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Le remboursement des frais avancés par un collaborateur, se fait par l’intermédiaire des notes de frais. La plupart du temps dématérialisées, elles sont destinées à faciliter le remboursement mais leur rôle est avant tout de préparer l’enregistrement comptable.
Vous êtes en quête d'astuces pour améliorer la gestion des notes de frais dans votre PME ? On vous dit tout dans ce guide gratuit !
Dans le cadre de son activité professionnelle, un collaborateur peut être en situation d’avancer les frais suivants :
Certains de vos collaborateurs sont souvent en déplacement et doivent avancer des sommes conséquentes ? Mettez en place des avances sur frais professionnels ! Voici justement un modèle gratuit :
Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs en utilisant les différents comptes. Les frais cités ci-dessus sont liés aux comptes de la classe 6 :
L’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) est un organisme étatique. Sa mission principale est de collecter les cotisations sociales des entreprises. Ces dernières versent chaque mois des contributions sociales en proportion des salaires versés. Les micro-entrepreneurs sont eux aussi concernés.
bon à savoir : le mode de déclaration des cotisations sociales
Le système des cotisations sociales à verser à l’Urssaf est déclaratif. Les entreprises versent des cotisations selon les chiffres déclarés chaque mois. Le pouvoir de contrôle de l’Urssaf sert par conséquent à s’assurer de la véracité des déclarations. Ces dernières peuvent contenir des erreurs ou des oublis. De manière plus anecdotique, certaines sociétés peuvent tenter de frauder l’Urssaf pour payer moins de cotisations sociales.
Au-delà de la collecte, l’Urssaf a pour mission de contrôler les entreprises afin de s’assurer du paiement exact de leurs cotisations sociales. Si nécessaire, elle dispose des pouvoirs nécessaires pour administrer les contentieux. L’Urssaf est habilitée à émettre des sanctions administratives à l’encontre des entreprises. L’organisme est enfin chargé de gérer les ressources de la Sécurité sociale.
Les dispositions VLU (versement en lieu unique) ont été mises en place afin de faciliter les versements. Les entreprises possédant plusieurs établissements dans différentes régions de France peuvent centraliser leurs déclarations et versements auprès d’un seul centre Urssaf. L’adhésion aux dispositions VLU est obligatoire pour les entreprises de plus de 250 salariés.
Les déclarations à l’Urssaf se font en deux étapes :
L’Urssaf contrôle notamment les dépenses professionnelles des collaborateurs remboursées via une note de frais.
La mission de contrôle des entreprises de l’Urssaf sur les notes de frais vise à s’assurer de l’exactitude des remboursements. Le contrôleur demandera à disposer de tous les justificatifs liés aux notes de frais. Le pouvoir de contrôle s’étend sur les trois dernières années à compter de la date du contrôle.
Les remboursements de notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. L’entreprise opère un avantage en nature illégale (puisqu’exonéré de cotisations sociales) si :
bon à savoir : les chiffres des contrôles URSSAF
36 734 opérations de contrôle ont été effectuées pour toute l’année 2021 . Pour 52 % d’entre eux, il s’agit de contrôles aléatoires . En 2022, l’Urssaf a opéré des redressements pour un montant total de 788 millions d’euros . Les sanctions financières appliquées par l’organisme représentent près de 30 % des sommes redressées.
En cas d’inexactitude ou de fraudes relevées pendant le contrôle, l’entreprise risque :
Le contrôle de l’Urssaf peut aussi avoir des répercussions pour le collaborateur. Le fait de commettre une fraude sur sa note de frais est considéré comme une faute grave . Il risque dans ce cas un licenciement.
La comptabilisation de la note de frais obéit à plusieurs étapes.
bon à savoir : la déclaration de la note de frais sur la dsn
Le montant des frais professionnels remboursés aux salariés doit être déclaré dans la case « S21.FOO.54 – Autres éléments de revenu brut ». La déclaration de la note de frais doit intervenir dans la DSN suivant la date d’imputation de la note de frais.
La refacturation des notes de frais consiste à faire payer les notes de frais de ses collaborateurs à son client. Bien sûr, cela est possible uniquement si les dépenses ont été engagées pour le compte du client.
La refacturation doit avoir lieu dans le compte de classe 708 « Produits et activités annexes ».
Le traitement de la note de frais pour la comptabilité se fait de la manière suivante après la refacturation :
Le traitement des refacturations est une procédure chronophage. Pour le faciliter, il est conseillé de négocier la prise en charge des frais professionnels de vos collaborateurs directement par le client.
Pour simplifier le suivi des frais de vos collaborateurs au quotidien, découvrez notre modèle de note de frais !
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