Notes de frais : quelle imposition ?

L’imposition des notes de frais est une problématique courante au sein des entreprises. En pratique, le salarié engage une dépense professionnelle avec ses propres revenus. Son employeur doit ensuite le rembourser. Faut-il déclarer cette opération à l’administration fiscale ? Savez-vous comment gérer l’imposition des notes de frais ? Découvrez notre réponse sur la question des notes de frais et de l’impôt.

Sommaire

Les notes de frais sont-elles imposables ?

La note de frais est le remboursement de frais professionnels engagés par le salarié sur ses finances personnelles. Le collaborateur a avancé les frais et doit obligatoirement bénéficier d’un remboursement. Il ne s’agit ni d’un salaire ni d’un complément de revenu. 

L’employeur prend en charge le montant de la note de frais puisqu’il s’agit d’une dépense réalisée dans l’intérêt de l’entreprise. Il réalise un virement du montant de la note de frais à son collaborateur. 

Du point de vue de l’employeur, le montant de la note de frais peut être déduit du chiffre d’affaires comme il s’agit d’une charge d’exploitation. L’entreprise doit toutefois respecter les seuils fixés par l’administration fiscale pour les différents types de notes de frais (repas, petit ou grand déplacement, etc.).

Du point de vue du salarié, la note de frais n’est pas imposable. La somme versée par l’employeur ne compte pas dans la base de calcul de l’impôt sur le revenu du salarié. 
 

bon à savoir : l'exception à la non-imposition des notes de frais

Les remboursements réalisés par l’employeur peuvent être soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu s’ils sont considérés comme des avantages en nature. Les impôts fixent des plafonds de remboursement des notes de frais. Au-delà de ces seuils, le remboursement constitue un avantage en nature. Par exemple, pour les repas, le plafond est fixé à 19,40 € par personne et par repas au restaurant.

Comment déclarer les notes de frais aux impôts ?

Le service comptabilité de l’employeur doit affecter les notes de frais en fonction de leur type. 

• Les frais de transport sont imputés au compte 6251. 
• Les frais de repas ou d’hébergement sont imputés au compte 6256.
• Les invitations de clients ou de partenaires sont imputées au compte 6234.

L’entreprise doit déclarer le montant des notes de frais aux impôts pour trois raisons.

• Elle peut déduire ces dépenses de son revenu professionnel. 
• Les virements effectués en faveur du salarié dans le cadre du remboursement des notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. 
• Elle peut récupérer la TVA des dépenses réalisées. Pour être éligible à ce mécanisme de récupération de la TVA, il est nécessaire de pouvoir présenter une facture justifiant les dépenses de chaque note de frais. 

Le salarié, lui, n’a pas besoin de déclarer les remboursements des notes de frais à l’administration fiscale.
 

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