Matricule RH sur la fiche de paie : comment bien l'utiliser ?

Que serait la gestion des ressources humaines sans une bonne identification des salariés ? Pour gérer la paie, vous avez besoin de créer un matricule individuel pour chaque collaborateur. Ce numéro permet d’identifier vos employés sans erreur. Dans le cadre d’une gestion dématérialisée des RH, cette clé d’entrée peut vous faire gagner un temps considérable dans toutes vos opérations liées à la gestion de la paie.

Zoom sur le matricule RH : de sa création à son exploitation, dans ses moindres détails !

Sommaire

Matricule RH: Définition

Le matricule RH ou code RH est un numéro unique permettant d’identifier un salarié au sein de son entreprise.

 

Le matricule RH : c’est quoi, exactement ?

Comment trouver facilement un salarié dans votre base de données ? Par son numéro de matricule. C’est tout simplement le premier code RH à créer lorsqu’un salarié intègre l’entreprise.

Si vous disposez d’un logiciel de paie, ce numéro est généré automatiquement. Libre à l’entreprise d’utiliser sa nomenclature interne. Il n’y a pas d’obligation particulière concernant les codes à utiliser.

La création du matricule RH doit être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Pour rappel, les matricules RH basés sur des références personnelles telles que le numéro de Sécurité sociale ou la date de naissance sont interdits.

Ce matricule de la fiche de paie est attribué de façon unique à chaque salarié. Les personnes disposent du même identifiant tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise, même en cas de promotion ou de changement de fonction. Seules les personnes disposant d’un contrat de travail interne à l’entreprise sont concernées par cette immatriculation.

De ce fait, les agents intérimaires ne requièrent pas de matricule RH, dans la mesure où leurs bulletins de paie sont générés par l’entreprise de travail temporaire. En revanche, vous devez les inscrire dans le registre unique du personnel, car ils font partie des effectifs de l’entreprise.

Les personnes en contrat à durée déterminée, les stagiaires disposant d’une gratification ou les alternants se voient attribuer un matricule pour établir leur fiche de paie.
 

Où se trouve le matricule RH en gestion de la paie ?

Le matricule du salarié figure sur le registre unique du personnel. Il est aussi identifiable sur le bulletin de salaire. Pour le situer facilement, il suffit de consulter les données en haut, à gauche ou à droite en fonction de votre modèle de fiche de paie, à l’endroit prévu pour les coordonnées.

Le matricule RH fait partie des éléments d’identification du salarié, parmi les mentions obligatoires telles que :

• le nom, le prénom et le numéro de Sécurité sociale du salarié ;
• son adresse ;
• l’adresse de l’employeur.

L’employé peut donc trouver aisément son matricule si nécessaire. Il s’agit d’une donnée interne à l’entreprise. Pour le salarié, l’embauche au sein d’une autre entreprise donne lieu à la création d’un autre matricule RH.

 

À quoi sert le numéro de matricule sur le bulletin de paie ?

La gestion des matricules RH a fait un grand bond en avant grâce à la dématérialisation des données RH dans les entreprises. Depuis 2009, l’employeur est autorisé (voire encouragé) à envoyer par voie électronique différents documents administratifs aux salariés, à condition de garantir la sécurité des transmissions.

De nombreuses entreprises s’étaient déjà engagées dans la production native des formats électroniques pour les bulletins de salaire, afin de simplifier leur mode opératoire. La logique se poursuit en automatisant un maximum de tâches, parmi lesquelles, la gestion des matricules des salariés.

En automatisant la génération du matricule d’un salarié, cette donnée figure sur :

• le registre du personnel ;
• les bulletins de paie ;
• les codes d’identification pour l’accès au coffre-fort numérique.

Le matricule RH devient un élément de sécurisation des données personnelles des salariés.

Si vous travaillez sur un logiciel RH, le fait de sélectionner un dossier personnel par le matricule permet d’éviter les erreurs. C’est une sécurité supplémentaire en cas d’homonymes ou de salariés de la même famille au sein de l’entreprise.
 

Comment créer le matricule RH pour un nouveau salarié ?

La création d’un matricule pour collaborateur fraîchement arrivé incombe à votre service ? Dans ce cas, cette tâche entre dans votre processus d’accueil administratif. Une fois le recrutement validé, vous pouvez activer toutes vos démarches en interne et en externe.

La génération du matricule est réalisée au moment de la création du dossier administratif du salarié, lorsque les deux parties ont bien signé le contrat de travail, avant l’arrivée en poste. Les données administratives seront nécessaires pour procéder à la déclaration préalable à l’embauche. Autant traiter l’ensemble dans un processus bien défini à l’avance au sein de votre service.

Il est pertinent de définir au préalable la codification utilisée par l’entreprise pour créer les matricules pour la paie. Différentes combinaisons sont possibles :

• une série de chiffres ;
• une suite de lettres ;
• une combinaison mixte.

bon à savoir : Comment codifier les matricules RH ?

Le code utilisé pour immatriculer les salariés en interne doit être très général. Par exemple, certaines entreprises font le choix d’ajouter une lettre pour spécifier un service, une filiale ou un site. Mais comment faire si le salarié change de site ? Il vaut mieux suivre une logique d’entreprise globale, indépendante des contextes organisationnels.

Cette convention validée en interne vous permet de paramétrer votre logiciel de paie pour la création automatique du matricule RH. Ensuite, vous n’avez plus qu’à en prendre connaissance et à l'utiliser au mieux.
 

Comment utiliser les matricules des salariés au quotidien ?

Au-delà du formalisme administratif, l’utilisation des matricules peut être un allié de poids dans votre gestion de la paie. De quelle façon ? En utilisant un logiciel de paie tout-en-un, tel que l’offre Eurécia Paie.

Saisissez un matricule RH et vous obtiendrez toutes les informations nécessaires pour le bulletin de salaire, telles que :

• le dossier RH du salarié ;
• les notes de frais pour le mois ;
• le récapitulatif des congés et des absences ;
• les heures spécifiques à prendre en compte pour la fiche de paie.

 

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