Les 7 meilleurs logiciels d'onboarding

Qu'est-ce qu'un logiciel d'onboarding ?

Un logiciel d’onboarding (aussi appelé logiciel d’intégration) améliore l’organisation de l’accueil des nouveaux salariés. Pour atteindre l’objectif :

• Il simplifie les tâches administratives.
• Il rationalise la diffusion des informations.
• Il centralise les données de l’onboarding.

L’outil numérique apporte un soutien aux nouveaux arrivants, aux équipes RH et aux managers.

Les éléments clés de la solution d’onboarding sont :

• La gestion des tâches d’intégration.
• La réalisation de la formation initiale.
• Le suivi des progrès des talents.

Pourquoi utiliser un logiciel d'onboarding ?

Vous cherchez à rationaliser ou homogénéiser l’intégration de vos salariés fraîchement recrutés. Découvrez les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel d’onboarding.

Amélioration de l'expérience employé

En digitalisant votre procédure d’intégration, vous améliorez l’expérience collaborateur. L’arrivée est pensée et préparée. Vous montrez ainsi l’intérêt porté à cette étape. C’est un gage fort pour les nouveaux salariés.

Les talents comprennent rapidement la culture d’entreprise. Ils sont engagés dès le départ grâce à cette expérience positive. Le logiciel d’onboarding réduit aussi les risques de turn-over précoce !

Gain de temps

Les solutions digitales d’onboarding renforcent l’efficacité opérationnelle :
 

• Des équipes RH : les tâches récurrentes ou administratives sont automatisées. Les RH se concentrent sur les missions d’intégration à haute valeur ajoutée, c’est-à-dire celles directement liées à l’humain.
• Des nouveaux collaborateurs : ils sont intégrés plus rapidement. Toutes les informations dont ils ont besoin se trouvent au même endroit. L’outil les rend autonomes et productifs. C’est une source de satisfaction pour eux, mais aussi un gain de temps pour les managers.

Suivi des progrès

Il est possible de suivre l’avancement de l’onboarding étape par étape depuis l’interface du logiciel d’intégration. Le manager, le collaborateur et les RH savent en temps réel la progression du collaborateur. Ils peuvent contrôler si les performances du nouveau salarié sont suffisantes ou non en fonction de l’évolution du processus. Si nécessaire, il est possible de prévoir rapidement des actions correctives.

Centralisation des informations

Toutes les informations liées à l’onboarding sont centralisées dans l’outil :

• Les données du talent.
• Les documents d’intégration (livret d’accueil, organigramme, formation, horaires de travail, plan de l’entreprise, etc.).
• Les formulaires administratifs (inscription mutuelle, par exemple).

Le gain de temps est substantiel. Plus besoin de chercher dans les dossiers des serveurs informatiques en fonction du rangement décidé service par service. Tout est au même endroit.
 

Evaluation des compétences

Le logiciel d’onboarding permet d’évaluer les compétences du nouvel arrivant. Les RH ou le manager analysent ainsi si les informations fournies lors de l’intégration sont correctement assimilées. Il est possible de prévoir le suivi de formations supplémentaires ou des entretiens avec des collaborateurs seniors si ce n’est pas le cas. Aucune lacune n’est laissée de côté. L’employeur a la garantie de recruter des salariés productifs et efficaces.

Comment choisir son logiciel d'onboarding ?

Choisir le bon logiciel d’onboarding est crucial. Pour bénéficier de ses atouts, il faut trouver un outil totalement adapté à son organisation. Voici les critères à prendre en compte pour sélectionner la solution idéale.

Taille d'entreprise

En fonction de sa taille, l’entreprise n’a pas les mêmes besoins. Un groupe international peut vouloir uniformiser l’onboarding dans toutes ses filiales. Le logiciel d’intégration doit alors comprendre des versions en différentes langues et prendre en compte un grand nombre d’utilisateurs.

Les PME ou les petites entreprises n’ont pas ces problématiques. L’outil doit s’adresser à des collaborateurs polyvalents. Il doit proposer des fonctionnalités simples et efficaces.

Il existe un éventail de solutions conçues pour s’adapter à la taille de la structure.

Budget

Différentes gammes de prix sont disponibles sur le marché. Bien souvent, le prix est impacté par :

• Le nombre de fonctionnalités accessibles.
• Le nombre d’utilisateurs possibles.
• La qualité de l’interface.
• Le service client et l’accompagnement de l’éditeur.
• La conformité aux normes en vigueur.

Il existe plusieurs modes de tarification, à la licence ou à l’abonnement, notamment.

Fonctionnalités requises

Les fonctionnalités proposées dans l’outil d’onboarding doivent répondre aux besoins exacts de l’entreprise. Avant de tester des solutions digitales, il est conseillé de réaliser un état des lieux de votre organisation. Observez les procédures existantes, les points forts et les axes d’amélioration de votre entreprise en matière d’intégration. L’outil doit répondre à tous vos besoins.

Facilité d'utilisation

L’intuitivité de l’interface est essentielle. Sa qualité impacte directement l’adoption de son utilisation au sein de l’entreprise. Les menus doivent être clairs et le design soigné et ergonomique. Les collaborateurs sont sensibles à la facilité d’utilisation, mais aussi à l’esthétique.

