les informations des entretiens individuels ou mener des entretiens d’évaluation spécifiques.  
 

Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez aussi télécharger notre modèle gratuit de matrice 9 box

Comment utiliser une matrice 9 box ?

Vous l’aurez compris, la matrice 9 box utilisée pour la gestion des ressources humaines permet d’évaluer le potentiel d’un salarié. C’est utile pour : 

• Aider la direction à décider des augmentations ou des promotions à accorder ; 
• Trouver le meilleur candidat à un poste à responsabilités en interne ; 
• Identifier les talents et trouver le meilleur programme de formations pour leur permettre d’évoluer positivement ; 
• Gérer la mobilité interne ;
• Identifier les collaborateurs en inadéquation pour envisager une reconversion professionnelle ou un licenciement ; 
• Etc.

Pour utiliser le diagramme, vous devez classer les collaborateurs dans chacune des 9 cases. Il est nécessaire d’attribuer une note entre 1 et 9 pour les performances et les compétences. Le classement implique obligatoirement une coordination entre les équipes RH, les managers et la direction. 

Les performances doivent être étudiées en fonction des réalisations du salarié, de ses résultats. Pour savoir s’il atteint ou dépasse les exigences attendues, aidez-vous de la fiche de poste. 

Les compétences, elles, nécessitent d’être analysées selon les qualités du collaborateur, de ses aptitudes, de son ambition, de sa créativité ou de son éthique de travail. La gestion du stress, de son sens du relationnel ou de sa résilience, peuvent également être utilisés. 

Le fait de placer des collaborateurs dans les cases de la matrice n’est pas suffisant. C’est uniquement le point de départ de l’exercice. Sur la base des résultats, vous devez élaborer un plan d’action permettant de faire évoluer chaque employé.
 

Quels sont ses avantages ?

La matrice 9 box présente de nombreux atouts.

• Elle est simple d’utilisation. Sa configuration en 9 cases facilite sa lecture et la rend claire et transparente.
• Elle est objective. Vous la complétez par des données empiriques ou des faits. De cette manière, vous réduisez l’incertitude des décisions relatives à vos salariés. 
• La matrice fait ressortir les points forts et les points faibles du salarié. Elle vous aide à assurer le développement de tous les salariés. Vous pouvez ainsi établir un plan d’action personnalisé pour chacun. 
• C’est un appui pour établir une stratégie RH ciblée et juste. 
• Elle vous permet d’identifier les talents et les futurs leaders. De cette manière, vous pouvez mettre en place des actions pour les fidéliser. De l’autre côté du spectre, elle aide à trouver les solutions à un collaborateur « mal » dans son poste. 
• Le diagramme peut servir à évaluer les succès ou les échecs de la stratégie de recrutement RH. Les cases de la partie basse montrent les lacunes des embauches. Grâce à lui, vous pouvez mettre en place des actions pour l’ajuster aux besoins. 

L’utilisation de la matrice 9 box n’est pas fait pour être unique. Il est intéressant de compléter la matrice une ou deux fois par an. De cette manière, vous pouvez identifier les évolutions professionnelles de vos collaborateurs. Cela vous permet également d’évaluer l’efficacité des plans d’action mis en place, de les modifier si nécessaire.

 

Présentation de notre modèle matrice 9 box gratuit

Nous vous proposons un modèle de matrice 9 box gratuit. Vous pouvez le télécharger pour commencer à analyser les performances de vos salariés. 
Le fichier est totalement personnalisable. Vous pouvez l’adapter à votre charte graphique interne pour le faire figurer dans votre documentation ou dans vos présentations et rapports à l’attention de la direction.

Vous pouvez également adapter le fond pour le faire correspondre à la situation de votre entreprise. Il est ainsi possible d’adapter les paramètres de classement ou d’ajouter des informations importantes.
 

Comment exploiter les résultats d'une matrice 9 box ?

Chaque case vous donne des informations pertinentes sur le potentiel d’un collaborateur. 

