5 logiciels de gestion des congés gratuits et notre solution alternative

Un logiciel de congés peut réduire de 50 % le temps passé à la gestion des absences des salariés. Cet outil est indispensable si vous souhaitez automatiser vos procédures RH. En quelques clics, vos collaborateurs demandent leurs congés puis obtiennent une validation de leur manager.

Fluidité, gain de temps, autonomie ou transparence, les outils de gestion des congés ont de nombreux atouts. Néanmoins, leur implémentation dans votre organisation est un projet d’ampleur.

Vous ne disposez pas du budget pour digitaliser les congés dans votre entreprise ? Vous ne souhaitez pas vous engager dans une solution numérique pour le moment ? Les logiciels de congés gratuits sont peut-être faits pour vous ! Découvrez vite leurs avantages, leurs contraintes et leurs alternatives.

Les avantages d'un logiciel de congés gratuit

Le coût

Le premier atout d’un logiciel de congés gratuit est évident. C’est son coût. Vous n’avez pas à définir un budget avant de l’utiliser. Vous économisez chaque mois en vous passant d’une licence. Vous réalisez aussi des économies sur la gestion de projet. Avec un logiciel gratuit, l’établissement d’un cahier des charges ou les validations hiérarchiques sont moins contraignants. Le temps passé pour valider l’outil ou pour l’installer au sein de votre organisation est également plus réduit. Bien sûr, si vous souhaitez l’implémenter de manière globale dans l’entreprise, il est important de communiquer sur le nouvel outil. Vous aurez par ailleurs à coordonner les différents services ; par exemple, l’équipe RH, le service informatique et le service formation.

Flexibilité et facilité d'utilisation

La flexibilité du logiciel de congés gratuit est aussi intéressante. Vous l’installez rapidement, puis vous pouvez l’exploiter en quelques clics. S’il ne vous plaît pas, vous le désinstallez pour passer à un autre logiciel. Ce type d’outil est particulièrement profitable si vous souhaitez tester plusieurs solutions. Il vous suffit d’utiliser un logiciel sur un groupe témoin pendant quelques semaines, puis de poursuivre avec un autre outil. Au bout de quelques mois, vous pouvez sélectionner le meilleur logiciel de congés. Vous n’avez aucune contrainte budgétaire ou temporelle.

Adaptabilité pour les jeunes entreprises

La grande souplesse des outils de gestion des congés gratuits s’adapte spécifiquement aux jeunes entreprises. Ils permettent de bénéficier d’une solution pour organiser ses procédures, gagner du temps tout en laissant une marge de manœuvre considérable. L’employeur peut faire évoluer rapidement son outil de gestion des congés en fonction de sa croissance.

Accessibilité et sobriété des fonctionnalités

Enfin, un logiciel de congés est un outil accessible affichant uniquement des fonctionnalités les plus utiles. L’interface est claire, sans options en trop. Si vous cherchez une solution sobre, il est pertinent de se tourner vers un outil de gestion des congés gratuit. Les TPE ou les petites PME avec peu de salariés y trouvent un avantage certain. Le process défini par l’outil s’adapte aux structures simples disposant d’une politique de congés classique. C’est une bonne manière d’apporter de l’autonomie à ses salariés tout en préservant son budget.

Les limites des logiciels de congés gratuits

Avant de se tourner vers une solution de gestion des congés gratuits, il est nécessaire de prendre connaissance de ses contraintes.

Des fonctionnalités limitées

En choisissant un logiciel de congés gratuit, vous bénéficiez uniquement des fonctionnalités standards. Si vous souhaitez accéder à des options poussées, il est nécessaire de souscrire une solution payante.

L’éditeur peut aussi choisir de limiter les fonctionnalités mises à disposition dans sa solution gratuite. Les restrictions peuvent concerner :

• Le nombre d’employés pouvant accéder à l’outil.
• Le nombre de demandes de congés pouvant être déposé par jour, semaine ou mois.
• Les possibilités de paramétrage permettant de personnaliser le logiciel à vos politiques internes.

Ainsi, si votre organisation possède des spécificités, le logiciel de congés gratuit peut s’avérer trop limité. Pensez à vérifier le champ d’application des fonctionnalités de l’outil avant de commencer à l’utiliser.

L'absence de garanties de sécurité

Les logiciels de congés gratuits sont limités en matière de garantie. L’éditeur de ce type d’outil fait en sorte de restreindre ses responsabilités, dans un souci d’efficacité financière.

