Les 8 meilleurs logiciels d'entretiens professionnels

Qu'est-ce qu'un logiciel d'entretien professionnel ?

Le logiciel d’entretien professionnel permet de simplifier la gestion des entretiens officiels. Il peut s’agir des entretiens obligatoires, des rendez-vous annuels ou des évaluations régulières.

Les solutions digitales d’entretiens professionnels possèdent plusieurs fonctionnalités :

• La planification des rendez-vous.
• Le suivi des entretiens.
• L’évaluation des compétences.
• La mise en place des plans de développement des compétences.

Les entretiens sont des moments privilégiés où l’employeur peut accompagner les collaborateurs dans le développement de ses compétences. L’idée est de favoriser le bien-être, l’engagement des salariés.

Bien sûr, ce type de logiciel est aussi une manière efficace pour l’employeur de se conformer à ses obligations légales.
 

Pourquoi utiliser un logiciel pour réaliser ses entretiens professionnels ?

Vous vous demandez quels sont les bénéfices concrets des outils d’entretiens professionnels ? Ils sont nombreux. En voici les principaux.

Centralisation des informations

Le premier intérêt du logiciel d’entretien professionnel est de parvenir à regrouper toutes les données au même endroit. En quelques clics, le manager retrouve :

• Les comptes-rendus des anciens entretiens.
• Le parcours professionnel de chaque collaborateur.
• Les modèles d’entretien.
• Les conseils aux managers ou aux salariés pour préparer les entretiens.
• Etc.

Les équipes RH ont la possibilité de paramétrer les accès aux informations pour conserver la confidentialité lorsque c’est nécessaire.

Planification automatique

Ce type d’outil permet de planifier les entretiens. Le manager peut consulter les plannings de son équipe pour s’assurer des disponibilités des collaborateurs. Il paramètre les rendez-vous. Le logiciel envoie de façon automatique les invitations.

La planification ne s’arrête pas là. La solution digitale d’entretiens professionnels facilite la prise de notes dans le rendez-vous. Le manager peut ensuite revenir à ses notes pour formaliser un compte-rendu. Une fois finalisé, il est envoyé de façon automatique au collaborateur. Il n’y a plus de risque d’oubli. L’outil offre la possibilité au collaborateur d’annoter le compte-rendu, si nécessaire.

Suivi de l'évolution professionnelle

Les entretiens au sein de l’entreprise ont pour objectif principal de suivre l’évolution professionnelle du collaborateur. Le logiciel d’entretien professionnel simplifie le suivi.

Sur l’interface, il est possible de connaître les compétences du collaborateur, les formations suivies, ses objectifs. C’est un levier crucial pour s’assurer de sa productivité, de son bien-être.

La fiche personnalisée de chaque salarié est accessible par le manager et l’équipe RH. Il est possible de la partager plus largement lorsque c’est nécessaire, par exemple au moment d’un projet de mobilité interne.

Historique des entretiens

Pour favoriser l’efficacité des entretiens professionnels, il est important de conserver l’historique des discussions, des objectifs ou des actions prises lors des entretiens précédents.

Sans logiciel, le risque de perdre ces données est significatif. Les feuilles volantes ou les changements de manager viennent réduire les efforts réalisés pendant les entretiens.

L’outil de gestion des entretiens en entreprise vient résoudre le problème. Toutes les informations sont centralisées dans la plateforme. Les comptes-rendus, les évaluations, les échanges sont stockés. Il est possible de s’y référer pour constater les améliorations du collaborateur.

Génération de rapports

Un des intérêts des logiciels d’entretien professionnel est de pouvoir générer des statistiques ou des rapports sur l’évolution des performances du capital humain. Il s’agit d’une formidable opportunité pour l’entreprise. L’équipe RH, tout comme la direction, sont à même de prendre des décisions éclairées pour augmenter les performances.

Collaboration

Les logiciels d’entretien favorisent la collaboration entre le salarié, le manager et les équipes RH. Ils disposent d’une fonctionnalité de messagerie interne où réaliser des échanges sur l’évaluation des employés.

