Les 8 meilleurs logiciels de gestion des congés

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des congés ?

Un logiciel de gestion des congés est une solution destinée à automatiser le process des repos et des absences. Son principe est de permettre aux salariés de réaliser leurs demandes de congés depuis un espace personnel en ligne. Les managers reçoivent une notification. Ils ont juste à accepter ou refuser la requête. En amont, l’équipe RH a la possibilité de paramétrer l’outil pour y intégrer la politique des congés de l’entreprise. Par exemple, il est envisageable de fixer un nombre de congés payés ou de RTT.

Le logiciel de gestion des congés peut être gratuit ou payant.  La différence entre les deux tient dans le nombre des fonctionnalités, la qualité du design de la plateforme, la facilité d’utilisation ou les garanties de sécurité.

La majorité des logiciels de gestion des congés est accessible en mode Saas. Ils sont hébergés sur les serveurs de l’éditeur. Les collaborateurs y accèdent à travers une plateforme en ligne en entrant leur identifiant et leur mot de passe.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés dans son entreprise ?

La gestion des congés est une procédure complexe et chronophage. Manuellement, elle oblige à utiliser des feuilles volantes et des fichiers Excel. Elle oblige les équipes RH à réaliser des tâches administratives répétitives ou à faible valeur ajoutée. S’équiper d’un logiciel de gestion des congés facilite le process à différents niveaux.

Gain de temps

En utilisant un logiciel de gestion des congés, il est possible de réduire de 50 % le temps passé à cette tâche.

L’automatisation des processus est le levier principal pour gagner du temps. Les demandes de congé et leur validation se font en ligne. Les salariés ont juste à se connecter à leur tableau de bord, au moment souhaité et n’importe où. En quelques clics, un congé est validé. Le solde de repos est automatiquement mis à jour. Les données sont transmises au SIRH (système d’information des ressources humaines) sans action de la part des équipes RH.

Le logiciel de gestion des congés vous fait économiser du temps grâce à son calendrier partagé. Plus besoin de demander à vos collègues ou à votre manager avant de poser un jour de repos. Il suffit de regarder le calendrier de l’équipe sur le tableau de bord.

Réduction des erreurs

La solution de gestion des congés permet de réduire les erreurs humaines. Toutes les étapes de la demande d’absence sont réalisées en ligne. Il n’y a aucune feuille volante. L’équipe RH n’a pas à recopier manuellement les informations. Le risque de coquille ou d’erreur humaine est supprimé. L’outil digital est connecté à votre système informatique ou à votre logiciel RH. Les données sont transmises directement.

Le logiciel de gestion de congés est également conçu pour intégrer toutes les normes en vigueur sur les jours de repos. L’employeur est dès lors assuré de respecter le nombre de jours de congés payés réglementaire en fonction du contrat de travail du salarié, par exemple. Autre illustration de ses fonctionnalités, la solution calcule le fractionnement du congé principal en fonction des règles en vigueur dans l’entreprise.

Amélioration de la communication

La solution de gestion des congés facilite la communication :

• Entre le manager et ses salariés : une messagerie en ligne permet de requérir des précisions, si nécessaire. Il est aussi possible de solliciter la modification d'une demande de congé.
• Entre les collaborateurs et l’équipe RH : les salariés peuvent poser leurs questions sur les congés directement depuis l’application.
• Entre le manager et l’équipe RH : il peut obtenir un support rapide du service des ressources humaines s’il a un doute pour une situation.

Toute action d’un employé donne lieu à une notification aux personnes intéressées. Par exemple, la demande de congé d’un collaborateur est immédiatement notifiée à son N+1. Celui-ci peut accepter rapidement la requête. Il reçoit par ailleurs un rappel en cas d’oubli de validation de la demande dans les temps impartis.

Le logiciel RH est aussi un levier important pour favoriser la transparence dans l’entreprise. En effet, les collaborateurs disposent d’un suivi clair de leur demande sur leur tableau de bord. Ils peuvent également voir les absences de toute leur équipe.

Satisfaction des employés

Mettre à disposition de ses salariés un outil de gestion des congés contribue à la qualité de vie au travail. En effet, il apporte une véritable autonomie aux collaborateurs. Ceux-ci peuvent poser leurs congés ou déclarer une absence à tout moment et n’importe où. Il leur suffit de se connecter à leur interface depuis leur ordinateur ou leur application mobile. À titre d’illustration, ils peuvent poser un congé payé depuis chez eux le soir après en avoir discuté avec leurs familles.

La solution de gestion des congés est aussi un vecteur d’équité. Les calendriers partagés et la messagerie en ligne permettent de coordonner les départs en vacances entre le manager et son équipe. Par exemple, l’outil facilite la répartition des repos au moment de Noël et du jour de l’An.