Avant de choisir un outil de congés gratuit, il est important de vérifier :

• Les mesures de sécurité informatique implémentées dans l’éditeur. Si elles sont trop faibles, vous risquez un piratage ou l’introduction d’un virus dans votre système informatique.
• La conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données). Toutes les données traitées par l’outil gratuit doivent être sécurisées. Vous restez responsable auprès de vos employés.
• La continuité de service. Avec un logiciel gratuit, l’éditeur ne s’engage pas sur la durabilité de la solution. Vous risquez de voir l’outil abandonné en vous laissant sans solution.
• La migration des données : avec une solution payante, l’éditeur a l’obligation de vous aider à migrer vos données si vous changez d’outil. Pour un outil gratuit, mieux vaut s’assurer de cette possibilité.

Une maintenance et support client incertain

Maintenir un logiciel ou fournir un support client de qualité coûte cher. Pour un logiciel de congés payant, ces accompagnements sont compris dans le prix des licences. Pour un outil gratuit, le prestataire procure un niveau de service client très restreint. Cela peut présenter des inconvénients à plusieurs niveaux :

• L’outil dispose de paramétrages non actualisés. Les dernières normes sur le droit du travail ne sont pas prises en compte. Vous risquez de manquer à vos obligations d’employeur.
• Vous rencontrez un bug vous empêchant d’utiliser l’interface du logiciel, mais l’éditeur ne souhaite pas le réparer ou met du temps à corriger le problème. En attendant, vous êtes contraint de revenir à une gestion de vos congés sur feuille volante ou sur Excel.
• Vous ne parvenez pas à vous servir de l’outil. Le service client est injoignable pour vous aider. Il est réservé aux clients payant une licence.

Présence de publicité

Les éditeurs ont plusieurs raisons de proposer une solution gratuite de logiciel de congés :

• Ils offrent une version sans frais, mais limitée pour permettre aux futurs clients de tester leur solution.
• Ils étudient l’utilisation du logiciel mis à disposition gratuitement pour améliorer leur version payante. Dans cette situation, renseignez-vous bien sur les garanties en matière de protection des données personnelles. Le prestataire ne doit pas pouvoir vendre vos informations à d’autres sociétés.
• Ils réalisent leur chiffre d’affaires en insérant des publicités sur l’interface de leur outil. Cette possibilité peut faire perdre de la lisibilité au tableau de bord accessible par les collaborateurs. De plus, vous n’avez pas de contrôle sur les messages publicitaires affichés. Certains peuvent être incompatibles avec le milieu professionnel.

Des coûts cachés

Une solution de congés peut être gratuite au premier abord, mais nécessiter des achats pour pouvoir être exploitée réellement. Par exemple, c’est le cas si l’éditeur fait payer le déblocage d’une fonctionnalité indispensable à la bonne gestion des absences. Les coûts cachés peuvent également concerner le nombre d’utilisateurs.

Avant d’utiliser un logiciel de congés gratuit, il est important de comparer les fonctionnalités payantes et gratuites. Vous identifiez ainsi la cohérence entre l’outil sans frais et vos besoins.

Les alternatives aux logiciels de congés gratuits

Les logiciels de congés gratuits sont utiles pour les petites structures ou pour les jeunes sociétés. Pourtant, ils présentent rapidement des limites inévitables. Pour faire croître votre organisation, afin de rester concurrentiel, il est alors nécessaire de se tourner vers les logiciels de congés payants.

Les raisons sont multiples de privilégier un outil premium :

• Votre entreprise connaît une forte croissance.
• Votre structure évolue, via un rachat, par exemple.
• Vous devez rester concurrentiel en améliorant la productivité de vos collaborateurs.
• Vous souhaitez faire bénéficier à vos salariés d’une réelle QVT (qualité de vie au travail) pour les fidéliser ou éviter un turn-over important.

Les solutions payantes vous permettent de fiabiliser votre procédure sur le long terme. Vous tirez parti d’un outil sécurisé, disposant de multiples fonctionnalités et de possibilités de paramétrage détaillées.