Comment choisir son logiciel d'entretien professionnel ?

Les avantages des solutions d’entretiens professionnels sont nombreux. Encore faut-il trouver l’outil adapté à son organisation pour profiter de son efficacité totale. Comment faire le bon choix ? Voici les différents critères à prendre en compte.

Taille de l'entreprise

La taille de votre entreprise impacte vos besoins en matière de digitalisation des entretiens professionnels. Les PME ou les grandes entreprises gèrent les entretiens professionnels différemment. Pour les petites ou moyennes structures, les employés sont polyvalents. Les procédures sont moins strictes. L’outil doit prendre en compte cette flexibilité.

Fonctionnalités spécifiques

En fonction de votre organisation, certaines fonctionnalités des logiciels d’entretien professionnel sont utiles, d’autres non. Il est important de choisir un outil avec de larges possibilités de personnalisation pour adapter les démarches d’entretien.

Ce peut être, par exemple, la personnalisation des évaluations en fonction de l’activité de l’entreprise ou celle des plans de développement.

Facilité d'utilisation

Le logiciel d’entretien professionnel doit s’intégrer au quotidien de l’entreprise. Pour obtenir une bonne assimilation de l’outil, il est indispensable de choisir un logiciel intuitif pour les managers et les collaborateurs. Il doit pouvoir s’utiliser sans une formation longue. Son interface doit être claire, transparente, mais aussi agréable esthétiquement.

Intégration avec d'autres outils RH

Le logiciel d’entretien professionnel va centraliser des données stratégiques sur l’évolution des collaborateurs. Ces informations peuvent être utiles pour d’autres éléments RH. C’est le cas de la paie, si un entretien aboutit à une promotion ou à une augmentation. Il est aussi intéressant de pouvoir interconnecter les outils d’entretien avec ceux liés à la gestion des compétences.

Vous devez veiller à choisir un outil doté d’une solide API pour pouvoir se connecter avec tout votre écosystème informatique.

Suivi des performances et des objectifs

Pour pouvoir améliorer vos process et, incidemment, la croissance de votre entreprise, vous devez disposer de chiffres, de bilans. C’est la meilleure manière de prendre les bonnes décisions.

Un logiciel doit permettre le suivi des performances et des objectifs. C’est un critère indispensable.

Quels sont les modules clés d'un bon logiciel d'entretien professionnel ?

Un logiciel d’entretien professionnel peut disposer de plusieurs fonctionnalités. En fonction des offres des éditeurs, vous pouvez adapter les fonctionnalités à vos besoins. Certaines restent indispensables pour toutes les organisations. Les voici :

Planification des entretiens

Nous l’avons évoqué plus haut. Les logiciels d’entretien professionnel permettent de planifier les entretiens :

• Visualisation des plannings d’équipe.
• Envoi des invitations.
• Rappel du rendez-vous.
• Diffusion d’accompagnement pour la préparation des entretiens.

La digitalisation offre des possibilités d’automatisation très intéressantes pour faciliter la planification des entretiens.

Gestion des cycles d'entretien

Les logiciels d’entretien professionnel sont un pilier important pour gérer les cycles d’entretien. Il dispose d’une fonctionnalité pour :

• Archiver les précédents échanges.
• Programmer plusieurs entretiens d’affilée, si nécessaire.
• Évaluer les performances.

L’intérêt de cette fonctionnalité est de garder une trace pour optimiser les améliorations.

Suivi des objectifs

Les objectifs sont inhérents aux entretiens professionnels. Ils ont pour but de cadrer l’évolution des performances. Le logiciel doit bénéficier d’une fonctionnalité de suivi des objectifs. Cela permet d’optimiser cette pratique, de la rendre plus efficace.

Il est possible d’organiser des points d’étapes. Le collaborateur peut se servir de l’outil pour demander de l’aide à son manager ou l’alerter.

