Un salarié en arrêt maladie ? Un accident du travail à déclarer ? Une collaboratrice en congé maternité ? Ces situations, toutes différentes, ont un point commun pour le service RH : le calcul des IJSS sur la fiche de paie ! Mais à chaque événement correspond un traitement particulier. À cela s’ajoutent les dispositions internes à l’entreprise : subrogation ou pas, par exemple ? Alors, voici un condensé de ce que vous devez savoir sur les IJSS afin de faire une paie sans casse-tête !
Que veut dire IJSS ?
Les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale, appelées communément « IJSS » représentent la part d’indemnisation spécifique de la Caisse d’Assurance Maladie en cas d’absence non prévue, en rapport avec l’état de santé du professionnel. Les situations suivantes peuvent donner lieu à une indemnisation :
- Arrêt maladie ;
- Accident du travail ;
- Maladie professionnelle ;
- Congé maternité ;
- Congé paternité ;
- Congé d’adoption ;
- Congé de deuil parental.
Le versement des indemnités démarre après un délai de carence de trois jours. Elles sont versées par tranches de 14 jours jusqu’à la date de fin de l’absence, selon une logique calendaire. La durée de versement des IJSS est limitée à 360 jours sur une période de trois ans, à l’exception des affections longue durée.
Comment calculer les IJSS brutes et nettes sur la paie ?
Les IJSS représentent des revenus de remplacement, en raison d’un arrêt maladie, par exemple. À cet effet, elles figurent sur le bulletin de salaire du professionnel concerné. Il convient d’ajouter le complément de salaire, correspondant à la part obligatoire de l’employeur afin de garantir le maintien de salaire de l’employé.
Si une absence de ce type arrive au sein de l’entreprise, vous aurez plusieurs actions à réaliser pour traiter les IJSS sur la fiche de paie.
Les conditions pour bénéficier des IJSS
Tout d’abord, vous devrez vérifier que le salarié remplit les conditions pour obtenir une indemnisation de l’Assurance Maladie, à savoir :
- Avoir travaillé au moins 150 heures, au cours des trois mois précédant l’arrêt ;
- Avoir perçu une rémunération au moins égale à 1 015 fois le montant du SMIC horaire au cours des six derniers mois.
Ces conditions réunies garantissent un taux de cotisation suffisant par le salarié afin de bénéficier d’indemnités.
bon à savoir
Quelles IJSS en cas de Covid ?
Les critères de délivrance d’un arrêt maladie Covid évoluent en fonction de la situation pandémique. Cependant, les conditions d’ouverture de droit ne sont pas requises pour bénéficier des IJSS.
Le calcul du salaire journalier de référence
Ensuite, vous avez besoin de calculer le montant de l’indemnité journalière, sur la base des trois derniers salaires bruts du collaborateur. Ce montant journalier sert de salaire de référence et sera calculé également par la Sécurité Sociale.
Le montant des IJSS correspond à un pourcentage spécifique du salaire journalier de base en selon les cas de figure. Par exemple, pour un arrêt maladie, les IJSS correspondent à 50 % du salaire brut de référence. À cela peuvent s’ajouter des conditions spécifiques. Ainsi, un salarié en arrêt maladie et ayant au moins trois enfants, verra son pourcentage d’indemnités revu à la hausse à partir du 31ème jour d’absence (soit 66,66 % de son salaire journalier).
Autre situation : en cas d’accident du travail, les IJSS représentent 60 % du salaire de référence durant les 28 premiers jours, puis 80 % du salaire journalier à partir du 29ème jour.
Le passage du montant brut en net pour les IJSS
Enfin, les IJSS brutes sont transformées en IJSS nettes, en retenant 0,5 % du montant brut au titre de la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) et 6,2 % pour la Contribution Sociale Généralisée (CSG).
En résumé, un exemple de fiche de paie avec IJSS ne peut résumer, à lui seul, l’ensemble des possibilités de traitement. Les critères à considérer sont multiples et évolutifs selon la durée de l’absence.
IJSS avec ou sans subrogation : quelle différence ?
La subrogation est une opération administrative et financière consistant à faire l’avance des IJSS au salarié en arrêt. Il perçoit ainsi le maintien de salaire ainsi que les IJSS correspondant à sa situation à la fin du mois sur sa fiche de paie.
Pour ce faire, vous devez déclarer la subrogation dans la DSN du mois concerné, en indiquant les dates de début et de fin de subrogation. Cette disposition n’est pas obligatoire pour l’employeur, mais il s’agit d’une mesure valorisée sur le plan RH, car il s’agit d’une mesure favorable pour le salarié.
Le calcul des indemnités, avec ou sans subrogation, reste le même. Mais les écritures comptables et les saisies des IJSS sur la fiche de paie varient, puisque c’est l’employeur qui perçoit le montant des IJSS de subrogation. Vous devez, dans ce cas, faire état de l’avance des IJSS sur la fiche de paie et les intégrer au salaire net.
Comment faire un ajustement d’IJSS sur la fiche de paie ?
Deux raisons peuvent vous amener à procéder à un traitement d’ajustement des IJSS. En premier lieu, il est possible que la Caisse d’Assurance Maladie commette une erreur de calcul des IJSS, qu’il conviendra de régulariser au niveau de la paie.
En second lieu, certaines conventions collectives prévoient le maintien à 100 % du net en cas d’arrêt maladie. Le principe est le suivant : vous devez parvenir à une égalité entre le salaire net avant arrêt et pendant l’arrêt, en ajustant la ligne de brut. Le traitement de cette paie dite « inversée » nécessite souvent un logiciel de paie.
Comment éviter les erreurs de calcul des IJSS sur la fiche de paie ?
Le traitement des IJSS augmente vos actions avant, pendant, et après la paie. En cas de subrogation, vous devez suivre l’état des remboursements par la Sécurité Sociale et procéder à des régularisations sur la paie suivante. De plus, les IJSS doivent être comptabilisées afin de constater les débits et les crédits relatifs au versement des indemnités. Cette série d’opérations n’est pas sans conséquence sur la gestion de la paie. Les retours sur les informations à suivre sont nombreux pour le gestionnaire.
Pour de nombreuses entreprises, le calcul des IJSS fait partie des facteurs décisifs pour utiliser un logiciel de paie. L’offre Eurécia Paie propose justement un paramétrage avancé afin d’optimiser le traitement de IJSS et réaliser des fiches de paie sans erreur.
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