Le logiciel de gestion de congés d’Eurécia fait partie des principaux outils du marché français. Il optimise le temps de l’ensemble de vos équipes grâce à ses fonctionnalités conçues avec soin :

• Envoi automatique d’alerte en cas d’absence d’un collaborateur ou d’oubli de validation d’une demande.
• Compteur de congés mis à jour en temps réel.
• Planning prévisionnel pour aider à se projeter avant de valider les congés de son équipe.
• Visualisation d’indicateurs RH ou de rapports sur-mesure pour prendre des décisions éclairées.
• Transmission automatique des données au service paie.

Les managers pilotent les congés de leurs équipes avec précision grâce à un outil performant et fiable. Les collaborateurs disposent d’une autonomie bienvenue pour gérer leurs absences. La direction met à profit les analyses fournies par le logiciel de congés d’Eurécia pour prendre des décisions éclairées. L’entreprise gagne en productivité en limitant le temps passé à la gestion des congés et en supprimant les erreurs humaines. Eurécia propose une solution globale pour les congés s’adaptant à toutes les entreprises.

Les cinq principaux logiciels de congés gratuits

Vous souhaitez commencer à digitaliser la gestion de vos congés en utilisant une solution gratuite ? Voici les cinq principaux outils à votre disposition.

Jibble

Jibble est une solution de gestion des congés 100 % gratuite. Elle possède une interface simple à utiliser. Ses vastes possibilités de paramétrage sont intéressantes pour adapter votre outil à votre organisation interne. Jibble dispose d’API pour se connecter avec les principaux prestataires de SIRH (système d’information des ressources humaines).

Au-delà des fonctionnalités habituelles, le logiciel vous donne accès à une solution de localisation GPS et de reconnaissance faciale. Les entreprises bénéficient d’un suivi précis de leurs employés, peu importe où ils se trouvent.

L’éditeur propose un logiciel de congés complet avec pour promesse de conserver la gratuité de sa solution pour toujours.

Bitrix24

L’éditeur Bitrix24 offre une solution de gestion des congés gratuite. Avec elle, il est possible de créer des catégories d’absence, des procédures d’approbations ou des fils de discussion instantanée. Il dispose aussi d’une fonctionnalité spécifique pour déclarer les déplacements professionnels.

L’outil bénéficie d’une interface au design clair. Les couleurs se détachent correctement du fond blanc pour permettre à l’utilisateur d’identifier rapidement les informations importantes.

Bitrix24 propose différents modules liés à la gestion RH pouvant s’intégrer avec la solution de gestion des congés. Il est ainsi possible de citer le module calendrier partagé, le module intranet collaboratif ou le module de suivi des heures travaillées.

Jorani

Jorani est une application web permettant de gérer les congés de ses employées. Elle est accessible depuis le site web de l’outil grâce à des identifiants personnels à chaque utilisateur. Son fonctionnement est basé sur des logiciels libres de droit.

Son interface très simple manque de possibilités de personnalisation. C’est toutefois une solution facile à prendre en main pour les petites organisations. L’éditeur a mis en place des processus clairs d’approbation des congés.

Malgré ses fonctionnalités limitées, l’outil permet d’établir des rapports sur les congés. Toutes les listes obtenues sont exportables sur Excel.

Jouroff

Jouroff est une solution de congés possédant une version gratuite. Elle est accessible aux équipes de moins de dix salariés.

Elle permet d’automatiser la validation des congés, d’exporter les données d’absences vers la paie et de gérer les salariés à temps partiel.

L’outil gratuit dispose d’un compteur de congé. Il ne donne pas la possibilité de bénéficier de toutes les fonctionnalités des versions payantes, comme la gestion des tickets restaurant.

Teamplify

Teamplify est un logiciel de gestion des congés conçu spécifiquement pour les développeurs. Il comprend une version gratuite dédiée aux petites équipes de cinq personnes, maximum.

L’éditeur promet des process transparents pour éviter les conflits aux moments des départs en vacances ou des déplacements professionnels.

L’outil permet de paramétrer ses règles de politiques internes. Il propose par exemple de déterminer à l’avance les demandes de congés nécessitant une approbation ou non. Le logiciel prend en charge les jours fériés dans la majorité des pays afin de coordonner les équipes internationales.

🥉Les trois points clés à retenir :

• Les logiciels de gestion des congés gratuits constituent une solution intéressante pour les petites sociétés ou les jeunes structures.
• Ces outils sans frais sont souvent limités en matière de fonctionnalités ou de nombre d’utilisateurs.
• Pour une gestion optimisée des congés, il est nécessaire de se tourner vers une solution plus poussée, comme le logiciel d’Eurécia.