Entretien de reprise après une longue absence : modèle gratuit à télécharger

Quels sont les objectifs de cet entretien ?

L’entretien de reprise après une longue absence a d’abord pour objectif de réintégrer le collaborateur dans l’entreprise. Il est réalisé en one to one, c’est-à-dire entre le manager et l’employé. L’idée est de faciliter une communication transparente grâce à un échange « intimiste ». L’employé doit pouvoir être assez à l’aise pour s’exprimer librement. 

Une absence longue peut être due à plusieurs situations : 

• Une maladie.
• Un congé maternité.
• Un congé parental.
• Un congé adoption.
• Un congé sabbatique.
• Un mandat syndical.
• Du chômage partiel.
• Un congé aidant.

Le salarié a passé plusieurs mois isolé de l’organisation, des missions exercées. Il est par conséquent important de faciliter son retour dans la société. Pour cela, une planification est essentielle. Le manager ou les RH doivent par exemple organiser une transmission entre le collaborateur et la personne l’ayant remplacé. Il peut être nécessaire d’effectuer un point de présentation si de nouvelles personnes sont arrivées dans l’équipe. L’entretien est aussi l’occasion d’informer le collaborateur sur les évolutions de la stratégie de l’entreprise, les nouveaux projets ou process. L’idée ici est de rassurer le salarié, mais aussi l’employeur sur le retour au travail après une longue absence.

L’entretien de reprise du travail doit également évaluer les besoins du collaborateur. En fonction de l’expérience vécue pendant son absence, il peut avoir de nouvelles attentes ou nécessités. Par exemple, un jeune père peut souhaiter aménager son temps de travail pour pouvoir récupérer son enfant chez la nourrice. Une personne ayant souffert d’un grave problème de dos peut avoir besoin d’un siège de bureau ergonomique.

Le manager doit veiller à comprendre l’état de santé physique comme moral du salarié afin de veiller à son bien-être. Cela peut être un affaiblissement dû à une maladie longue, une fatigue due à l’arrivée d’un nourrisson, une dépression en cours de guérison… L’entretien de reprise est un outil efficace pour prévenir les risques psychosociaux dès le retour de l’employé.

Le rendez-vous de reprise sert enfin à s’assurer de l’aptitude du collaborateur à continuer ses fonctions précédentes. Certains postes requièrent de la force physique ou une forte résistance au stress. Il est parfois nécessaire d’envisager un aménagement des missions ou un changement de poste. L’entretien de reprise après une absence longue doit permettre de lutter contre les accidents du travail ou les rechutes.
 

Les obligations légales

La loi oblige l’employeur à organiser un rendez-vous de liaison pour les absences ayant duré plus de trente jours. C’est un entretien organisé par le service de prévention et de santé au travail (le SPST). Le médecin du travail conduit le rendez-vous. La visite est toujours organisée avant la fin de l’arrêt de travail.

De plus, il est nécessaire d’organiser un entretien professionnel pour tous les collaborateurs reprenant le travail après : 

• Un congé maternité.
• Un congé parental.
• Un congé adoption.
• Un congé sabbatique.
• Un congé pour maladie longue.
• Un mandat syndical.

L’entretien est aussi nécessaire pour les personnes reprenant un temps complet après un temps partiel long. L’obligation est prévue l’article L.6315-1 du Code du travail. L’entretien obligatoire fonctionne comme l’entretien professionnel devant être conduit tous les deux ans.

Il n’existe pas de délai pour conduire l’entretien au moment du retour du collaborateur. Depuis janvier 2019, le collaborateur peut demander la tenue du rendez-vous si son employeur tarde à l’organiser. L’employé peut d’ailleurs proposer l’organisation de l’entretien avant la reprise officielle de son travail.

Le salarié peut bénéficier de conseils pour préparer l’entretien. Deux organismes sont à consulter :

Les Conseillers en évolution professionnelle (CEP) : il est possible d’obtenir un rendez-vous avec un conseiller pour faire le point sur sa situation ou ses compétences. Ces moments d’échange sont gratuits. Le CEP compétent dépend de votre situation ou de votre lieu de résidence.

Les Opérateurs de compétences (OPCO) : les sites web des OPCO proposent des guides ou des trames pour préparer l’entretien de retour après une absence longue. Les OPCO sont des institutions organisant le financement de la formation en entreprise. Il existe un OPCO par secteur d’activité.
 

Comment se déroule l'entretien ?

Pour être efficace, l’entretien doit être organisé avec précision. Voici les étapes à respecter pour s’assurer d’aborder tous les sujets nécessaires :
 

• Les motifs de l’absence : il est important de commencer par évoquer les raisons de l’absence. Le manager peut s’assurer de la satisfaction du collaborateur pendant cette période. Ici, il est important d’analyser si le salarié estime avoir besoin de plus de temps ou s’il est prêt à reprendre le travail.
• L’état de santé du salarié : après un congé long, il est essentiel d’évoquer la santé physique, mais aussi mentale du salarié. Après une longue pause, il peut être difficile de revenir dans son entreprise. Cela peut causer du stress ou un état dépressif. Les personnes en arrêt maladie peuvent reprendre le travail tout en continuant leur traitement. L’affection peut avoir causé un handicap ou une perte d’aptitude. Afin de préserver le bien-être de votre salarié, il est incontournable de connaître son état de santé tout comme ses évolutions possibles. Il s’agit de données personnelles sensibles, il est donc important de les traiter avec précaution, mais surtout confidentialité.
• Les besoins du salarié : à son retour de congé long, le collaborateur peut avoir évolué. Ses besoins ne sont plus forcément les mêmes, car sa situation a changé. Le manager doit être à l’écoute de ces changements pour proposer une nouvelle organisation permettant de préserver la productivité du salarié, sa qualité de vie au travail.
• Les objectifs professionnels du salarié : l’employé retrouvant son poste a de nouveaux objectifs. Le manager doit s’assurer de leur cohérence avec le poste occupé et les attentes de l’entreprise.

Avant la tenue de l’entretien, il est essentiel d’informer le collaborateur de la tenue de l’échange. Cela lui permettra de se préparer. Un créneau doit être réservé dans son emploi du temps pour éviter un oubli ou un manque de disponibilité. Le manager peut aussi s’assurer de réserver un lieu de réunion calme, propice à des échanges sereins. Son bureau n’est pas forcément le plus indiqué.
 

Les conseils pour l'employeur

Le retour d’un congé long n’est jamais facile pour un employé. Il a passé une période hors de son entreprise, a adopté un nouveau rythme. Il a besoin de temps et de bienveillance pour se réadapter.

Voici quelques conseils pour réussir l’entretien de reprise :

• Accueillez l’employé de manière positive. Montrez votre satisfaction à son retour, projetez-vous dans ses futures missions.
• Soyez à l’écoute. Le salarié peut avoir vécu une expérience difficile ou fatigante pendant son absence. Il aura besoin d’un manager empathique.
• Attendez-vous à devoir aménager le poste de travail ou le planning de l’employé pour prendre en compte les changements de vie ou d’état de santé.
• Proposez un accompagnement personnalisé pour aider le collaborateur à se réintégrer plus facilement.

🥉Les trois points clés à retenir

1. L’entretien de reprise après une longue absence permet d’aider le collaborateur à réintégrer son entreprise sans difficulté.
2. C’est un entretien obligatoire prévu dans le Code du travail.
3. Ce moment d’échange permet au manager de comprendre l’évolution de la situation de son collaborateur tout comme de ses nouveaux besoins.