• « Haut potentiel — haute performance » (case en haut à gauche) : il s’agit des salariés avec les meilleurs profils. La case identifie les futurs managers ou directeurs. Ce sont les employés pouvant assumer plus de responsabilités et sur lesquels votre entreprise peut s’appuyer. 
• « Potentiel élevé — Performance moyenne » : les collaborateurs de cette case ont un très bon leadership, ils feraient de très bons managers. Toutefois, avant d’accéder à des postes à responsabilité, il est nécessaire pour eux de maîtriser les compétences de leurs postes. 
• « Potentiel moyen — Haut performance » : il s’agit des collaborateurs excellents à leur poste. Ils exercent leurs fonctions avec brio. Toutefois, ils ne présentent pas forcément, à l’heure actuelle, toutes les qualités pour se voir confier plus de responsabilités. Les collaborateurs classés dans cette case ont peut-être besoin d’une formation ou d’un suivi plus poussé. Leur évolution est à surveiller avec soin. 
• « Potentiel élevé — Faible performance » : ce type de salarié demande un réel plan d’action de la part des RH. Ils ont un fort potentiel, mais ne parviennent pas à l’exprimer au poste occupé. Il est nécessaire d’analyser pourquoi les performances sont faibles. 
• « Potentiel moyen — Performance moyenne » : la majorité de vos salariés seront certainement classés dans cette case. Ils constituent le socle de l’entreprise et de sa croissance. Là encore, le suivi de leur évolution professionnelle est incontournable. 
• « Faible potentiel — Haute performance » : ici, vous trouverez des employés très bons, des techniciens de leurs missions. Ils n’ont pas d’appétence pour des fonctions à plus hautes responsabilités. Il est donc essentiel de faire évoluer leur carrière sans changer de manière trop drastique leurs missions. 
• « Faible potentiel — Performance moyenne » : cette case représente les salariés bons à leurs postes, mais ne présentant pas les qualités requises pour leur permettre d’obtenir plus de responsabilités. Pour eux, il est nécessaire de trouver les bonnes formations ou les bons éléments de motivation. 
• « Potentiel moyen — Performance faible » : ce groupe a un certain potentiel, même s’il n’est pas adéquat à ce poste. À vous de trouver l’élément permettant aux salariés de cette case de se dévoiler. 
• « Faible potentiel — Faible performance » (case en bas à droite) : en dessous de la moyenne, ces salariés ont besoin d’un coup de pouce. Un entretien individuel peut permettre d’identifier les problématiques et peut-être de mettre en place un plan d’action. Il peut s’agir d’une vraie erreur de recrutement.

Quelles sont ses limites ?

La matrice 9 box a aussi quelques défauts, il est important d’en avoir conscience lors de son utilisation.

Tout d’abord, les caractéristiques de chaque case sont assez vagues. À vous de définir des qualificatifs ayant une réelle signification pour votre entreprise. Il est également important de veiller à ne pas introduire de biais subjectif dans votre manière d’évaluer chaque employé. Utiliser uniquement des faits et des données objectives. 

Ensuite, il ne faudrait pas transformer la matrice 9 box en un outil de formatage destiné à mettre les collaborateurs dans des boîtes. Pour réaliser une évaluation pertinente, il est essentiel de recommencer l’exercice régulièrement. De cette manière, vous pourrez constater les évolutions de chacun. 

Enfin, il est nécessaire d’être très prudent sur la communication de la matrice 9 box auprès des salariés. Si vous la diffusez en interne de manière large, vous devez absolument fournir une explication. Il s’agit d’une image à un instant T. Elle est susceptible d’évoluer en fonction des progrès (ou des régressions) de chaque employé. Le diagramme ne doit pas devenir un outil de compétition ou de démotivation. Coller une étiquette ne participe pas à la qualité de vie au travail.

Les trois points à retenir :

• La matrice 9 box est destinée à évaluer les performances de vos collaborateurs. 
• Elle consiste à classer les salariés dans 9 cases différentes en fonction de leur profil. 
• Elle vous permet de mettre en place un plan d’action personnalisé pour chaque employé afin de leur permettre d’exprimer leur potentiel.