Tout savoir sur la formation externe

Qu'est-ce que la formation en externe ?

La formation externe désigne les formations dispensées par un prestataire extérieur à l’entreprise. L’expression s’oppose à la formation interne, réalisée par les collaborateurs de l’entreprise.

Le prestataire extérieur a pour mission de : 

• Concevoir la formation professionnelle ; 
• Animer les cours ; 
• Mettre à disposition le matériel nécessaire ; 
• Effectuer le suivi et l’évaluation de l’apprentissage ; 
• Éventuellement, fournir une attestation de suivi ou un certificat.

Les formations externes peuvent être réalisées pour une seule entreprise ou pour plusieurs sociétés différentes. C’est alors des formations interentreprises. Elles peuvent se tenir dans un centre de formation dédié, dans un espace loué pour l’occasion (un coworking, par exemple) ou au sein de l’entreprise. 

Le formateur doit répondre à certaines exigences pour être légitime. 

• Il doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) et être inscrit au Datadock. 
• Il doit être diplômé ou posséder une certification sur la matière enseignée. 
• Il doit faire signer une convention de formation à l’entreprise avant de commencer sa formation.

Les formations présentées par le formateur externe doivent répondre à un cahier des charges précis. Ce dernier doit définir des objectifs et sa méthode pédagogique. Il est aussi tenu de préciser la durée et le déroulé de la formation.

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Quels sont les avantages de la formation en externe ?

Les entreprises peuvent trouver plusieurs avantages à utiliser la formation externe pour améliorer les compétences et les connaissances de leurs salariés. 

Tout d’abord, cela permet d’obtenir des compétences non disponibles en interne. Faire appel à un formateur extérieur à l’entreprise est parfois la seule solution pour acquérir une nouvelle connaissance professionnelle. 

Ensuite, le fait de passer par un organisme de formation permet d’avoir une certaine garantie sur la fiabilité des informations ou données enseignées. En effet, les formateurs doivent justifier de la qualité de leurs apprentissages auprès des pouvoirs publics. Ils peuvent aussi faire l’objet de contrôle sur le bien-fondé des connaissances diffusées. 

Les formations externes sont également mises à jour régulièrement. Elles bénéficient des dernières actualisations, prenant en compte les nouvelles réglementations ou innovations technologiques. Ce n’est pas forcément le cas d’une formation interne. Les collaborateurs chargés de ces formations n’ont pas toujours le temps de les mettre à jour. 

Les centres de formation externes disposent de moyens ou de matériels adéquats pour former les collaborateurs. Par exemple, certaines formations permettent de pratiquer la soudure de précision. 

Faire effectuer la formation en externe apporte aussi un certain « prestige » aux enseignements. Les salariés formés sont plus engagés. Ils ont aussi moins de raisons de se déconcentrer, car ils ne sont pas sur leur lieu de travail habituel (demande d’un collègue, appel d’un client, etc.). Les centres formateurs peuvent apporter une certification reconnue aux salariés. 

Enfin, les formations externes permettent à vos collaborateurs de développer leur réseau. Ils peuvent échanger avec les autres participants venant d’horizons et d’entreprises différents.

Passer par un organisme externe permet également aux entreprises d'éviter au maximum de commettre les erreurs les plus courantes lors d'une formation professionnelle.

 

Quels sont les inconvénients de la formation en externe ?

La formation externe présente quelques inconvénients. Il est important de les avoir en tête avant de faire appel à un formateur extérieur. De cette manière, vous arriverez à en limiter les conséquences. 

La première limite de la formation externe est son coût. La sollicitation d’un formateur externe coûte cher. De plus, il est nécessaire de rembourser aux salariés leurs notes de frais pour les déplacements engagés (trajet, hébergement, restauration) afin de se rendre au lieu de la formation. Cette dernière peut, en effet, être éloignée du lieu de travail du collaborateur concerné. Pour pallier à cet inconvénient il faut prévoir à l'avance le financement des différentes formations externes.

Ensuite, les formateurs disposent de connaissances notables. Toutefois, ils peuvent parfois être éloignés des attentes ou des réalités de l’entreprise. Pour réduire les aspects négatifs de ce manque « d’expérience terrain », vous pouvez demander à connaître le CV du formateur envisagé. Certains disposent d’une expertise réelle et sont d’anciens professionnels aguerris. 

Enfin, la formation externe est, par nature, organisée par un tiers à l’entreprise. Sa qualité et son adaptation aux besoins de la société peuvent être très variables. L’employeur est relativement dépendant du formateur tiers, contrairement à la formation interne. Pour y remédier, il est conseillé de bien étudier le cahier des charges. Il est également possible de faire réaliser des formations sur mesure à un formateur externe.
 

Comment se déroule une formation en externe ?

La formation externe peut simplifier les choses pour l’entreprise en lui permettant de déléguer une partie de ses responsabilités en la matière. Néanmoins, faire appel à un formateur extérieur demande une réelle préparation. 

Voici les différentes étapes à suivre pour organiser une formation externe. 
Étape 1 — Choisir la formation : il faut trouver les enseignements répondant le mieux aux besoins des collaborateurs ou de l’entreprise (pour cela il faut qualifier le besoin de formation du collaborateur)
Étape 2 — Trouver le centre de formation : il est important de trouver un centre de formation présentant toutes les garanties de qualité. 
Étape 3 — Organiser le déplacement du collaborateur : l’employeur doit planifier le trajet (billet de train, par exemple) puis réserver un hôtel, si nécessaire. Le salarié aura sans doute à effectuer une note de frais pour ses repas.
Étape 4 — Faire un suivi après la formation : pour s’assurer de l’utilité de la formation, il est incontournable d'effectuer un suivi de la formation pour le collaborateur concerné.
Étape 5 — Recueillir le feedback des stagiaires : enfin, vous pouvez demander les retours du collaborateur pour identifier les atouts et les points faibles de la formation. Cela vous permettra de de mesurer aussi le retour sur investissement de la formation.
 

Comment choisir son organisme de formation externe ?

Voici les critères à utiliser pour bien choisir votre organisme de formation. 

• Vérifier les certifications du centre de formation et le CV du formateur. 
• Prendre connaissance du cahier des charges de la formation pour s’assurer de sa cohérence avec les besoins de l’entreprise. 
• Comparer plusieurs devis. 
• Se renseigner sur la notoriété du formateur. Le bouche-à-oreille peut être très utile. 
• Étudier les conditions de formation (nombre de personnes formées, certification, horaire, règlement, etc.). 
• Relire la convention de formation proposée. Veuillez également à faire attention aux conditions d’annulation et de remboursement.

Vous disposez maintenant de toutes les informations pour bien choisir votre formation externe. À vous de jouer.

Les trois points à retenir :

• La formation externe est une formation à destination des salariés réalisée par un prestataire extérieur à l’entreprise.
• Elle permet d'acquérir des compétences nouvelles non détenues par l'entreprise.
• Il est important de choisir avec soin son formateur externe pour obtenir une formation de qualité.

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