Les 6 meilleurs logiciels de gestion de la formation en entreprise

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la formation ?

Le logiciel de gestion de la formation est une solution numérique prenant en charge toutes les étapes de la formation en entreprise :

• La création de formations.
• La planification des actions de formation.
• Le suivi des progrès via des évaluations et des feedbacks.

L’intérêt principal de ces outils est de centraliser tous les aspects de la formation dans une plateforme en ligne. Tous les acteurs concernés de l’entreprise peuvent y accéder à tout moment.

Le logiciel de formation permet de structurer le processus de formation. Les équipes RH définissent une procédure à suivre pour chaque formation. Celle-ci est paramétrée dans l’outil. Les collaborateurs formés y ont accès depuis leur tableau de bord personnel. Ils connaissent en temps réel leur avancement et les étapes encore à réaliser.

Le logiciel joue un rôle dès la définition des besoins. Il aide les RH à faire un état des lieux puis à identifier les formations les plus utiles, via la fonctionnalité catalogue de formations.

La solution de gestion des formations intervient jusqu’à la fin de formation. Il est possible de programmer des entretiens ou l’envoi d’un formulaire de feedback pour s’assurer de l’efficacité de la formation suivie.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des formations en entreprise ?

Entrons dans le détail des multiples bénéfices des logiciels de gestion des formations pour les employeurs.

Automatisation de la planification

Le logiciel permet d’automatiser la grande majorité des tâches récurrentes ou administratives liées à la formation :

• Création ou envoi de messages automatiques pour planifier la formation au manager, au collaborateur, au formateur.
• Diffusion d’un emploi du temps précis au salarié formé. Il sait à quelle heure commence la formation, quand prévoir sa pause déjeuner ou quand il peut partir. Il peut ainsi s’organiser, au niveau professionnel ou personnel.
• Inscription en ligne en quelques clics aux formations du catalogue de formations de l’entreprise en fonction des besoins ou de la disponibilité.

Pour les RH, l’utilisation d’une solution de gestion des formations se traduit par un gain de temps substantiel.

Suivi des compétences et des certifications

Les RH et les managers ont accès à la cartographie des compétences au sein de l’entreprise. En un coup d’œil, ils peuvent identifier les actions de formation les plus urgentes. L’outil de gestion des formations offre la possibilité de suivre en temps réel les expertises internes.

L’utilisation du logiciel se traduit par une augmentation de la productivité, de la compétitivité de l’entreprise. Il permet de valoriser les aptitudes présentes ou d’acquérir les expertises utiles pour la croissance de l’activité.

La solution permet de faciliter la réalisation d’un suivi personnalisé, salarié par salarié. Cette possibilité est souvent impossible via une gestion manuelle des formations. Elle demande alors trop de temps.

Analyse des besoins en formation

Pour cibler les actions de formation, il est nécessaire de recenser les besoins. Le logiciel de gestion des formations permet à chaque collaborateur ou chaque manager d’exprimer ses demandes ou ses manques.

Pour cela, il suffit de se connecter au portail de l’outil. Les avis sont recueillis et agrégés. Au fil de l’eau, les équipes RH se constituent un recueil de besoins. Elles peuvent ensuite recouper ces informations avec leurs propres constatations, mais aussi avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Grâce à l’utilisation du logiciel, l’employeur obtient un plan de formation ultraciblé avec la garantie d’un retour sur investissement élevé.

Gestion des formateurs et des ressources

Tous les aspects de l’activité de l’entreprise demandent à évoluer grâce à des formations : les services techniques, financiers, juridiques, le service client, l’accueil, etc.

Le nombre de formateurs à gérer est important. Ils peuvent être internes ou externes. Ce peut être des formateurs indépendants ou des centres de formation. La gestion des formateurs est simplifiée avec le logiciel de formation. Les équipes RH disposent d’un carnet d’adresses centralisé avec toutes les coordonnées. Ils envoient des messages en un clic.  

L’outil permet aussi de centraliser toutes les ressources de formation : les enregistrements vidéo, les supports écrits, les exercices avec leurs corrigés…

Rapport et statistiques

Grâce à la solution digitale de gestion des formations, il est possible d’extraire des statistiques et des rapports. La direction dispose de toutes les informations utiles pour comprendre l’efficacité de son action en la matière. Au fur et à mesure, elle prend des actions correctives pour optimiser la formation.

L’outil de gestion des formations aide à prendre des décisions stratégiques transparentes, éclairées.

Comment choisir son logiciel de gestion des formations ?

Vous êtes persuadé de l’importance de trouver le bon logiciel de gestion des formations. Comment faire la bonne sélection ? Voici les trois critères les plus importants à suivre.

Taille de l'entreprise

Chaque entreprise, en fonction des spécificités de son activité ou de sa taille, a besoin d’une solution personnalisée. Votre choix doit se porter sur un outil de gestion des formations avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Certains éditeurs l’ont compris :

• Ils conçoivent des solutions dédiées aux TPE, aux PME ou aux grandes entreprises.
• Ils proposent des fonctionnalités ou des paramétrages spécifiques à la taille de l’entreprise.

Le nombre d’utilisateurs ou la présence de filiales ou d’établissements secondaires doit vous guider dans votre choix.

