Mis à jour le 22/10/2024
En matière de paie, il est souvent fait état des mentions obligatoires, ces fameuses informations à ne pas manquer sur le bulletin afin que celui-ci soit valide. Mais connaissez-vous précisément quelles sont les mentions interdites sur un bulletin de paie ? Certaines lignes de salaire doivent faire preuve d’un formalisme bien particulier afin d’éviter les risques de sanction pour l’employeur. Voici les éléments à bannir de votre paie.
Pourquoi y a-t-il des mentions interdites sur un bulletin de paie ?
Comme tout cadre réglementaire, les interdits sur le bulletin de salaire existent afin de garantir la liberté de chacun et d’éviter les abus de pouvoir. Par définition, la fiche de paie est la traduction transactionnelle du contrat existant entre l’employeur et le salarié.
Cette transaction financière est encadrée par le contrat de travail qui, lui, doit être en accord avec les dispositions légales et conventionnelles. Ainsi, le bulletin de salaire doit mentionner des informations d’ordre professionnel afin de protéger les libertés individuelles et collectives des employés au travail.
Autre fonction des mentions interdites sur le bulletin de paie : définir une limite dans le lien de subordination entre le chef d’entreprise et l’employé. Ce lien existe dès lors qu’un salarié signe son contrat de travail qui le « lie » à son employeur. Cela étant, cette relation se limite à deux cadres : la réalisation des missions définies dans la fiche de poste et le respect du règlement intérieur de l’entreprise.
Quelles sont les mentions interdites sur la fiche de paie ?
Selon l’article R. 3243-4 du Code du travail, deux mentions sont à proscrire dans la réalisation des bulletins de salaire. Il s’agit de mentions interdites, car elles peuvent atteindre le respect de la vie privée des salariés.
Mention interdite n° 1 - L’exercice du droit de grève
Tout d’abord, il est interdit de mentionner l’exercice du droit de grève lorsqu’un salarié a mis ce droit en application. Dans les faits, vous devez justifier de l’absence de rémunération des heures de grève. Pour ce faire, il vous suffit d’intégrer une ligne d’absence non rémunérée pour mentionner cet élément qui constitue une variable de salaire.
Mention interdite n° 2 - L’activité de représentation du personnel
Cette mention concerne uniquement les salariés élus au titre de l’instance de représentation du personnel (IRP). Les heures de travail effectif sont à mentionner sans isoler les heures passées à exercer le mandat de représentant des salariés.
Cela vaut également pour les heures de délégation prises hors temps de travail. Elles peuvent être inscrites. Mais vous devrez les intégrer sur une ligne généraliste de type « autres heures », par exemple.
Le décompte et le règlement des heures de délégation peuvent faire l’objet d’une fiche annexée au bulletin de salaire. Auquel cas, l’annexe sera considérée comme un bulletin de paie également.
Toute la subtilité de la paie réside dans l’écriture des justifications. Les absences ou les heures passées hors temps de travail font partie des éléments variables de paie. Vous devez donc justifier ces particularités en les notant sur des lignes du bulletin. Mais en aucun cas ces mentions ne doivent enfreindre les libertés des salariés. Cette pratique pourrait être qualifiée de discriminatoire.
bon à savoir
La meilleure façon d’éviter les désagréments des mentions interdites reste l’utilisation d’un bon modèle de fiche de paie, indiquant clairement les intitulés adaptés à chaque situation. Pas de bévue pour vos bulletins !
La mise à pied est-elle une mention interdite sur le bulletin de paie ?
La question de la mention des sanctions disciplinaires est un bon cas pratique pour comprendre comment « jongler » entre les mentions interdites du bulletin et le respect des libertés.
Concrètement, la mise à pied ne fait pas partie des mentions à proscrire sur le bulletin de salaire. Mais posez-vous la question des conséquences possibles dans la vie privée du salarié.
N’oublions pas le fait qu’un bulletin de paie est une pièce administrative officielle pouvant être demandée dans différentes situations privées. Cela peut être le cas lors de la constitution d’un dossier pour demander un crédit bancaire ou pour louer un logement.
Aussi, il est toujours préférable d’éviter les mentions pouvant porter préjudice à un collaborateur dans sa vie personnelle. Les sphères privées et professionnelles doivent demeurer étanches. C’est une question de principe en ressources humaines.
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