Réduction des coûts

L’outil de gestion des congés permet à l’entreprise de réduire ses coûts.

• Il supprime l’utilisation du papier et des imprimantes pour réaliser des demandes de congé sur feuille volante.
• Il réduit le temps passé en gestion des congés sur fichier Excel (mise à jour, création du tableur, sauvegarde de la bonne version, comparaison de plusieurs versions coexistant…).  
• Il augmente l’efficacité opérationnelle. Les informations sur les congés sont claires, accessibles. Il suffit de se connecter à son interface pour avoir une vue complète.
   

Comment choisir un logiciel de gestion de congés ?

Vous disposez d’une multitude d’offres de logiciels de gestion des congés. C’est une opportunité. Grâce à cela, vous sélectionnez un outil le plus adapté à votre organisation ou à votre structure.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté pour trouver la solution parfaite, il est recommandé d’utiliser les critères suivants :

• La taille de votre entreprise : certains logiciels de gestion des congés sont conçus spécifiquement à destination des TPE ou des PME. D’autres peuvent prendre en charge des structures plus complexes, comme des établissements dans différentes régions ou des filiales à l’étranger.
• Votre budget : il existe des solutions gratuites ou payantes. Certains éditeurs vous proposent un tarif en fonction du nombre de fonctionnalités débloquées ou du nombre d’utilisateurs. Il est important de fixer une enveloppe pour votre projet de mise en place d’un logiciel de gestion des congés.
• Les objectifs de l’outil : la solution de gestion des congés doit s’adapter à vos besoins ou à votre organisation. Si possible, prenez le temps de tester l’outil ou d’interroger l’éditeur sur les fonctionnalités disponibles et leurs objectifs, pour vous assurer de sa cohérence avec votre projet.
• Les avis sur l’outil et sa réputation : le bouche-à-oreille ou les avis en ligne peuvent être une indication intéressante sur la qualité d’un logiciel de gestion des congés. La réputation d’un éditeur est cruciale. Plus il est bien implanté, moins vous avez de risque de le voir disparaître, rendant alors sa solution obsolète.
• Les possibilités de personnalisation et la flexibilité de la solution : l’outil de gestion des congés est un levier pour augmenter l’engagement de vos collaborateurs. Il est essentiel de pouvoir le personnaliser à vos couleurs ou de pouvoir apposer votre logo dans le tableau de bord. La solution doit aussi proposer un paramétrage fin pour prendre en compte toutes les modalités de votre politique des congés.
• La qualité du support client : pour le bon fonctionnement de la solution, l’éditeur doit être rapidement disponible pour corriger un dysfonctionnement ou pour supprimer un bug.
• Les évolutions du logiciel : l’outil doit être régulièrement mis à jour pour prendre en compte les évolutions réglementaires et préserver la sécurité de vos données.

Comparatif des meilleurs logiciels de gestion des congés

Voici notre top 8 des meilleures solutions de gestion des congés. Faites votre choix parmi notre sélection pour faciliter votre recherche.

Eurécia

Eurécia est l’outil idéal si vous souhaitez fiabiliser la gestion de vos congés. L’éditeur français est reconnu pour la qualité de ses outils RH digitaux. Sa solution pour les congés et les absences se distingue par sa fonctionnalité et son adaptabilité. Vos collaborateurs prennent en main le logiciel rapidement. Il est possible de paramétrer avec précision vos règles internes pour ajuster totalement l’outil à votre organisation.

✅Les plus du logiciel Eurécia sur la gestion des congés

• Des fonctionnalités pertinentes pour tous les types d'entreprises.
• Une interface agréable et intuitive pouvant être personnalisée.
• Une haute conformité aux réglementations

❌Point faible

• Un outil adapté aux TPE, aux PME et aux ETI

Le logiciel de gestion des congés d’Eurécia offre une interconnexion efficace avec votre SIRH ou votre logiciel de paie.  

• Il incrémente automatiquement les compteurs de congés en fonction de vos politiques des repos.
• Il décompte les jours de présence pour calculer les Tickets-Restaurant à fournir.
• Il transmet les données des absences à la paie pour supprimer la ressaisie manuelle et les coquilles allant de pair.
• Il vous permet de suivre le télétravail au quotidien.

Combo

Combo est un éditeur dédié aux entreprises ayant des employés sur le terrain. Ce peut être un restaurant disposant de plusieurs filiales, par exemple.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de Combo

• La coordination entre les demandes d'absences et les plannings.
• Une application mobile pour permettre aux collaborateurs de demander un congé.
• La possibilité d'extraire la comptabilisation des absences pour la paie.

