Trame pour les entretiens annuels d'évaluation : Modèle gratuit à télécharger

Le bien-être au travail et les performances passent par une bonne communication. Pour assurer les échanges internes, il existe différents outils, dont l’entretien annuel. Ce temps d’échange entre le manager et un collaborateur est, aujourd’hui, quasiment incontournable. Près de 6 entreprises sur 10 ont adopté la pratique. Vous souhaitez, vous aussi, adopter la pratique ou mieux l’encadrer ? Téléchargez notre modèle d’entretien annuel.

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Qu'est-ce qu'un entretien annuel ?

L’entretien annuel est un rendez-vous individuel entre un manager et son collaborateur. Contrairement à l’entretien professionnel, il n’est pas obligatoire. Les entreprises sont donc libres de l’organiser comme elles l’entendent. 

L’entretien annuel : 

• Fait le bilan de l’année écoulée ; 
• Dresse les perspectives d’évolution professionnelle ; 
• Permet au salarié de s’exprimer pendant un temps dédié, à part des exigences professionnelles.

Vous souhaitez organiser des entretiens annuels constructifs et efficaces ? Le meilleur moyen d’y arriver est de préparer l’exercice à l’avance. Il est aussi important d’homogénéiser la procédure au sein de l’entreprise. Le meilleur moyen d’y arriver est de se servir d’une grille d’évaluation type.

Découvrez notre modèle d'entretien annuel

Téléchargez notre modèle d'entretien annuel et offrez un outil de cadrage efficace à vos managers. Vous trouverez les éléments suivants :

• Bien-être et conditions de travail
• Évaluation des missions et des compétences
• Réalisation des objectifs
• Perspectives pour l'année suivante

L'entretien annuel est-il obligatoire ?

Aucune loi n’impose à l’employeur d’effectuer un entretien annuel. Il n’est donc pas obligatoire, mais fortement recommandé de le réaliser. En pratique, il est mis en place dans de nombreuses entreprises, car c’est un point d’étape intéressant pour faire un état des lieux entre le manager et le salarié.

Attention toutefois : une convention collective ou un accord d’entreprise peut imposer la réalisation d’un entretien annuel. Vérifiez bien vos accords collectifs pour le savoir.

🚩Pour rappel, l’entretien annuel a pour objectif de faire le point sur les performances d’un collaborateur. Il permet de faire un bilan sur les missions passées, de fixer de nouveaux objectifs. Il s’agit également d’une occasion pour évoquer une éventuelle augmentation.

À partir du moment où l’entreprise a décidé de mettre en place des entretiens annuels, elle doit s’y tenir, mais surtout respecter certaines règles :

• Tous les collaborateurs, sans exception, doivent bénéficier d’un entretien annuel. L’employeur ne peut pas faire de distinction. Dans le cas contraire, il s’agirait d’une discrimination sanctionnable.
• Le collaborateur doit être informé au préalable de la tenue des entretiens annuels. L’employeur doit lui transmettre une notification de rappel avant chaque entretien. S’il démarre la mise en place des entretiens annuels, il doit réaliser une communication à l’ensemble des salariés. Il doit également informer le CSE (Comité social et économique). Si les entretiens annuels sont déjà en place, il doit informer les candidats au moment de la phase de recrutement.

Du côté, du salarié, il existe aussi des obligations. Si les entretiens annuels sont mis en place dans son entreprise, il doit y participer. Le rendez-vous fait partie de ses missions professionnelles, comme toutes les autres tâches attribuées à son poste.

Comme l’entretien annuel n’est pas obligatoire, il n’existe pas de modèles à suivre. Les questions abordées sont déterminées par l’équipe RH, la direction, mais aussi les managers.
 

Comment se déroule un entretien annuel ?

Trois sujets principaux peuvent être abordés pendant l’entretien annuel. Gardez toujours à l’esprit l’objectif final du rendez-vous : évaluer les performances du salarié. 

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est conseillé de commencer par une phase d’accueil. Ce temps servira à cerner le ressenti du collaborateur (stressé par l’exercice, par exemple), puis à adapter votre comportement en conséquence.

Pour démarrer l’entretien, vous pouvez aborder le bilan de l’année écoulée. Vous pourrez commencer en discutant avec le collaborateur des objectifs fixés l’année dernière. Évoquez pour chaque projet :
 

• Les réussites.
• Les changements de cap.
• Les échecs et les difficultés.
• Les apprentissages.
• Les satisfactions et les points à modifier.

Restez constructif, vous évaluez une performance humaine, non un produit. Pour être le plus neutre possible, il est préférable de s’aider d’une grille d’évaluation. Pensez à l’envoyer au collaborateur avant l’entretien pour lui permettre de préparer votre rendez-vous. Cela permet d’optimiser l’efficacité de la discussion.