Création de questionnaires personnalisés

L’option de la création de questionnaires personnalisés est intéressante. Elle permet d’obtenir des commentaires ou des avis des collaborateurs de manière plus pragmatique. Le logiciel automatise la diffusion aux salariés concernés. Il traite les données réceptionnées pour en extraire des statistiques.

L’outil possède des modèles de questionnaires pour aider à leur rédaction.

Historique d'entretiens

Conserver l’historique des entretiens est indispensable. La trace des échanges permet de se souvenir de l’avancement du salarié au dernier entretien afin de distinguer les améliorations, les efforts.

La fonctionnalité de stockage des historiques d’entretiens est cruciale pour un logiciel d’entretien professionnel. Au-delà de l’archivage, elle doit :

• Proposer des éléments de classification.
• Partager les données utiles avec les autres logiciels RH de l’entreprise.

Rapport et analyse

La fonctionnalité de rapports et d’analyses permet d’extraire des données significatives sur l’évolution professionnelle des collaborateurs.

Ces informations, nous l’avons vu plus haut, sont incontournables pour prendre des décisions éclairées. Elles sont cruciales pour les dirigeants. Ils peuvent ainsi ajuster leur stratégie liée au capital humain.
 

Gestion des feedbacks

La fonctionnalité de recueil des feedbacks est essentielle. En effet, disposer des avis des collaborateurs permet de comprendre leurs attentes.

Le logiciel automatise l’envoi des demandes de feedbacks. Il fournit aux salariés un cadre pour donner leurs réponses. Ensuite, l’outil analyse les retours pour faciliter leur exploitation par les managers.

Suivi du plan de développement des collaborateurs

Le plan de développement des collaborateurs correspond au programme de formation ou d’actions diverses avec pour but de faire évoluer professionnellement les collaborateurs.

Le logiciel d’entretien professionnel permet d’officialiser le plan de développement, de le mettre par écrit. Le salarié, comme le manager, peut s’y référer pour s’assurer de la direction de sa carrière au sein de l’entreprise.

Comparatif des meilleurs logiciels d'entretien professionnel

Voici notre comparatif des meilleurs logiciels d’entretien professionnel.

Eurécia

Je planifie une démo

Le logiciel de gestions des entretiens professionnels d’Eurécia simplifie cette démarche incontournable en entreprise.

Il permet au manager de gagner du temps sur l’organisation des entretiens :

• Il automatise la planification des rendez-vous.
• Il structure les entretiens pour les rendre plus efficaces.
• Il facilite le suivi des performances des collaborateurs.

La dématérialisation des entretiens par Eurécia améliore la productivité globale de l’entreprise grâce à des fonctionnalités premium.

Kelio

Kelio est un outil destiné à piloter les campagnes d’entretien, obligatoires ou non.

Skillup

Skillup propose une solution avec pour but d’améliorer l’innovation et les performances des collaborateurs.

Silae

Silae a conçu un logiciel de gestion des entretiens professionnels pour augmenter l’efficacité de l’entreprise.

QuickMS

QuickMS est un éditeur doté d’un outil d’entretien professionnel simple d’utilisation, sans fonctionnalités originales.

Zola

Zola propose un outil de gestion des entretiens ergonomique. Il se distingue par l’utilisation de couleurs vives, de menus aux énoncés parlants.
 

Factorial

Factorial est un logiciel d’entretien tourné vers la cohésion d’équipe. L’idée est de faire progresser les salariés grâce au collectif.

Lucca

L’éditeur Lucca cherche à allier l’utile et l’agréable pour les entretiens professionnels.

🥉Les trois points clés à retenir :

• Les logiciels d’entretien professionnel permettent d’optimiser les rendez-vous liés à l’évolution des salariés, la structure de la vie en entreprise.
• Il existe un large éventail d’offres de solutions de gestion des entretiens professionnels sur le marché français.
• Eurécia a conçu un outil d’entretien professionnel haut de gamme, intuitif, efficace.