❌Les points faibles

• Un logiciel peu adapté pour les équipes administratives.
• L'obligation de souscrire un module différent pour avoir accès aux plannings.
• Une interface aux codes couleurs non personnalisables.

Le logiciel de gestion des congés de Combo permet de regrouper dans un même outil les absences, les repos, les maladies. Il permet de fournir un historique au manager pour faire des analyses ou des bilans.

Lucca

L’éditeur international Lucca propose Timmi Absences, un logiciel de gestion des congés. Son objectif est de supprimer le casse-tête administratif des repos pour les équipes RH.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de Lucca

• Un design coloré avec des smileys.
• La possibilité de paramétrer les règles fixées dans les conventions collectives.
• Une interconnexion avec les principaux SIRH.

❌Les points faibles

• Un logiciel conçu pour les managers, mais moins fonctionnel pour les collaborateurs.
• Un outil uniquement destiné aux grandes entreprises.

Le logiciel de gestion des congés de Lucca aide les plus grandes structures à optimiser leur procédure de congé. Elles peuvent harmoniser leur politique dans leur filiale à l’étranger.

Factorial

Factorial est également un éditeur international. Il propose ses solutions dans une douzaine de pays. Il a conçu un outil de gestion des congés intuitif.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de Factorial

• Une vue globale des absences des salariés pour les managers.
• La possibilité d'exporter des rapports pour la direction.
• Des alertes en cas de conflits entre des congés et une réunion.

❌Les points faibles

• Une interface assez terne, permettant peu de personnalisation.
• Une configuration simple, mais limitée.

Le logiciel de gestion des congés de Factorial aide à connaître le solde des congés grâce à des calculs automatiques. Il prend en compte les jours de fractionnement ou les repos imposés par une convention collective ou un accord d’entreprise.

Payfit

L’éditeur PayFit est spécialisé dans la gestion de la paie. Il propose une fonctionnalité de gestion des congés et absences pour simplifier l’édition des bulletins de salaire ou la coordination des ressources humaines.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de PayFit

• L'actualisation du bulletin de paie par validation des congés.
• La mise à jour hebdomadaire des normes à respecter.

❌Les points faibles

• Un logiciel non dissocié de l'outil de paie.
• Il n'est pas impossible de tester la solution.

Le logiciel de congés de PayFit propose une interface agréable au design neutre. Sa prise en main nécessite une formation de tous les collaborateurs.

KiwiHR

KiwiHR est un éditeur proposant des solutions RH pour les PME jusqu’à 250 salariés. Il dispose notamment d’une offre de gestion des congés et des absences.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de KiwiHR

• La possibilité d'intégrer un calendrier Google.
• Un abonnement sans engagement.
• Une FAQ pour répondre aux questions des collaborateurs sur les congés.

❌Les points faibles

• Pas d'automatisation des imports ou exports de données.
• L'absence d'application mobile.

La solution de congés KiwiHR est intéressante pour ses paramétrages précis permettant d’adapter l’outil à l’organisation de l’entreprise. Le logiciel est adapté aux groupes internationaux. Il prend en compte les jours fériés de chaque pays, par exemple.

Keeple

Keeple est un éditeur français basé en région Rhône-Alpes. Il conçoit des solutions pour gérer tous les aspects des ressources humaines.

✅Les plus du logiciel des congés de Keeple

• Une application mobile pour poser ou valider des congés.
• Des notifications et des alertes reçues sur Smartphone.
• La disponibilité d'une veille RH sur plus de 600 conventions collectives.

❌Les points faibles

• Un code couleur peu intuitif.
• L'impossibilité de corriger une demande de congé ou sa validation, si nécessaire.

La solution de Keeple est intéressante pour sa conformité aux normes françaises. L’éditeur réalise une veille régulière. L’outil s’adresse aux sociétés basées en France. Il bénéficie d’un design agréable et de fonctionnalités pertinentes.

Skello

Skello est un éditeur parisien, il propose principalement des solutions RH pour l’hôtellerie-restauration, les commerces ou la grande distribution.

✅Les plus du logiciel de gestion des congés de Skello

• Des fonctionnalités complètes de gestion des plannings.
• Une application mobile intuitive.
• Une interface au design attrayant.

❌Les points faibles

• Un outil non adapté à tous les secteurs d'activité.
• Un logiciel de gestion des congés couplé à celui de gestion des horaires.

Skello propose une solution de gestion des congés adaptés aux équipes sur le terrain. Son outil donne la possibilité de réaliser des demandes de repos de manière autonome en ligne. Le logiciel facilite la gestion des équipes ayant des horaires différents.