Révolutionnez la gestion de vos documents avec notre logiciel GED !

 En moyenne, les données gérées par les entreprises doublent tous les deux ans. Cela représente environ 3 pétaoctets pour chaque entreprise. Les logiciels GED sont devenus incontournables depuis quelques années.

Ils aident à gagner du temps. L’automatisation de la classification permet de soulager les collaborateurs des tâches répétitives : classer, scanner, nommer le fichier, classer dans un dossier. Le gain de temps se remarque aussi au niveau de l’exploitation des documents. Une classification efficace permet de trouver les informations en quelques clics dans la GED. Sans un tel logiciel, il faut compter quelques dizaines de minutes à plusieurs heures pour parvenir au même résultat.

Les logiciels GED participent également à réduire les charges financières. La numérisation permet d’éviter les impressions. La forme électronique est privilégiée puisqu’il n’est plus nécessaire d’archiver les documents au format papier. Les économies se jouent également au niveau de la location ou de l’entretien d’espaces physiques de stockage des boites à archives. 5 % du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la gestion des documents. Les outils GED sont donc les bienvenus pour réduire le budget interne.

En supprimant les copies papier, vous permettez à votre entreprise de lutter pour la préservation de l’environnement. En plus de faire un geste écologique, vous renforcez votre marque employeur en agissant pour la planète.

Un autre atout des solutions GED concerne l’augmentation des performances de l’entreprise. Les documents internes sont centralisés. Les collaborateurs disposent des accès à toutes les informations dont ils ont besoin. Ils partagent facilement les données pour faciliter le travail de leurs collègues.  

La sécurisation des informations stratégiques est un autre avantage des logiciels GED. Toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés. Vous ne risquez pas de voir partir la mémoire de votre entreprise en fumée. Des sauvegardes sont régulièrement faites pour parer à un problème sur les serveurs. 

Le logiciel GED offre de nombreuses fonctionnalités essentielles pour une gestion optimale des documents en entreprise, facilitant ainsi leur organisation, leur sécurité et la collaboration entre équipes.

Cycle de vie des documents

Le premier objectif d'un logiciel GED est de créer un cycle de vie complet pour le traitement des documents. Cela débute par le téléchargement des fichiers dans l'outil. Pour simplifier cette étape, la GED propose souvent des solutions de capture via smartphone ou de numérisation à l'aide d'un scanner.

Organisation et classification

Une fois les documents télécharges, ils sont classés et organisés dans des rubriques spécifiques. Des accès personnalisés sont définis pour garantir que seules les personnes habilitées puissent consulter certaines informations. Cela assure la sécurité et la confidentialité des données.

Par exemple, une équipe en charge des stocks n'aura pas accès aux documents juridiques, mais pourra consulter les contrats avec les transporteurs ou les bons de commande. Ce système d'accès ciblé permet une gestion efficace et adaptée aux besoins de chaque service.

Suivi et historique des documents

Les logiciels GED intègrent un historique d'utilisation des documents. Pour chaque fichier, un journal est généré automatiquement avec les dates de création, de téléchargement et les accès successifs. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la traçabilité et répondre précisément à toute demande de consultation ou d'audit.

La GED améliore la collaboration entre les différents services, ainsi qu'avec les clients et partenaires. Il est possible de leur fournir des accès à certaines parties des documents, ce qui supprime les échanges de mails et simplifie la communication. Cela renforce aussi la confiance entre les parties.

Enfin, la GED permet de travailler en équipe de manière fluide. Les documents peuvent être modifiés, commentés ou annotés par plusieurs personnes. De plus, des circuits de validation peuvent être mis en place pour garantir une gestion collaborative et structurées des informations.

 Il existe deux types de GED, celles locales et celles sur le Cloud.

Les GED locales sont basées sur les serveurs internes de l’entreprise. Les GED Cloud sont accessibles sur Internet via une interface en ligne. Les deux solutions diffèrent de manière significative sur plusieurs éléments.

Tableau : avantages et inconvénients des GED locales et des GED Cloud 
 

La sélection d’un logiciel GED est particulièrement importante. En effet, pour vous assurer de sa bonne utilisation par les collaborateurs de l’entreprise, il est obligatoire de trouver un outil adapté à votre organisation. Un décalage entre les règles de classement et l’organisation concrète de l’entreprise peut rendre la solution inefficace.

Avant de choisir son outil GED, il faut donc commencer par faire le bilan de ses besoins. Vous pouvez lister les process internes et les spécificités de fonctionnement. Les processus sont intéressants à analyser. N’hésitez pas à interroger un maximum d’acteurs de l’entreprise : des collaborateurs, des managers, des directeurs. Ensuite, il faut évaluer le volume de documents à archiver chaque mois et chaque année. Noter les pics d’activité et les périodes calmes. Cela vous permettra de prévoir une organisation de stockage ou de classification. N’oubliez pas d’anticiper les évolutions et le futur de votre activité pour trouver un outil GED pertinent sur le long terme.

L’interconnectivité est incontournable. Il doit pouvoir communiquer de manière transparente avec votre système d’information. C’est un élément clé pour permettre l’automatisation du classement des documents.

Avant de choisir votre logiciel GED, il est essentiel de s’intéresser à l’éditeur de la solution. Il doit vous apporter plusieurs garanties :

• Il doit assurer la stabilité de son outil sur le long terme. L’investissement le plus important a lieu pour la mise en place du logiciel GED. L’utilisation quotidienne est ensuite moins coûteuse. Pour la rentabilité du projet, la solution doit perdurer et être mise à jour sur le temps long.
• Il doit respecter les règles de sécurité informatique pour protéger vos données stratégiques de toutes cyberattaques ou pertes techniques.
• Il doit se conformer à toutes les normes en vigueur, et notamment au RGPD (Règlement général sur la protection des données).
• Il doit posséder une solide réputation. N’hésitez pas à demander des recommandations par ses clients actuels ou de rechercher des avis sur Internet ou par le bouche-à-oreille.