Personnalisation des parcours de formation

La personnalisation des parcours de formation vous permet d’optimiser l’efficacité des formations suivies. L’investissement demandé pour améliorer les compétences de vos salariés est important. Avec un outil de gestion des formations, vous augmentez votre retour sur investissement. Il cible uniquement les meilleures formations.

Les logiciels de gestion des formations vous facilitent la création de parcours personnalisé. Chaque collaborateur possède une fiche dédiée. Y sont précisés ses préférences, ses compétences ou ses axes d’amélioration. L’équipe RH, en collaboration avec le manager, y inscrit les futures formations à réaliser, leurs modalités (présentiel, en ligne, durée, etc.).

Suivi des obligations légales et certifications

L’employeur a l’obligation de former ses salariés pour leur permettre de s’adapter à leur poste de travail, maintenir leur employabilité ou assurer leur sécurité et leur santé.

Le logiciel de gestion des formations facilite le respect des obligations de l’entreprise en la matière :

• Il facilite la veille réglementaire sur la formation.
• Il liste les formations obligatoires.
• Il permet d’intégrer aux parcours de formation personnalisés les actions nécessaires.

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante. L’éditeur doit toutefois fournir des gages forts en matière de mise à jour réglementaire.

Quels sont les modules clés d'un bon logiciel de gestion de formation ?

Vous disposez d’une certaine flexibilité dans les fonctionnalités de l’outil de gestion des formations. Toutes les solutions digitales ne comprennent pas les mêmes prestations. Voici toutefois les cinq fonctionnalités incontournables.

Planification des formations

Le logiciel permet de planifier facilement les formations. Il aide à :

• Trouver les bons enseignements.
• Se constituer un catalogue de formations validées.
• Coordonner les besoins en développement des compétences et les formations suivies.
• Suivre le budget formation.

La fonctionnalité de recueil des besoins permet de recueillir les attentes, demandes de tous les collaborateurs… Elle lance des sondages ou des questionnaires. Vous permettez aux salariés d’être force de proposition. C’est un levier important de la qualité de vie au travail.

Création de la formation sur mesure

Pouvoir créer des supports de formation sur mesure est une fonctionnalité considérablement efficace. Elle vous permet de profiter des savoir-faire internes, de favoriser la transmission à l’intérieur de l’entreprise.

La fonctionnalité possède des options pour enregistrer des contenus vidéo ou audio. Ils viennent varier les enseignements avec des optimisations des contenus écrits. L’outil fait gagner un temps précieux. Il propose un cadre défini dans lequel intégrer les connaissances. Il permet de créer des quiz, des questionnaires ou des exercices.

Suivi des actions de formation

Les équipes RH intègrent chaque étape d’un parcours de formation dans la solution de gestion des formations. Le manager ou le collaborateur ont accès à l’avancement de l’apprentissage.

Il est possible de créer des alertes si une formation prend du retard, par exemple sur la réalisation des exercices de jalons.

Centralisation des données

Cette fonctionnalité permet d’archiver tous les documents liés à la formation dans le logiciel de gestion des formations :

• Support d’apprentissage.
• Catalogue de formations.
• Témoignages.
• Statistiques.
• Etc.

Cette option permet à tous les salariés de gagner du temps. Il est même possible de personnaliser les accès en fonction des besoins de chaque collaborateur. Ainsi, certaines formations ou d’autres rapports stratégiques peuvent rester confidentiels.
 

Recueil des feedbacks et évaluation

Il s’agit d’une option indispensable. Le fait de pouvoir évaluer les compétences et les formations permet d’améliorer les parcours de formation.

Recueillir des feedbacks a deux avantages :

• Cela montre l’importance accordée à l’expérience du collaborateur formé. C’est une manière d’améliorer le bien-être des salariés.
• Cela permet de cibler les avantages et les inconvénients d’une formation. Vous pouvez ainsi la supprimer du catalogue de formations ou l’améliorer.

Comparatif des meilleurs logiciels de gestion de la formation

Vous cherchez le meilleur logiciel de gestion de la formation ? Voici notre sélection des six solutions les plus abouties du marché.

Eurécia

Le célèbre éditeur Eurécia propose un logiciel de gestion des formations de haute qualité.

Il permet :

• De gagner du temps sur l’organisation des formations avec la récolte des besoins ou l’automatisation des tâches récurrentes.
• De construire des plans de formation efficaces.
• D’évaluer les compétences acquises.

L’outil d’Eurécia vous aide à optimiser le retour sur investissement de vos formations.

Digiforma

Digiforma propose une solution de formation pour les professionnels de la formation. Son objectif est double :

• Créer des contenus de formation efficaces.
• Suivre financièrement et commercialement les formations à vendre.

Factorial

Factorial propose aux entreprises de fournir les meilleures formations à leurs collaborateurs. Il est conçu pour assurer une bonne communication interne, une forte traçabilité des formations…

 360 learning

L’outil de gestion des formations 360 Learning a pour objectif d’accélérer le partage des compétences au sein des entreprises.

VisioFormation

VisioFormation propose une solution de gestion des formations au prix juste.

Kelio

Kelio est conçu comme un SIRH (Système d’information des ressources humaines) dédié aux formations.

🥉Les trois points clés à retenir :

• Les logiciels de gestion des formations facilitent le pilotage de l’apprentissage continu des collaborateurs.
• Avant de choisir le bon outil, il est important de connaître ses besoins en formation.
• Eurécia propose une des solutions de gestion digitale de la formation les plus qualitatives.