Vérifiez la possibilité de personnaliser les tableaux de bord pour intégrer les couleurs ou le logo de l’entreprise. C’est une bonne manière de diffuser la culture d’entreprise dans les moindres détails.

Support et assistance

Avant de vous décider, demandez des informations sur le support technique ou l’accompagnement apportés par l’éditeur.

Le service client doit être joignable rapidement pour résoudre les problèmes éventuels et éviter les pertes de productivité.

Quels sont les modules clés d'un logiciel d'onboarding ?

En choisissant un logiciel d’onboarding, vous pouvez avoir accès aux fonctionnalités suivantes.

Suivi des tâches

Chaque étape de l’intégration est enregistrée dans l’outil. Pour chaque nouvel arrivant, vous savez exactement où il en est.

Chaque acteur de l’onboarding possède une liste de tâches à effectuer. Par exemple, les RH doivent effectuer un entretien de suivi après une semaine, après un mois et après trois mois. Chacun peut vérifier si les missions sont effectuées. Des alertes sont envoyées pour veiller au respect des délais.

Portail d'accueil

La solution d’onboarding possède une interface aménagée sous la forme d’un portail d’accueil. Les nouveaux arrivants s’y connectent pour y retrouver tous les contenus utiles.

Les équipes RH peuvent organiser les menus en fonction des spécificités de l’organisation. Ainsi, il est possible de dédier une catégorie aux informations techniques, une aux données administratives et une dernière aux ressources informelles (celles liées à la vie quotidienne des employés).

Formulaires et documents électroniques

Le logiciel d’intégration est intéressant pour centraliser toutes les démarches administratives incontournables en début de prise de poste. Cela facilite l’intégration du collaborateur. Il ne se sent pas perdu.

La solution permet de ranger le contrat de travail, ses avenants, les formulaires internes (inscription à un cours de sport, par exemple) et tous les documents internes à connaître (les politiques, les procédures, les organigrammes…).

Programmes de formation

La fonction principale de l’onboarding est de fournir rapidement au nouvel arrivant les armes pour être autonome. Cela passe nécessairement par la réalisation de formations. Ce peut être un panorama de l’activité de l’entreprise, de son histoire ou des apprentissages plus techniques.

Le logiciel comprend une fonctionnalité pour organiser et réaliser ces formations en ligne ou en présentiel.

Mentorat

Le mentorat permet aux nouveaux arrivants d’être accompagnés par un salarié senior. Il les accompagne, les conseille et les fait profiter de son réseau.

Avec l’outil d’intégration, vous pouvez organiser facilement le mentorat :

• Prévoir les entretiens.
• Envoyer les programmes aux deux parties.
• Faciliter les échanges.
• Archiver les données diffusées par le mentor.

Evaluation et feedback

La fonctionnalité d’évaluation et de feedback est particulièrement intéressante. Elle donne aux nouveaux arrivants l’opportunité d’exprimer leurs ressentis. L’employeur peut alors améliorer son processus d’onboarding au fur et à mesure. Au bout de quelques mois à utiliser le logiciel d’intégration, il propose une expérience à haute valeur ajoutée à ses recrutés.

Intégration des équipes

Le logiciel d’onboarding propose une fonctionnalité pour améliorer la cohésion d’équipe. Le nouvel embauché voit directement sur son tableau de bord le nom, le poste et les coordonnées de ses collègues directs. Il peut leur envoyer des messages instantanés pour leur poser des questions plus facilement.

Comparatif des meilleurs logiciels d'onboarding

Vous l’attendiez, le voici ! Découvrez notre comparatif des meilleurs logiciels d’onboarding.

Eurécia

N’oubliez rien le jour J et proposez un accueil qualitatif à vos nouvelles recrues avec le logiciel d’onboarding d’Eurécia. Vous fidélisez les salariés dès le premier jour en offrant une intégration en toute sérénité.

La solution d’Eurécia se distingue par sa simplicité et sa facilité d’utilisation. Grâce à des fonctionnalités premium, vous pouvez :

• Automatiser les tâches administratives.
• Simplifier l’organisation de l’onboarding.
• Proposer une transparence totale sur les données internes nécessaires.

Nibelis

Nibelis est un éditeur spécialisé dans la gestion de la paie. Il a conçu un logiciel permettant de gérer toutes les étapes de la carrière d’un collaborateur, depuis l’onboarding jusqu’à son départ.

Workelo

Workelo est une plateforme dédiée à l’onboarding et à la mobilité interne. Elle aide aussi à gérer le départ des salariés.

Welcom'App

Welcom’App est un outil d’intégration fonctionnant en totalité sur application mobile. Il permet à l’employeur de se démarquer en proposant un kit d’intégration numérique.

HeyTeam

HeyTeam est une solution de création d’onboarding sur mesure. Le processus peut s’adapter au collaborateur, à son équipe ou aux projets de l’entreprise.

Factorial

Factorial est un éditeur phare en matière de logiciel RH. Il possède des modules sur tous les aspects des RH pour les grandes structures.

Lucca

Le module d’onboarding Lucca possède toutes les fonctionnalités classiques. Il propose une solution simple, mais fiable.

🥉Les trois points clés à retenir

• Les logiciels d’onboarding ont pour missions d’optimiser l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Pour bien choisir votre outil, il est important de connaître vos besoins et les spécificités de votre organisation.
• Eurécia a conçu une solution d’onboarding haut de gamme s’adaptant à toutes les entreprises.