Pendant cette première phase, il est important de recueillir les feedbacks du salarié. L’évaluation n’est pas à sens unique. Tout le monde doit progresser à la suite de l’entretien ; le collaborateur, le manager, mais aussi l’entreprise.

La deuxième phase sert à fixer les objectifs pour l’année à venir. Souvent, cette étape est présentée comme un processus d’engagement du salarié. Pour être concluants, les objectifs doivent être fixés en collaboration entre le manager et le salarié. Imposer des missions débouche rarement sur les meilleurs résultats. Le collaborateur doit pouvoir :
 

• Exprimer son ressenti sur les objectifs proposés.
• Proposer des adaptations pour améliorer leur faisabilité.
• Demander les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs.

Pensez à discuter avec le salarié de la meilleure méthode pour accomplir les objectifs. Laissez la porte ouverte à la révision des objectifs en cours d’année en fonction du contexte. Par exemple, à cause du départ d’un collègue, le collaborateur pourrait avoir plus de mal à effectuer ses objectifs. Il faut prendre en compte cet imprévu, surtout si la réussite du salarié est liée à une prime.

Pour fixer des objectifs réalistes, il est conseillé de se servir de la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Elle fixe cinq critères auxquels doivent répondre les objectifs.

La troisième et dernière phase de l’entretien doit être destinée au développement du collaborateur. Ce dernier doit pouvoir exprimer sa vision de son avenir dans l’entreprise. Cela passe par :

• L’identification des besoins en formation.
• Les aspirations d’évolution de carrière.
• La volonté argumentée d’obtenir une augmentation.
• Les éventuels souhaits du collaborateur de changer de poste ou de profiter d’une mobilité interne.

Cette étape peut être difficile à conduire pour le manager. L’employé n’a pas forcément la même vision du futur dans l’entreprise. N’oubliez jamais de garder l’esprit ouvert.

Quelles sont les étapes pour rédiger un entretien annuel ?

Une fiche d'entretien individuel comprend trois parties :

• l'identification du salarié
• l'évaluation du salarié
• l'appréciation globale

Première partie du modèle d'entretien annuel d'évaluation : l'identification du salarié

Chaque grille d'entretien annuel d'évaluation comporte les informations préliminaires suivantes.

• Date de l'entretien individuel
• Nom et prénom du salarié
• Date d'embauche dans l'entreprise
• Poste occupé et date de prise de poste
• Service dans lequel exerce le salarié
• Postes précédents
• Date du précédent entretien individuel

Deuxième partie du modèle d'entretien individuel : l'évaluation du salarié

La fiche d'entretien annuel d'évaluation s'articule généralement autour des axes suivants.

• Bilan de l'année écoulée. Missions principales du poste. Activités réalisées et faits marquants. Évaluation des objectifs de l’année écoulée
• Bilan des compétences attendues pour le poste occupé. Maîtrise des connaissances théoriques et techniques. Capacité à animer des réunions et à gérer des projets. Esprit d'équipe, autonomie, motivation
• Perspectives pour l'année à venir. Objectifs. Indicateurs de réalisation. Moyens à mettre en œuvre. Délais de réalisation
• Formations. Formations suivies durant l'année écoulée. Besoins en formation pour l'année à venir
• Bien-être et qualité de vie au travail (QVT)
• Conditions d'activité et charge de travail. Environnement de travail. Communication. Articulation vie privée / vie professionnelle

Troisième partie du modèle d'entretien annuel d'évaluation : l'appréciation globale

Le modèle d'entretien annuel d'évaluation fini par l'appréciation globale et les commentaires du manager et du salarié. Une fois complétée, la fiche de synthèse peut être signée par les deux parties.

Quelles sont les questions à poser lors d'un entretien annuel ?

L’entretien annuel, pour être efficace, doit être un échange entre le manager et le collaborateur. Il faut à tout prix éviter un discours à sens unique, où le manager sera là uniquement pour cocher les cases de son évaluation. 

Pour instaurer le dialogue, vous pouvez préparer une liste de questions à poser. Voici quelques exemples. 

• Tel ou tel objectif a-t-il été atteint ? Pourquoi ? Cette question permet d’obtenir la vision du salarié sur sa performance passée. 
• Des difficultés ont-elles été rencontrées pendant l’année écoulée ? L’interrogation permet de libérer la parole du salarié, si nécessaire. Le manager peut ainsi disposer d’une meilleure image sur les problèmes rencontrés par ses collaborateurs. 
• Comment te sens-tu au sein de l’équipe ? La question permet de connaître l’atmosphère de travail au sein d’un service. 
• Que puis-je faire pour t’aider ? Le manager prouve ainsi son implication dans la vie professionnelle de son N-1.
• Comment peux-tu t’améliorer ? L’interrogation permet à l’employé de se projeter dans son évolution professionnelle.
• Y a-t-il d’autres sujets devant être abordés ? Cette question permet de s’assurer d’avoir traité toutes les problématiques.

