Fiche de paie en ligne : 5 avantages à connaître

1 - Respecter les dispositions légales en adoptant la fiche de paie en ligne

Depuis une dizaine d’années, une succession de lois vise à opérer la transition numérique au sein des entreprises. La dématérialisation des bulletins de salaires fait partie de ces évolutions. Depuis 2009, il est tout à fait possible de générer une fiche de paie en ligne et de l’envoyer au salarié au format numérique, en obtenant l’accord de ce dernier.

La loi Travail du 1er janvier 2017 facilite la tâche pour l’employeur, puisqu’il n’a plus besoin d’obtenir l’accord express du salarié pour l’envoi électronique du bulletin de paie. Cette facilitation dans la mise en place a pour but d’inciter de plus en plus d’entreprises à passer à la dématérialisation, qui pourrait constituer une obligation dans les années à venir.

2 - Gagner du temps avec la fiche de paie en ligne

La réalisation du bulletin de salaire en ligne constitue un gain de temps à plusieurs niveaux pour l’entreprise :

• la saisie des bulletins est facilitée par la fiche de paie en ligne, dans la mesure où de nombreux éléments sont préremplis ;
• la génération du bulletin de paie est simplifiée grâce à des automatisations de calcul. C’est notamment le cas dans la solution de la fiche de paie en ligne de l’Urssaf. Cette solution très intéressante permet de calculer rapidement le bulletin pour les employeurs particuliers ou les TPE.
• Consulter sa fiche de paie en ligne devient un jeu d’enfant pour le salarié. Il faut bien l’avouer : les bulletins au format papier ont plutôt tendance à s'accumuler sur un coin de bureau. Difficile de remettre la main sur le bon en cas de recherche active !

Du côté du service RH, les tâches répétitives et moins intéressantes sont ainsi réduites au profit de missions plus valorisantes. Quant aux salariés, ils ont la possibilité d’accéder à leurs données salariales en temps réel.

3 - Réduire les erreurs grâce au bulletin de salaire en ligne

La fiche de paie en ligne, générée via un logiciel de paie, est paramétrée de telle sorte que les incohérences ou les erreurs de saisie soient signalées à l’utilisateur. Les paramètres de ces outils de gestion réduisent considérablement le volume d’erreurs possible en réalisant la paye. Les institutions publiques l’ont bien compris en proposant des interfaces de fiche de paie en gratuit sur leurs sites internet.
 

La base d’informations pour établir la paie est issue des données déjà renseignées (dossier numérique du personnel ou DSN). Une fois votre base de données bien remplie, une partie des informations du bulletin de paie en ligne s’incrémente automatiquement. Le fait d’éviter les doubles manipulations de données est aussi un facteur de réduction d’erreur.
 

Le recours à une solution dématérialisée est pertinent, à condition qu’elle soit développée tout au long du circuit d’une donnée personnelle. Dans ce cadre, votre correspondant DPO (ou délégué à la protection des données) ne vous fera pas de problème.

4 - Sécuriser la RGPD avec la fiche de paie dématérialisée

Depuis 2018, tout traitement d’informations personnelles en interne, concernant des clients, des usagers ou des salariés, doit respecter le Règlement Général des Données Personnelles (RGPD).
 

Parmi les critères majeurs de la RGPD, l’entreprise doit garantir l’intégrité des données, autrement dit, les rendre inviolables. Beaucoup d’entreprises pensent que la réalisation d'une fiche de paie en ligne au format Excel ou PDF, enregistrée sur un dossier d’ordinateur, est suffisamment protectrice.

C’est une erreur qui peut coûter cher à l’entreprise. Aujourd’hui, le meilleur moyen pour assurer intégrité et confidentialité des données réside dans l’utilisation d’un coffre-fort numérique. Les données sont cryptées et sont disponibles uniquement en confirmant un mot de passe personnel.

5 - Économiser avec le bulletin de paie en ligne

Combien coûte une solution de bulletin de paie en ligne ? Tout dépend de votre projet en termes de GRH. Pour arrêter de gérer vos bulletins de paie version papier, vous pouvez télécharger un modèle de fiche de paie en ligne gratuit. Vous avez ainsi une base solide qui vous permettra de gagner du temps dans cette gestion. 

Mais cela ne constitue pas une solution dématérialisée, à proprement parler. Si tel est votre souhait, vous devez recourir à un logiciel de fiche de paie en ligne. Pour créer des bulletins de salaire sur internet, dans un espace sécurisé, le coût est établi au nombre de fiches à saisir. Comptez entre 5 euros et 10 euros par bulletin en fonction des prestataires. Cette solution peut être rapidement coûteuse et reste assez limitée.
 

Enfin, vous pouvez compter sur des solutions plus abouties, permettant de traiter toute la paie grâce à un seul outil. L’offre Eurécia Paie peut devenir votre solution unique pour gérer les variables de salaire, faire votre paie et faire l’envoi numérique en un clic aux salariés. Le tarif est par ailleurs nettement plus avantageux, puisqu’il se décline en abonnement mensuel. Demandez une démo pour découvrir tout ce potentiel en un seul logiciel.