Comprendre le fonctionnement des échelons sur la fiche de paie

Echelon sur la fiche de paie : de quoi parle-t-on ?

L’échelon est un indicateur permettant de situer le niveau d’expérience d’un salarié dans le système de classification de l’entreprise. Il correspond à une position à un instant T et permet de calculer le salaire de base de l’employé. Deux facteurs permettent de déterminer l’échelon d’un collaborateur :

• La Convention Collective applicable au sein de l’entreprise
• Le contrat de travail

La Convention Collective fixe le cadre général d’application des salaires au sein de la branche professionnelle. Elle recense l’ensemble des catégories professionnelles du secteur et définit les grilles de salaires associées. Dans ce cadre, les échelons évoluent en fonction de l’ancienneté, selon une codification chiffrée.

Généralement, les échelons sont codifiés de 1 à 12, voire 13 ou 14, afin de suivre l’hypothèse d’une carrière complète au sein d’un même métier et d’une grille unique. On considère qu’un échelon d’ancienneté évolue en moyenne tous les 3 ans. Certaines Conventions prévoient une périodicité plus intéressante en début ou en fin de carrière.

À chaque échelon correspond un niveau de compétences attendues. Plus les échelons sont élevés, plus le niveau d’expertise métier est important. Il s’agit donc également d’un levier de négociation entre le salarié et l’employeur au moment de l’embauche.
 

Coefficient et échelon sur la fiche de paie : quelles différences ?

Ces deux indicateurs permettent de calculer le salaire de base des salariés, mais ils n’ont pas exactement la même fonction. Voici les différences :

• L’échelon correspond à un niveau d’ancienneté au sein d’une grille de salaires spécifiques, tandis qu’un coefficient correspond à un niveau de classification plus général au sein de l’entreprise.
• Dans une Convention Collective, les échelons sont spécifiques à une grille salariale, tandis que les coefficients englobent toutes les catégories professionnelles, variant de 100 à 1 000, voire plus, selon les classifications existantes dans la branche.

Le coefficient reflète davantage les catégories salariales : ouvrier, agent de maîtrise, technicien supérieur, cadre.

L'échelon doit-il être indiqué sur la fiche de paie ?

Un échelon, en tant que tel, ne fait pas partie des mentions obligatoires sur le bulletin de salaire. Selon le Code du Travail, la fiche de paie doit mentionner la position du salarié au sein de l’entreprise. Mais cette information peut prendre différentes formes selon les bulletins, notamment par le coefficient ou la classification inscrite en toutes lettres.
 

Dans quels cas modifier l'échelon sur le bulletin de salaire ?

Plusieurs raisons peuvent vous amener à opérer un changement d’échelon sur la fiche de paie. L’événement le plus commun reste le passage à un échelon supérieur du fait de l’ancienneté du salarié.

Une promotion interne ou un changement de catégorie professionnelle entraînent également un changement de grille de salaire. Il est alors nécessaire de comparer l’ancienne et la nouvelle grille afin de trouver l’échelon adapté à la situation du collaborateur.

Exemple de changement d’échelon dans le cadre d’une promotion
Un salarié, technicien supérieur, devient manager d’une équipe de l’entreprise. Il passe de la grille des techniciens à celle des cadres de 1ère catégorie. Il émargeait sur un coefficient 732, à l’échelon 8, correspondant à un milieu de carrière. Sa nouvelle grille de cadre démarre au coefficient 820. L’employeur lui a donc proposé ce coefficient, correspondant à l’échelon 1 pour cette nouvelle catégorie.

 

Deux autres raisons peuvent donner lieu à un changement d’échelon :

• En cas de rétrogradation, sur décision de l’employeur en raison d’une sanction disciplinaire (ce fait est rare, heureusement)
• Lors d’une demande d’avancement par le salarié, et acceptée par l’employeur (surtout demandée en fin de carrière)

Quelles sont les règles pour décompter les échelons ?

Le décompte de l’ancienneté est un facteur essentiel pour calculer la paie. Par ailleurs, certaines Conventions Collectives prévoient l’octroi de congés payés supplémentaires par tranche d’ancienneté. Il est donc important de disposer d’échelons bien actualisés pour la gestion de la paie.

L’échelon à prendre en compte pour la première fiche de paie est celui inscrit sur le contrat de travail ou l’avenant au contrat de travail (en cas de changement de catégorie). Cette première donnée, associée à la date d’entrée du salarié au sein de l’entreprise, permet de générer le suivi des échelons du salarié.

Ainsi, vous n’avez plus qu’à suivre les échelons de la grille du salarié. Mais, le suivi n’est pas si linéaire en réalité, car toute suspension de contrat modifie le calcul de l’ancienneté. Les changements d’échelon doivent être recalculés en fonction d’événements, tels que le congé maternité, le congé parental ou le congé sabbatique.

Comment gérer facilement les changements d'échelon en paie ?

Bien que les tableaux des échelons soient simples dans les Conventions Collectives, les services administratifs des entreprises doivent recalculer fréquemment leur évolution en fonction des aléas de la vie du salarié.

Ces mises à jour sont devenues très simples à réaliser grâce au logiciel Eurécia Paie. L’échelon fait partie des éléments variables à actualiser automatiquement selon les informations entrées pour chaque salarié dans les modules associés. Devinez qui va gagner un temps fou dans sa préparation de paie ?