Quelle est la différence entre l'entretien annuel et l'entretien professionnel ?

La première différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel est la périodicité. Comme son nom l’indique, le premier rendez-vous est annuel, le second a lieu tous les deux ans.

La seconde différence tient à sa valeur légale. L’entretien annuel n’est pas obligatoire, c’est à l’employeur de choisir s’il souhaite le mettre en place ou non. Il ne sera pas sanctionné s’il ne le fait pas. L’entretien professionnel, lui, est obligatoire, il est imposé à l’employeur par le Code du travail. Ce dernier encourt d’ailleurs une sanction s’il ne le met pas en place :

Pour les entreprises de 50 salariés ou plus. L’employeur doit abonder le CPF (Compte professionnel de formation) de chaque salarié n’ayant pas bénéficié de l’entretien professionnel pendant les six dernières années de 3 000 €.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés. L’employeur peut être condamné à verser des dommages-intérêts aux collaborateurs concernés.

La troisième différence tient à l’objet du rendez-vous. L’entretien annuel est un bilan de l’année passée, tout comme une préparation de l’année à venir. Il s’agit d’une évaluation permettant au collaborateur d’améliorer sa productivité. L’entretien professionnel a un but différent, il sert à accompagner le collaborateur dans ses évolutions professionnelles. Il a été mis en place pour assurer l’employabilité des salariés français. Le manager doit évoquer :
 

• Les possibilités de VAE (Validation des acquis de l’expérience).  
• Les formations éventuelles à effectuer (via le CPF ou par financement de l’entreprise).  
• La mise à disposition de conseil en évolution professionnelle (CEP).

Comment préparer un entretien annuel ?

Pour être efficace, l’entretien annuel doit être préparé en amont, par le manager, tout comme par le collaborateur. Pour faciliter les choses, il est possible de fournir un document, comprenant les points sur lesquels faire le bilan, ou un questionnaire. Peu importe le support, il est conseillé de poser ses réflexions par écrit. Vous pourrez ensuite vous servir de vos notes pendant l’entretien pour ne pas perdre le fil.

La préparation de l’entretien annuel comprend trois étapes :

La réalisation d’un bilan personnel : chacun de son côté, le collaborateur et le manager réfléchissent aux réalisations de l’évalué. Listez les objectifs accomplis (ou même dépassés). Définissez les points forts sur lesquels vous pouvez vous appuyer. Vous pouvez déjà penser aux futurs objectifs à réaliser pour l’année suivante. Enfin, il est important de faire un récapitulatif des questions à poser à votre interlocuteur.

La communication sur l’entretien annuel : pendant l’entretien, vous devez être clair pour vous faire comprendre. D’où l’importance de la préparation ! Mettez de l’ordre dans vos notes, puis réfléchissez à des manières efficaces de présenter vos arguments. C’est la meilleure façon d’arriver à vos fins, n’ayez pas peur d’exprimer vos besoins et vos attentes. Si vous gardez vos réflexions pour vous, vous n’avez aucune chance de mener la conversation à votre avantage. N’oubliez jamais : l’entretien annuel doit être un échange constructif, vous devez être à l’écoute pour comprendre les attentes de votre interlocuteur. Enfin, l’entretien annuel reste une évaluation, votre interlocuteur pourra exprimer des critiques. Restez donc ouvert, mais aussi positif, car ces commentaires sont là pour vous faire évoluer.

Pour finaliser votre entretien annuel, vous devez vous placer dans le bon état d’esprit. Pendant le rendez-vous, votre attitude doit être positive. Afin de faire bonne impression, vous devez montrer votre motivation. Pour ce faire, faites preuve de proactivité afin de prouver votre valeur. En proposant des actions ou des améliorations, vous démontrez la maîtrise de votre poste. Être positif, c’est également ne pas se dévaloriser inutilement, mettez en avant vos réussites sans vous attarder sur vos échecs. Personne n’est parfait, le meilleur moyen de réparer ses erreurs est d’être volontaire et de bonne foi. Enfin, pensez à rester ouvert à toute nouvelle opportunité. Cela démontre votre engagement sur le long terme dans l’entreprise. Peu de personnes osent exprimer leurs ambitions. Distinguez-vous en montrant que vous vous projetez comme un membre stratégique de l’entreprise !

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